Ostolaskujen maksatus | Taloushallinto
- Lemonsoft
- Lemonsoft
Ostolaskujen maksatus -näytöllä näet kaikki maksamattomat ostolaskut ja voit muodostaa niistä maksueriä. Maksuerien lähetys tapahtuu Lemonsoft-ohjelmassa, jossa voit käyttää Maksuerät-toimintoa ja lähettää maksuerät pankkiin. Voit myös automatisoida maksuerien lähetyksen, jolloin automatisointi lähettää maksuerät pankkiin määrittelemäsi ajastuksen mukaisesti. Lue lisää ohjeesta Yrityksen maksujen maksuerien lähetys.
Ostolaskujen maksatus vaatii ONLINE-lisenssin lisäksi OOS (Ostoreskontra) -lisenssin sekä 8. Ostoreskontranhoitaja -henkilöroolin.
Ostolaskut-listalta näet oletuksena kaikki maksamattomat ostolaskut. Toimintokeskuksen asetuksilla voit muokata näkymää, ja kertoa ohjelmalle missä tilanteessa ostolaskujen maksatus on sallittu.
APPROVED-asetuksella voit määritellä, että ostolaskulistalla näkyy vain Hyväksytty-tilassa olevat ostolaskut. Asetuksen arvot:
0 = ei
1 = kyllä
ONLYAPRROVED-asetuksella voit määritellä sallitaanko Kirjattu-/Kierrossa-tilassa olevien ostolaskujen maksaminen. Asetuksen arvot:
0 = ei sallita
1 = ohjelma huomauttaa, jos tällainen ostolasku koitetaan lisätä maksuerään, mutta ei estä sitä
2 = sallitaan
Yhteenveto-paneelissa näet oletuksena pankkitilin, jolla on yritystiedoissa Maksutili-valinta aktiivisena.
Yhteenveto-paneelin sisältö:
Pankkitili näyttää maksutiliksi valitun pankkitilin nimen ja tilinumeron. Suluissa oleva päivämäärä esittää päiväyksen, jolloin pankkitilin saldo on päivitetty, ja toisissa suluissa esitetään pankkitilin saldo.
Maksuajankohta kertoo mikä maksupäivä maksuerälle tulee.
Avoimet laskut ilman käteisalennuksia esittää listalla olevien ostolaskujen yhteissumman, johon ei huomioi mahdollisia käteisalennuksia. Suluissa näkyy listalla olevien laskujen kappalemäärä.
Valitut laskut näyttää listalta valitsemiesi ostolaskujen yhteissumman ja kappalemäärän.
Vaihda maksutili -toiminolla voit vaihtaa maksuerällä käytettävää maksutiliä. Toiminnossa näet yrityksen kaikki aktiiviset pankkitilit ja niiden saldot. Toimintokeskuksen BANKACCOUNT_ROLE-asetuksella voit rajata tähän toimintoon pääsyä määrittelemällä asetuksen arvoksi sen henkilöroolin numeron, jolla haluan olevan oikeus nähdä ja vaihtaa maksutiliä. Kun käyttäjältä puuttuu asetuksen arvoksi määrittelemäsi rooli, tällä ei ole oikeutta nähdä pankkitilejä eikä vaihtaa maksutiliä. Asetuksen arvolla 0 ohjelma ei näytä Vaihda maksutili -toimintoa käyttäjille.
Maksuerän muodostus
Valitse ostolaskut, joista haluat muodostaa maksuerän. Huomaathan rajata listaan näkymään haluamasi ostolaskut suurentamalla taulukon sivutusta tai järjestämällä ostolaskut sarakeotsikolla. Mikäli ostolasku on maksukiellossa, näet ostolaskun punaisena eikä ostolaskua voi lisätä maksuerään. Mikäli ostolasku on vielä Kierrossa-tilassa, näet sen rivin tekstin sinisenä.
Määritä maksupäivä -valinnalla voit pakottaa maksupäivän koko maksuerälle. Maksupäivää on hyvä käyttää esimerkiksi silloin kun maksuun on menossa myös hyvityksiä. Näin eräpäivien ei tarvitse olla samoja hyvitys- ja veloituslaskuissa. Mikäli maksupäivää ei ole määritelty, menevät ostolaskut maksuun ostolaskulle määriteltynä eräpäivänä tai kassapäivänä.
Pikavalinta-toiminnoilla ohjelma merkitsee ostolaskut maksuun pikavalinnan mukaan. Pikavalinta huomioi vain taulukon valitulla sivulla näkyvät ostolaskut. Merkitse haluamasi pikavalinta aktiiviseksi ja sen jälkeen klikkaa Valitse, jolloin ohjelma merkitsee pikavalintaa vastaavat ostolaskut valituiksi.
Kaikki-valinnalla ohjelma poimii listasta kaikki taulukon sivulla näkyvät ostolaskut.
Erääntyneet-valinnalla ohjelma poimii listasta kaikki erääntyneet laskut. Lisäksi voit määritellä +päivää-kenttään kuinka monta päivää eteenpäin kuluvasta päivästä huomioidaan mukaan valittaviin laskuihin.
Kassa-alet-valinnalla ohjelma poimii listasta kaikki kassa-alen mukaan erääntyneet laskut, jotka ovat Hyväksytty-tilassa. Lisäksi voit määritellä montako päivää eteenpäin toiminto laskee mukaan valittaviin ostolaskuihin merkitsemällä päivien määrän +päivää-kenttään.
Mikäli valitset toimittajalle hyvityslaskun maksuaineistoon mukaan, ohjelma kokoaa hyvitys- ja veloituslaskut yhdeksi maksueräksi ja erittelee tapahtumatietueilla maksut. Yksi hyvityslasku voi kohdistua useaan veloituslaskuun, mutta hyvityslasku ei voi ylittää veloituslaskun/-laskujen summaa. Samalle toimittajalle voi olla samassa erässä maksimissaan yhdeksän laskua, mikäli hyvityksiä on maksatuksessa mukana.
Ohjelma tarkastaa, että ostolaskulla on muodollisesti oikea viite, tai että ostolaskulle on syötetty viesti. Ohjelma ilmoittaa, mikäli viite on virheellinen tai viesti puuttuu. Ohjelma tarkistaa myös, että ostolaskulla löytyy muodollisesti oikea tilinumero.
Kun olet valinnut maksuerään siirtyvät ostolaskut sekä mahdollisesti muokannut maksupäivää ja vaihtanut maksutiliä, voit klikata Muodosta aineisto -painiketta, jonka jälkeen ohjelma muodostaa maksuaineistot.
Ostolaskun maksaminen osissa
Ostolasku on mahdollista maksaa myös osissa, mikäli toimittajan kanssa on näin sovittu. Valitse listalta ostolasku ja tuplaklikkaamalla muuta sovittu summa Maksetaan-sarakkeeseen. Tämän jälkeen voit muodostaa maksuerän normaalisti.
Maksuerälle tulee määrittämäsi summa ostolaskun osalta. Kun maksuerä siirtyy Suoritettu-tilaan, nousee ostolaskulta jäljelle jäänyt summa takaisin Ostolaskujen maksatus -näytölle.
Huomaa, että osamaksatuksessa eräpäivä pysyy samana. Mikäli jäljelle jäänyt summa on tarkoitus maksaa vasta alkuperäisen eräpäivän jälkeen, tulee eräpäivää muokata suoraan ostolaskulle. Asetuksistanne riippuen muutos tulee mahdollisesti tehdä kirjanpitäjän oikeuksin.
Maksuerän kierrätys
Kun muodostat maksuerän, ohjelma tarkistaa toimintokeskuksen DEFAULT_CHECKER-asetuksen. Mikäli asetukselle on määritelty maksuerän oletushyväksyjä, maksuerä siirtyy Kierrossa-tilaan ja kyseiselle henkilölle hyväksyttäväksi. Oletushyväksyjällä tulee olla 15. Ylin johto- sekä 12. Hyväksyjä/tarkastaja -henkilöroolit.
Voit myös hyödyntää toimintokeskuksen CHECKER_LIMIT-asetusta, jolla voit määritellä, että vain tietyn rajan ylittävät maksuerät siirtyvät kiertoon maksuerän muodostuksen jälkeen.
Maksuerien muodostus – automatisointi
Automatisoinnin avulla voit ajastaa maksuerien muodostuksen. Automatisointi muodostaa Hyväksytty-tilassa olevista ostolaskuista maksuerän. Yrityksellä täytyy olla ostolaskujen kierrätys käytössä, jotta automatisointia voi hyödyntää. Mikäli toimintokeskuksen AUTO_APPROVAL-asetus on arvolla 1, ei automatisointia voi hyödyntää. Lue lisää ohjeesta hakusanalla Yrityksen maksujen maksuerien muodostus.
Maksuerien lähetys - automatisointi
Yrityksen maksujen maksuerien lähetys pankkiin on myös mahdollista automatisoida. Toiminto lähettää Hyväksytty-tilassa olevat maksuerät pankkiin. Suosittelemme, että yrityksellä on maksuerien kierrätys käytössä, mikäli maksuerien lähetys pankkiin automatisoidaan. Lue lisää ohjeesta hakusanalla Yrityksen maksujen maksuerien lähetys.