Toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) tai sen osa-alueen käyttöönotto on projekti. Tämä ohjeistus sisältää asiat, jotka sinun täytyy huomioida käyttöönotossa. Ohje on tarkoitettu yrityksen pääkäyttäjälle tai henkilölle, joka vastaa käyttöönottamisesta.
ERPin käyttöönottamiseen valmistautuminen alkaa jo myyntiprosessin aikana. Myyjän ja muiden asiantuntijoiden kanssa keskustelut tuottavat paljon hyödyllistä tietoa varsinaiseen käyttöönottoon. Tämä tieto nopeuttaa käyttöönottoa, koska asioita ei tarvitse käydä uudestaan läpi ainakaan kaikilta osin.
Myyntiprosessi
Myyntiprosessin aikana varmistetaan uuden ERPin soveltuvuus omiin tarpeisiin ja autetaan saamaan ERPistä hyötyä ja kilpailuetua liiketoimintaan. Keskusteluissa ja demoissa nousee esiin paljon tietoa, joka auttaa sujuvassa käyttöönotossa. Lemonsoftin myynti kerää tietoja systemaattisesti ja siirtää myyntivaiheessa kerätyt tiedot käyttöönotto-organisaatiolle jotka näin toimivat käyttöönottoprojektin pohjatietoina.
Näitä tietoja ovat esimerkiksi:
Tilitoimiston rooli ja muut ulkoistukset
Integraatiot ja mahdolliset muut ulkoiset sidosryhmät
Käyttäjien roolit
Kriittiset prosessit ja toiminnot sekä kehitettävät toimintoprosessit
Kriittiset aikataulut, esim. vanha ohjelmisto ei ole käytössä jonkun ajan jälkeen
Työaikasäännösten perusta
Tärkeimmät johdon mittarit liiketoiminnan ohjaamisen ja johtamisen avuksi.
Kauppasopimus
Aloitamme käyttöönoton kauppasopimuksen tekemisen jälkeen mahdollisimman nopeasti tai sovittuna aikana.
Käyttöönotto lähtee alkuun seuraavasti:
Ympäristön pystytys ja käyttöoikeuksien antaminen
Tietohallintomme avaa ympäristön ja luo pääkäyttäjälle tunnukset, myyjän kanssa sovittujen lisenssien / roolien aktivointi sovituille käyttäjille on helpointa antaa meidän asiantuntijoiden tehtäväksi ja samalla asiantuntija varaa ajan opastukseen jossa käydään käyttäjähallinnan asioita läpi ja pääset itse ylläpitämään jatkossa yrityksen käyttäjiä.
Käyttöönottoprojektin aloituspalaveri, jossa sovitaan työnjako ym. ja käydään läpi mahdolliset osaprojektit.
Voit osallistua käyttöönottoon asettamalla itse perustietoja tai antamalla meidän sen tehdä,
Katselemalla videoilta oppimateriaalia tai käydä kouluttajan opastuksella toiminnot läpi.
Laajemmissa käyttöönottokokonaisuuksissa on hyvä miettiä ja tunnistaa mitkä osa-alueet vaativat tarkempaa käsittelyä workshopin muodossa.
Workshopissa aihe-aluetta määritellään ja tarkistellaan laajasti pääkäyttäjien kanssa ja kuvataan prosessit.
Näistä sovitaan yhdessä projektin aloituksessa.
Käyttöönotto
Käyttöönotossa syötetään perustiedot, asetetaan parametrit halutuiksi ja varmistetaan että tärkeimmät liiketoimintaprosessit sujuvat ja käyttäjät osaavat niitä käyttää. Käyttöönotto tapahtuu halutessa itseopiskeluna, jota meidän asiantuntijat tukevat ja ohjaavat. Prosesseihin löytyy käyttöönotto-ohjeistus ja tätä tukevat videot. Kaikki alkaa perustiedoista ja voitkin valita lähdetkö itse näitä työstämään ohjeiden perusteella vai haluatko meidän tallentavan tämän. Perustietojen jälkeen prosessien käyttöönoton aloitat tutustumalla ohjeisiin ja videoihin ja tallennat osa-alueiden perustietoja järjestelmään tai voit antaa tämänkin meidän tehtäväksi, tällöin täydennämme myyntivaiheessa kerättyjä tietoja tarkentavilla kysymyksillä. Laajoissa käyttöönotoissa voidaan osa-aluettain pitää myös workshop tyyppisiä tapaamisia joissa keskitytään yhden prosessin läpikäyntiin pääkäyttäjien kanssa jonka pohjalta sitten edetään perustietoihin ja käyttöönottoon.
Kun perusprosessit ovat hallussa on hyvä istahtaa alas ja miettiä onko yrityksen prosessit hallussa ja pitääkö ne kuvata, tämän toki voit tehdä myös myöhemmin käyttöönoton jälkeen, tarjoamme tähänkin palvelua ja työkalut. Prosessien kehittämiseen kannattaa ottaa asiantuntijan aikaa riittävästi. Jos olemme tunnistaneet ja jo myyntivaiheessa sovittu että ennen käyttöönottoa yrityksessä halutaan mallintaa prosessit, tällöin lähdemme liikkeelle toimialan malliprosesseista ja asiantuntijamme keskustelee näistä teidän kanssanne ja tarkennatte omia toimintamalleja näiden pohjalta. Prosessien läpikäynti ei ole koulutusta.
Käyttöönoton aloitus ja projektin päätös
Itse käyttöönotto tapahtuu jokaisen oman suunnitelman mukaan sovittuna ajankohta tai halutessasi omana aikana itsenäisesti. Olemme koostaneet myös käytön aloitukseen tukimateriaalin mitä pitää huomioida ennen käytön aloitusta. Itse käytön tukeen on hyvä varata sisäisen tuen lisäksi asiantuntijan kanssa hetki jolloin voidaan käydä käytössä esiin tulleet asiat läpi. Käytön tukea helpotat omassa organisaatiossasi kattavalla omalla ohjeistuksella ja järjestämällä pääkäyttäjän tuen käyttäjille.
Käyttöönotto päättyy kun aloituspalaverissa sovitun mukaiset asiat on otettavissa käyttöön. Pääkäyttäjä asioi tämän jälkeen käytön kysymyksissä helpdeskimme kanssa ja lisäkoulutusta kannattaa alkuvaiheessa ottaa matalalla kynnyksellä ja/tai käyttää meidän ohjemateriaaleja hyödyksi.
Käyttöönoton jälkeen
Pääkäyttäjä on yrityksen tukihenkilö joka auttaa muita käyttäjiä ja on yhteydessä tukeen tarvittaessa. Käyttöönoton jälkeen kannattaa matalla kynnykseellä ottaa lisäopastusta tarvittaessa.
Prosessien kuvaus
Kun perusprosessit ovat hallussa on hyvä istahtaa alas ja miettiä onko yrityksen prosessit hallussa ja pitääkö ne kuvata, tämän toki voit tehdä myös myöhemmin käyttöönoton jälkeen, tarjoamme tähänkin palvelua ja työkalut. Prosessien kehittämiseen kannattaa ottaa asiantuntijan aikaa riittävästi. Jos olemme tunnistaneet ja jo myyntivaiheessa sovittu että ennen käyttöönottoa yrityksessä halutaan mallintaa prosessit, tällöin lähdemme liikkeelle toimialan malliprosesseista ja asiantuntijamme keskustelee näistä teidän kanssanne ja tarkennatte omia toimintamalleja näiden pohjalta. Prosessien läpikäynti ei ole koulutusta.
Olemme kirjoittaneet sujuvasta käyttöönotosta oppaan, joka sisältää paljon vinkkejä.
Lataa opas tästä: Sujuva käyttöönotto - lataa opas (lemonsoft.fi)
