Taloushallinnon käyttöönotto

Taloushallinnon käyttöönotto edellyttää Lemonsoftissa useiden perusasioiden läpikäyntiä. Käyttöönoton laajuuteen vaikuttaa luonnollisesti käyttöönotettavat sovellukset sekä myös tilitoimiston rooli.

Seuraavassa on käyty Lemonsoftin yleisimmät Taloushallinto-sovellusten käyttöönottoon liittyvät asiat:

• Kirjanpito

• Laskutus/myyntireskontra

• Ostoreskontra

• Pankkiyhteys

Pohdittavia asioita

Ennen käyttöönottoa on hyvä keskustella/pohtia yrityksen prosesseja, niiden mahdollisia muutos- ja kehitystarpeita, esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla.

Laskutus

• Kuka muodostaa laskut (myyjä, taloushallinto, tilitoimisto)?

• Mikä on laskutusrytmi? Kuinka usein laskutetaan?

• Mistä laskut muodostuvat (myyntitilauksilta, projektin maksuposteista vai suoraan kirjaamalla)?

• Onko tarvetta tuoda laskuja tai laskutettavaa aineistoa muusta järjestelmästä?

• Laskutetaanko työtunteja, joita on kirjattu Lemonsoftiin?

• Laskutetaanko ostolaskuja läpi/kauttalaskutuksena?

• Millä tavoilla laskut lähetetään asiakkaille (paperi/sähköposti/verkkolasku - mikä verkkolaskuoperaattori)?

• Lähetetäänkö laskujen mukana liitteitä?

• Tehdäänkö koontilaskuja (millä perusteella: toimitusasiakas, laskutusasiakas)?

• Onko käytössä Factoring ja Factoring Finvoice (mikä rahoitusyhtiö ja operaattori)?

• Onko osamaksulaskutusta?

• Onko maksupostilaskutusta (kuka antaa maksupostin laskutusluvan)?

• Tehdäänkö ennakkolaskuja (missä tapauksessa ja miten tiliöinti ohjataan?

• Onko asiakaskohtaisia viivästyskorkoja vai käytetäänkö yleistä viivästyskorkoa?

• Onko asiakaskohtaisesti erilaisia maksunvalvontakäytäntöjä (maksuhuomautukset ja perintä) vai yleinen maksuhuomautuskäytäntö?

Myynnin tiliöinti

• Onko EU-vientiä; tavarat ja/tai palvelut tai muuta ulkomaan myyntiä?

• Tiliöidäänkö myyntiä tuotteittain, tuoteryhmittäin tai asiakkaittain?

• Pitääkö kustannuspaikan, LTA:n tai projektin tiliöinti ohjautua laskulle ?

Perintä

• Lähetetäänkö maksukehotuksia? Lähetetäänkö nämä itse vai esimerkiksi perintäkumppanin kautta?

• Tehdäänkö perintä itse vai perintätoimiston kautta?

• Laskutetaanko viivästyskorkoja (maksukehotuksen tai perinnän yhteydessä vai erillisellä laskulla)?

Suoritukset

• Kuka käsittelee viitesuoritukset (oma reskontranhoitaja vai tilitoimisto)?

• Halutaanko viitesuoritusten nouto ajastaa automaattisesti tapahtuvaksi?

• Onko käteismaksuja?

Siirto kirjanpitoon

• Kuka siirtää laskut ja suoritukset kirjanpitoon (oma reskontranhoitaja vai tilitoimisto)? Kuinka usein siirto tehdään?

Avoin reskontra Lemonsoftiin siirryttäessä

• Onko tarpeen siirtää avointa reskontraa Lemonsoftiin vai seurataanko avoimet loppuun vanhassa järjestelmässä?

Ostolaskut

• Vastaanotetaanko verkkolaskuja? Mikä operaattori?

• Tuleeko laskuja skannauspalvelun kautta, entä paperilaskuina?

• Onko ostolaskuilla liitteitä, jotka pitää tallentaa järjestelmään ostolaskun yhteyteen?

• Minkälaisia ostolaskuja yritykseen saapuu (ostotilauksiin kohdistuvia, kululaskuja, muita)?

• Tuleeko EU -maksuja ja/tai SEPA alueen ulkopuolisia maksuja?                    

Ostojen tiliöinti

• Onko EU-tuontia; tavarat ja/tai palvelut tai muuta ulkomaan ostoa?

• Tiliöidäänkö ostoja tuotteittain, tuoteryhmittäin tai asiakkaittain?

• Pitääkö kustannuspaikka, LTA tai projekti kohdistua ostolaskulle?

• Onko käytössä ennakkomaksuja?

Ostolaskujen kierrätys

• Kierrätetäänkö ostolaskut hyväksyttävänä ja tarkastettavana Lemonsoftissa?

• Onko tarpeen asettaa hyväksyntärajoja?

• Onko tarkastajalla tai hyväksyjällä oikeus muuttaa tiliöintejä?

• Kohdistetaanko ostolaskulle ostotilaus, jos sellainen on olemassa (kuka tekee kohdistuksen, esim. ostoreskontran hoitaja, hyväksyjä..)?

• Kierrätetäänkö kaikki ostolaskut?

• Voidaanko lasku hyväksyä ennen tarkastusta?

• Lähetetäänkö kiertoon menevistä laskuista viesti jokaisesta erikseen vai lähetetäänkö kerran päivässä koontiviesti?

• Pitääkö hyväksyjän ja/tai tarkastajan nähdä kaikki ostolaskut (myös toisen hyväksymät/tarkistamat)?

• Pitääkö oikeuksia rajata niin, että hyväksyjä/tarkastaja ei pääse näkemään kululaskuja, tms. muita kuin ostolaskuja?

• Kun ostolasku on hyväksytty, tarkistetaanko se vielä ennen kirjanpitoon vientiä (tiliöinnit yms.)?

• Onko ostolaskuja tarve jaksottaa?

Kululaskut

• Onko yrityksen henkilöillä käytössä luottokortit vai tehdäänkö kululaskuja omalla rahalla maksetuista kuluista?

• Miten kuittien toimitus luottokorttilaskun tai kululaskun liitteeksi tapahtuu?

Maksatus

• Kuka hoitaa ostolaskujen maksuerän maksamisen (oma reskontranhoitaja vai tilitoimisto)?

• Pitääkö maksuerä hyväksyttää, ennen kun voidaan maksaa?

Avoin reskontra Lemonsoftiin siirryttäessä

• Onko tarpeen siirtää avointa reskontraa Lemonsoftiin vai seurataanko avoimet loppuun vanhassa järjestelmässä?

Kirjanpito

Tilikartta ja ALV

• Käytettävä tilikarttapohja? Onko tilikartassa muutostarpeita, mitä?

• Käytetäänkö Brutto vai Netto kirjaustapaa?

• Onko erityisiä ALV:n käsittelytarpeita? Käänteinen alv, romu alv, EU-osto ja EU-myynti alv? Tai muuta erityistä huomioitavaa alv käsittelystä?

• Pitääkö tehdä EU yhteenvetoilmoitus?

• Oma-aloitteisten verojen veroilmoitus; tekeekö kirjanpitäjä ja palkanlaskija omansa vai tekeekö jompikumpi molemmat?

Tulos- ja taseraportointi

• Onko muita tulos- ja taseraportteja, kuin virallinen ja tilikohtainen?

Vertailutiedot siirtymävaiheessa

• Onko tarpeen siirtää vertailutietoja pois jäävästä järjestelmästä Lemonsoftiin?

Pankkiyhteys

• Mitkä pankit ovat käytössä?

• Otetaanko käyttöön automatisointeja pankkiyhteyden osalta (esim. tiliote, viitesuoritukset, …)?

• Onko valuuttatilejä (maksetaanko valuuttatileiltä tai tuleeko niille suorituksia)?

Tiliote

• Kirjataanko suoritukset / maksut reskontrista pankkitilille vai vasta tiliotteelta?