Laskun luonti | Taloushallinto

Kun aloitat uuden laskun teon Uusi lasku -toiminnolla, valitse ensimmäisenä Laskulaji. Sen perusteella lasku saa numerosarjasta seuraavan numeron. Laskulajin valinnalla voi olla merkitystä silloin, jos osalla laskuista käytetään verollisia rivihintoja. Verokäsittely voidaan määrätä tapahtuvaksi laskulajin mukaan. Laji 200 on esimerkiksi varattu kassamyynnille ja sillä käytetään verollisia hintoja. Lue lisää ohjeesta Numerosarjat (Laskutus).

Voit kirjoittaa laskulle kuvauksen kertomaan itsellesi ja laskun vastaanottajalle, että mitä lasku koskee. Tyypillisiä kuvauksia ovat esimerkiksi tapahtuma-aika (Tammikuun 2019 työt), laskun luonne (Lisälasku koodaustyölle) tai tarjous (Tarjouksen 2019/35 mukaan). Kuvaus tulostuu laskulle laskurivien yläpuolelle.

Jos et halua käyttää ohjelman ehdottamaa automaattista laskun numeroa, voit antaa sen itse. Varo silloin antamasta numeroa, joka on jo käytössä. Luo lasku -toiminto muodostaa laskun, jolloin voit täyttää laskulle yläosan tiedot.

Kuva: Laskutuskeskus-näytön toimintopaneelista valittu Uusi lasku. Valitse oikea laskulaji, lisää mahdollinen kuvaus sekä päiväys ja sen jälkeen klikkaa Luo lasku.

Laskulla näytön yläosasta löydät toimintopaneelin.

Navigointi-valikon Myyntitilaukset-toiminnolla voit porautua myyntitilaukselle, mikäli lasku on muodostettu myyntitilauksesta.

Toiminnot-valikon Linkit-toiminnolla voit lisätä laskulle linkkejä. Lue lisää hakusanalla Linkit.

Tulosta-toiminnolla voit tulostaa laskun. Lue lisää hakusanalla Tulostus.

Laskutuskeskus-toiminnolla siirryt takaisin Laskutuskeskus-näytölle.

LemonFiles-toiminnolla voit liittää laskulle tiedostoja. Voit esimerkiksi lisätä verkkolaskuliitteitä merkkaamalla liitteet Verkkolaskuliite-tiedostotyypiksi. Lue lisää hakusanalla LemonFiles.

Uusi kopioiden -toiminnolla luot uuden laskun kopioiden näytöllä olevan laskun tiedot uudelle laskulle. Voit luoda myös hyvityslaskun Uusi kopioiden -toiminnon avulla.

Uusi lasku -toiminnolla luot uuden laskun.

Poista-toiminnolla poistat laskun.

Tallenna-toiminnolla tallennat laskulle tehdyt muutokset.

Kuva: Lasku-näytön yläosan toimintopaneeli.

Asiakkaat-välilehti

Syötä Asiakkaat-välilehdellä laskun Laskutusasiakas-, Toimitusasiakas- sekä Tilaaja-asiakastiedot. Numero-pudotusvalikossa näet kaikki asiakkaat, joilla on Asiakas-valinta aktiivisena asiakastietojen Lisätiedot-välilehdellä. Mikäli asiakkaalla on Ei aktiivinen -valinta, asiakas näkyy valikossa harmaana.

Kun haet laskulle laskutusasiakkaan, haetaan samalla asiakkaan tiedoista Maksuehto, Eräpäivä, Kieli, Valuutta, Toimitusehto ja Toimitustapa.

Myös myyjän ja laskutustavan voi sitoa asiakkaaseen. Kaikkia näitä tietoja voit muuttaa laskua tehdessäsi. Jos tietoja ei ole määritelty asiakkaalle asiakastiedoissa, kentät tulevat laskulle tyhjinä.

Asiakkaan haku onnistuu myös …-toiminnosta, josta avautuu Laajennettu haku -lista. Listaa voit selata nuolipainikkeista ja valita asiakkaan Valitse-toiminnolla. Mikäli valitset asiakkaan, jolla on asiakastiedoissa Ei aktiivinen -valinta, ilmoittaa ohjelma tästä, eikä tallenna asiakkaan tietoja laskulle.

Kun olet valinnut asiakkaan laskulle, tulee Asiakaskeskus-valinta näkyviin Numero-kentän yläpuolelle. Asiakaskeskus-toiminnosta voit avata asiakaskeskuksen, jossa voit muokata tai lisätä asiakkaan tietoja.

Voit myös lisätä uuden asiakkaan tiedot laskulle ja Tallenna asiakkaaksi -toiminnolla luoda syötettyjen tietojen perusteella uuden asiakkaan asiakasrekisteriin.

Voit myös syöttää kuluttaja-asiakkaille laskuja ilman asiakasnumeroa. Jätä tällöin Numero-valikko tyhjäksi ja syötä asiakkaan tiedot laskulle manuaalisesti. Mikäli haluat lähettää laskun sähköpostitse, lisää yhteyshenkilö ja tälle sähköpostiosoite. Ohjelma lähettää sähköpostilaskut aina yhteyshenkilölle annettuun sähköpostiosoitteeseen.

Ohjelma hakee sähköpostilaskun vastaanottajan seuraavassa järjestyksessä:

Laskulle syötetyn asiakasnumeron yhteyshenkilö, jolla on sähköpostilasku-ominaisuus aktiivisena. Lue lisää Sähköpostilasku.
Laskun yhteyshenkilön Sähköposti-kentässä oleva sähköpostiosoite.
Laskulle syötetyn yhteyshenkilön asiakasrekisterissä oleva sähköpostiosoite.
Ensimmäinen asiakkaan yhteyshenkilö, jolta löytyy sähköposti.

Perustiedot-välilehti

Perustiedot-välilehdelle tulee automaattisesti tiedot asiakastiedoista. löydät päivämäärät ja maksuehdot sekä toimitustavat ja ehdot. Kun valitset laskutusasiakkaan laskulle, hakee ohjelma samalla asiakkaan tiedoista ko. tiedot. Voit myös muokata tietoja suoraan laskulle.

Pudotusvalikoissa olevia vaihtoehtoja, kuten maksuehdot ja valuutat, ylläpidät Lemonsoft-ohjelman Valintalistat-näytöllä. Lue lisää ohjeesta hakusanalla Valintalistat.

Laskutustapa-valikkoon valitset millä laskutustavalla haluat lähettää laskun asiakkaalle.

Laskutiedot-välilehti

Laskutiedot-välilehdellä on kenttiä, joilla on hyvä kertoa laskun vastaanottajalle tärkeitä tietoja. Viitteemme viittaa useimmin laskun lähettäjän organisaatioon, Viitteenne ja Merkki puolestaan ovat useimmiten laskun vastaanottajan antamia tietoja. Tilausnumeronne-kentässä voi olla myös tekstitietoa, eli sitä ei ole rajattu numeroihin. Viite-kenttä puolestaan on laskulle syntynyt viitesuoritusten kohdistuksessa käytettävä numerosarja. Älä muuta sitä, ellei sinulla ole tarkkaa tietoa siitä mikä viitteen pitäisi olla! Lue lisää ohjeesta Viitemuodostustapa.

Voit valita laskulle vastuuhenkilön. Vastuuhenkilöitä ovat ne, joilla on henkilörekisterissä Asiakasvastaava-rooli. Jos yrityksesi toimii usealla toimipaikalla, voit valita toimipaikan tai sitoa sen käyttäjään. Lemonsoft-ohjelmassa voit luoda valmiita viestipohjia, jotka on mahdollista valita Viestityyppi-listalta. Voit myös laatia itse viestin, tai muokata ennalta luotua pohjaa. Valitsemasi tai kirjoittamasi viesti tulostuu laskulle laskun rivitietojen alapuolelle. Lue lisää ohjeesta Viestit.

Hinnat sisältävät verot -valinnalla voit laskukohtaisesti määritellä, että laskun a-hinta on verollinen. Oletus tulee laskulajilta. Voit aktivoida ominaisuuden käyttöön Lemonsoft-ohjelmassa toimintokeskuksen asetuksella ALLOW_TAXTYPE. Oletuksena asetuksne arvo on 0, jolloin asetus on pois käytöstä. Arvolla 1 laskukohtainen arvonlisäverokäsittely sallitaan.

Tapahtumat-osio näyttää mitä laskulle on tehty. Onko lasku Tulostettu, Sähköisesti laskutettu tai onko lasku Karhuttu, Perittävänä, Suoritettu tai Siirretty kirjanpitoon. Nämä tiedot eivät ole muokattavissa.

Maksunvalvonta-välilehti

Maksunvalvonta-välilehdellä voit valita laskulle joko perintä- ja maksukehotuskiellon tai jonkin määritellyistä maksunvalvontasuunnitelmista. Maksunvalvonnasta voit lukea lisää hakusanalla Maksunvalvonta. Välilehdeltä näet myös päivämäärän, jolloin laskusta on jo mahdollisesti lähetetty maksukehotus, ja monesko maksukehotus on ollut kyseessä.

Maksuvahdin tapahtumat -toiminto hakee laskun tapahtuman Finvoicerista, kun lasku on lähetetty Maksuvahtiin. Tutustu Maksuvahtiin ohjeessa Maksuvahti.

Laskun Rivitiedot-välilehti

Kun olet syöttänyt laskun perustiedot valmiiksi, voit siirtyä Rivitiedot-välilehdelle. Uusi rivi -toiminto lisää uuden tyhjän rivin. Voit myös lisätä rivejä Toiminnot-valikon Nimikelista-toiminnolla. Lue lisää nimikelistan toiminnoista ohjeesta Nimikelista.

Kun valitset rivitietoihin tuotekoodin, sen mukana tulee tuotteelle määritetty hinta, joka on ohjehinta tai hinta asiakkaan hinnastosta. Lisäksi tuotekoodin mukana tulee nimike, myyntitili, tuotteen yksikkö ja kustannuspaikka. Määrä on oletuksena yksi, mutta sitä voit ohjata varastokirjanpidon oletusmäärällä. Kaikkia näitä tietoja voit halutessasi muuttaa. Voit myös valita riville projektin ja projektivaiheen. Jos et halua käyttää valmiita tuotekoodeja laskuttaessasi, voit jättää koodi-kentän tyhjäksi ja käyttää Nimike- ja Lisänimike-kenttiä kertomaan laskun vastaanottajalle mistä häntä laskutetaan.

Jos haluamasi rivikohtainen tieto ei mahdu Nimike- ja Lisänimike-kenttiin, voit lisätä laskuriviin liittyvää tekstiä avaamalla Riviteksti-ikkunan rivin alussa olevasta nuolesta. Riviteksti on vapaasti täytettävä tekstikenttä, joka tulostuu laskulle rivitietojen alapuolelle. Voit syöttää rivitekstin myös suoraan tuotteelle nimikerekisterissä. Sisäinen riviteksti ei tulostu asiakkaalle menevään laskuun. Lisätietoja rivitekstien käytöstä löydät ohjeesta Tekstit-välilehti.

Mikäli rivin rivitekstiin on lisätty tekstiä, näkyy rivillä Teksti-kuvake joka osoittaa, että rivin takana löytyy lisätekstiä.

Suoritukset-välilehti

Voit kirjata laskulle suorituksia Suoritukset-välilehdellä. Valitse Uusi rivi ja kirjaa riville suorituksen päivämäärä ja suoritussumma sekä tili, jolle suoritus kirjanpidossa kirjataan. Käteissuoritusten yleisin tili on 1900. Pankkitilit alkavat yleensä numerosta 1910. Listalla näkyvät ne tilit, jotka olet tilikartassa merkinnyt suoritustileiksi.

Voit lukea lisää suoritusten kirjauksesta ja tiliöinneistä ohjeesta Suoritusten kirjaus.

Tiliöinti-välilehti

Jokainen lasku tiliöidään laskukohtaisesti. Näet laskun tiliöinnin laskun Tiliöinti-välilehdellä. Laskun tiliöintiin vaikuttaa numerosarjojen tiliasetukset, asiakkaan tiliasetukset ja tilikartan määritykset. Lue lisää ohjeesta Laskujen tiliöinti.