Kun aloitat uuden laskun teon Uusi lasku -toiminnolla, valitse ensimmäisenä Laskulaji. Sen perusteella lasku saa numerosarjasta seuraavan numeron. Laskulajin valinnalla voi olla merkitystä silloin, jos osalla laskuista käytetään verollisia rivihintoja. Verokäsittely voidaan määrätä tapahtuvaksi laskulajin mukaan. Laji 200 on esimerkiksi varattu kassamyynnille ja sillä käytetään verollisia hintoja. Lue lisää työasemaversion ohjeesta hakusanalla Numerosarjat (Laskutus).
Voit kirjoittaa laskulle kuvauksen kertomaan itsellesi ja laskun vastaanottajalle, että mitä lasku koskee. Tyypillisiä kuvauksia ovat tapahtuma-ajasta (Tammikuun 2019 työt), laskun luonteesta (Lisälasku koodaustyölle) tai tarjouksesta (Tarjouksen 2019/35 mukaan) kertovat kuvaukset. Kuvaus tulostuu laskulle laskurivien yläpuolelle.
Jos et halua käyttää ohjelman ehdottamaa automaattista laskun numeroa, voit antaa sen itse. Varo silloin antamasta numeroa, joka on jo käytössä. Luo lasku -painike muodostaa laskun, jolloin voit täyttää laskulle yläosan tiedot.
Laskulla näytön yläosasta löydät toimintopaneelin.
Navigointi-valikon Myyntitilaukset-toiminnolla voit porautua myyntitilaukselle, mikäli lasku on muodostettu myyntitilauksesta.
Toiminnot-valikon Linkit-toiminnolla voit lisätä laskulle linkkejä. Lue lisää hakusanalla Linkit.
Tulosta-toiminnolla voit tulostaa laskun. Lue lisää hakusanalla Tulostus.
Laskutuskeskus-toiminnolla siirryt Laskutuskeskus-näytölle.
LemonFiles-toiminnolla voit liittää laskulle tiedostoja. Voit esimerkiksi lisätä verkkolaskuliitteitä merkkaamalla liitteet Verkkolaskuliite-tiedostotyypiksi. Lue lisää hakusanalla LemonFiles.
Uusi kopioiden -toiminnolla luot uuden laskun kopioiden näytöllä olevan laskun tiedot uudelle laskulle. Voit luoda myös hyvityslaskun Uusi kopioiden -toiminnon avulla.
Uusi lasku –toiminnolla luot uuden laskun.
Poista-toiminnolla poistat laskun.
Tallenna-toiminnolla tallennat laskulle tehdyt muutokset.
Asiakkaat-välilehdellä syötät laskun Laskutusasiakas-, Toimitusasiakas- sekä Tilaaja-asiakastiedot. Numero-pudotusvalikossa näet kaikki asiakkaat, joilla on Asiakas-valinta aktiivisena asiakastietojen Lisätiedot-välilehdellä. Mikäli asiakkaalla on Ei aktiivinen -valinta, asiakas näkyy valikossa harmaana.
Kun haet laskulle laskutusasiakkaan, haetaan samalla asiakkaan tiedoista Maksuehto, Eräpäivä, Kieli, Valuutta, Toimitusehto ja Toimitustapa.
Myös myyjän ja laskutustavan voi sitoa asiakkaaseen. Kaikkia näitä tietoja voit muuttaa laskua tehdessäsi. Jos tietoja ei ole määritelty asiakkaalle, kentät tulevat laskulle tyhjinä.
Voit myös syöttää kuluttaja-asiakkaille laskuja ilman asiakasnumeroa, jolloin jätät Numero-valikon tyhjäksi ja syötät manuaalisesti asiakkaan tiedot laskulle. Mikäli haluat lähettää laskun sähköpostitse, lisää yhteyshenkilölle sähköpostosoite.
Ohjelma hakee sähköpostilaskun vastaanottajan seuraavassa järjestyksessä:
Laskulle syötetyn asiakasnumeron yhteyshenkilö, jolla on sähköpostilasku-ominaisuus aktiivisena. Lue lisää Sähköpostilasku.
Laskun yhteyshenkilön Sähköposti-kentässä olevaan sähköpostiosoitteeseen.
Laskulle syötetyn yhteyshenkilön asiakasrekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen.
Ensimmäinen asiakkaan yhteyshenkilö keneltä löytyy sähköposti.
Asiakkaan haku onnistuu myös …-toiminnosta, josta avautuu Laajennettu haku -lista. Listaa voit selata nuolipainikkeista, ja valita asiakas Valitse-toiminnolla. Mikäli valitset asiakkaan, jolla on asiakastiedoissa Ei aktiivinen -valinta, ilmoittaa ohjelma tästä, eikä tallenna asiakkaan tietoja laskulle.
Kun olet valinnut asiakkaan laskulle, tulee Asiakaskeskus-valinta näkyviin Numero-kentän yläpuolelle. Asiakaskeskus-toiminnosta voit avata asiakaskeskuksen, jossa voit muokata/lisätä asiakkaan tietoja.
Voit myös lisätä uuden asiakkaan tiedot laskulle ja Tallenna asiakkaaksi -toiminnolla luoda syötettyjen tietojen perusteella uuden asiakkaan asiakasrekisteriin.
Perustiedot-välilehdeltä löydät päivämäärät ja maksuehdot sekä toimitustavat ja ehdot. Kun valitset laskutusasiakkaan laskulle, hakee ohjelma samalla asiakkaan tiedoista ko. tiedot. Voit myös muokata tietoja suoraan laskulle.
Pudotusvalikoissa olevia vaihtoehtoja, kuten maksuehdot ja valuutat, ylläpidät Lemonsoft-ohjelman Valintalistat-näytöllä. Lue lisää ohjeesta hakusanalla Valintalistat.
Laskutustapa-valikkoon valitset millä laskutustavalla haluat lähettää laskun asiakkaalle.
Laskutiedot-välilehdellä on kenttiä, joilla on hyvä kertoa laskun vastaanottajalle tärkeitä tietoja. Viitteemme viittaa useimmin laskun lähettäjän organisaatioon, Viitteenne ja Merkki puolestaan ovat useimmiten laskun vastaanottajan antamia tietoja. Tilausnumeronne-kentässä voi olla myös tekstitietoa, eli sitä ei ole rajattu numeroihin. Viite-kenttä puolestaan on laskulle syntynyt viitesuoritusten kohdistuksessa käytettävä numerosarja. Älä muuta sitä, ellei sinulla ole tarkkaa tietoa siitä mikä viitteen pitäisi olla! Lue lisää hakusanalla Viitemuodostustapa.
Voit valita laskulle vastuuhenkilön (henkilörekisterissä Asiakasvastaava-rooli). Jos yrityksesi toimii usealla toimipaikalla, voit valita toimipaikan tai sitoa sen käyttäjään. Työasemaversiossa voit luoda valmiita viestipohjia, jotka on mahdollista valita Viestityyppi-listalta. Voit myös laatia itse viestin, tai muokata ennalta luotua pohjaa. Valitsemasi tai kirjoittamasi viesti tulostuu laskulle laskun rivitietojen alapuolelle. Lue lisää hakusanalla Viestit.
Hinnat sisältävät verot -valinnalla voit laskukohtaisesti määritellä, että laskun a-hinta on verollinen. Oletus tulee laskulajilta. Voit aktivoida ominaisuuden käyttöön Lemonsoft-ohjelmassa toimintokeskuksen asetuksella ALLOW_TAXTYPE. Arvolla 1 laskukohtainen arvonlisäverokäsittely sallitaan. (Oletuksena tämä on pois käytöstä.)
Tapahtumat-osio näyttää mitä laskulle on tehty. Onko lasku Tulostettu, Sähköisesti laskutettu tai onko lasku Karhuttu, Perittävänä, Suoritettu tai Siirretty kirjanpitoon. Nämä tiedot eivät ole muokattavissa.
Maksunvalvonta-välilehdellä voit valita laskulle joko perintä- ja maksukehotuskiellon tai jonkin määritellyistä maksunvalvontasuunnitelmista. Maksunvalvonnasta voit lukea lisää hakusanalla Maksunvalvonta.
Kun olet syöttänyt laskun perustiedot valmiiksi, voit siirtyä Rivitiedot-välilehdelle. Uusi rivi -toiminto lisää uuden tyhjän rivin. Voit myös lisätä rivejä Toiminnot-valikon Nimikelista-toiminnolla. Lue lisää nimikelistan toiminnoista ohjeesta Nimikelista.
Kun valitset rivitietoihin tuotekoodin, sen mukana tulee tuotteelle määritetty hinta (ohjehinta tai hinta asiakkaan hinnastosta), nimike, myyntitili, tuotteen yksikkö, kustannuspaikka. Määrä on oletuksena yksi, mutta sitä voit ohjata varastokirjanpidon oletusmäärällä. Kaikkia näitä tietoja voit halutessasi muuttaa. Voit myös valita riville projektin ja projektivaiheen. Jos et halua käyttää valmiita tuotekoodeja laskuttaessasi, voit jättää koodi-kentän tyhjäksi ja käyttää Nimike- ja Lisänimike-kenttiä kertomaan laskun vastaanottajalle mistä häntä laskutetaan.
Jos haluamasi rivikohtainen tieto ei mahdu Nimike- ja Lisänimike-kenttiin, voit lisätä laskuriviin liittyvää tekstiä avaamalla Riviteksti-ikkunan rivin alussa olevasta nuolesta (kuva alla). Riviteksti on vapaasti täytettävä tekstikenttä, joka tulostuu laskulle rivitietojen alapuolelle. Voit syöttää rivitekstin myös suoraan tuotteelle Nimikerekisterissä. Sisäinen riviteksti ei tulostu asiakkaalle menevään laskuun. Lisätietoja rivitekstien käytöstä löydät hakusanalla Tekstit-välilehti.
Mikäli rivin rivitekstiin on lisätty tekstiä, näkyy rivillä Teksti-kuvake joka osoittaa, että rivin takana löytyy lisätekstiä.
Voit kirjata laskulle suorituksia Suoritukset-välilehdellä. Valitse Uusi rivi ja kirjaa riville suorituksen päivämäärä ja suoritussumma sekä tili, jolle suoritus kirjanpidossa kirjataan. Käteissuoritusten yleisin tili on 1900. Pankkitilit alkavat yleensä numerosta 1910. Listalla näkyvät ne tilit, jotka olet tilikartassa merkinnyt suoritustileiksi.
Voit lukea lisää suoritusten kirjauksesta ja tiliöinneistä hakusanalla Suoritusten kirjaus.
Jokainen lasku tiliöidään laskukohtaisesti. Näet laskun tiliöinnin laskun Tiliöinti-välilehdellä. Laskun tiliöintiin vaikuttaa numerosarjojen tiliasetukset, asiakkaan tiliasetukset ja tilikartan määritykset. Lue lisää hakusanassa Laskujen tiliöinti.