Artikkelimme "Mikä merkitys eri rooleilla on Finazillassa?" kuvaa sitä, mihin roolien luomisella voidaan vaikuttaa ja mikä niiden käyttötapa Finazillassa on. Tässä artikkelissa opastamme, miten eri rooleja luodaan ja mitä valmiita rooleja Finazillasta löytyy. .
Roolien tarkastelu
Roolit löytyvät Finazillasta settings > company > roles -valikosta. Näkymään listautuu kaikki yritykselle luodut omat personoidut roolit, sekä Finazillan valmiit geneeriset roolit default member, company admin ja report reader.
Finazillassa valmiiksi olevat roolit
Uuden personoidun roolin luominen
Uusi rooli luodaan oikean yläkulman painikkeesta new role. Tämän jälkeen roolille annetaan kuvaava nimi (kuten esimerkiksi hallitus, johtoryhmä ja niin edelleen). Tässä esimerkissä luomme roolin, jolla voidaan budjetoida. Roolin luomisen jälkeen rooli ilmestyy listaukseen sille annetulla nimellä.
Oikeuksien määrittelyn logiikkaa
Roolin oikeuksia hallinnoidaan settings > company > roles -valikossa klikkaamalla halutun roolin nimeä. Tällöin Finazillaan aukeaa kyseisen roolin näkymä. Näkymässä on useita eri välilehtiä, joilla hallinnoidaan eri osa-alueita Finazillasta. Oletuksena uuden roolin oikeudet ovat tyhjänä, eli roolilla ei ole lähtötilanteessa mitään oikeuksia (permissions).
Finazillan rooleissa oikeuksia hallinnoidaan aina erillisillä read, edit, delete ja create -valinnoilla, sekä näiden lisäksi budjetoinnissa esiintyy vielä erillinen vaihtoehto input.
Read = lukuoikeus
Edit = muokkausoikeus
Delete = oikeus poistaa
Create = oikeus luoda jotakin uutta
Input = rajoitetumpi muokkausoikeus (ei sisällä esimerkiksi budjetin riviasetuksien muokkaamisoikeutta)
Edit ja Input -oikeus yhdistelmänä antaa käyttäjälle oikeudet syöttää lukuja budjeteille sekä muuttaa riviasetuksia ja rakenteita
Näkymässä hallinnoidaan niin sanottuja yleisiä asetuksia, kuten vaikkapa käyttäjän oikeuksia tilikausiin, tilikarttaan, tositteisiin ja käyttäjähallintaan. Näkymässä on myös oikeuksia, jotka liittyvät johonkin toiseen osa-alueeseen Finazillassa, kuten esimerkiksi budjetoinnin aputyökalu vyörytyssääntö (rolling rule templates) ja raportointiin liittyvä raportointiryhmä (reporting groups).
Mikäli kyseiselle roolilla halutaan antaa lukuoikeus kaikkiin osioihin, voidaan tämä antaa yläosan read -valinnan kautta. Ylhäällä annettu valinta valuu kaikille alapuolella mainituille osioille. Jos tämän jälkeen joltain yksittäiseltä osa-alueelta otetaan read -oikeus pois, poistuu kyseinen oikeus sekä yläosan read ei ole enää päällä. Yläosan valikkoa voisi siis kuvata eräänlaiseksi massapainikkeeksi, jonka lisäksi yksittäisiä osa-aluekohtaisia valintoja voidaan käyttää.
Budjetti -välilehdellä hallinnoidaan kyseisen roolin oikeuksia suhteessa yrityksen budjetteihin ja osabudjetteihin. Näkymässä on listattuna kaikki kyseisen yrityksen budjetit. Budjetin edessä olevasta “väkäsestä” aukeaa kyseisen budjetin takana olevat osabudjetit (vihreällä merkitty).
Alla olevassa näkymässä on kaksi budjettia, joista ylempi on avattu siten, että osabudjetit näytetään. Näkymä mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan antaa oikeuksia vain osaan osabudjeteista ja esimerkiksi henkilöstöbudjetti voidaan rajata näkyvistä pois.
Näkymässä on ylhäällä valinta permissions for all budgets. Valinnalla voidaan vaikuttaa siihen, minkälaisia oikeuksia käyttäjä saa tuleviin uusiin budjetteihin. Rooli näkymässä voidaan antaa siis lähtökohtaisesti oikeuksia vain budjetteihin jotka on jo luotu Finazillaan, mutta permissions for all budgets ulottaa oikeudet myös uusiin tulevaisuudessa luotaviin budjetteihin.
Dimensioihin liittyvät oikeudet hallinnoidaan omalla välilehdellään dimensions. Näkymässä näkyy kaikki kyseisen yrityksen dimensiot; olivatpa ne kirjanpidon dimensioita (balance) tai operatiivisia (operative). Kunkin dimension alla on kyseisen dimension arvot, eli dimension valuet. Yläosaossa näkyvä blank tarkoittaa oikeutta lukuihin, joilla ei ole mitään dimensio -kohdistusta (niin sanottu dimensioimaton luku).
Yläosan permissions for all dimensions -valinta mahdollistaa oikeuksien antamisen siten, että käyttäjä saa aina automaattisesti oikeudet kaikkiin uusiin dimensioihin.
Kokonaiselle dimensiolle on helpointa antaa oikeuksia suoraan dimension perässä olevasta valintaikkunasta (permissions). Tällöin käyttäjä saa automaattisesti oikeudet kaikkiin kyseisen dimension arvoihin. Oikeus ulottuu myös kaikkiin mahdollisiin uusiin dimension arvoihin kyseisen dimension sisällä.
Näkymässä voidaan aukaista haluttu dimensio ja antaa oikeuksia myös sen yksittäisille arvoille. Listauksessa näkyy kyseisen dimension arvot. Listauksesta voidaan valita joko yksittäisiä arvoja klikkaamalla haluttuja tai käyttää massatoimintoa select all listed values, jolloin kaikki tulee valituksi kerralla.
Kun listauksesta on valittu halutut dimension arvot, voidaan niille antaa kerralla halutut oikeudet permissions valinnoin. Alla olevassa esimerkissä käyttäjälle annetaan luku- ja muokkausoikeudet, mutta ei oikeutta poistaa.
VINKKI! Jos käyttäjälle halutaan antaa useimpiin dimension arvoihin oikeus, kannattaa valinta tehdä select all listed values -massatoiminnolla ja tämän jälkeen poistaa ei halutut dimension arvot raksista. Tämä on usein nopeampi tapa kuin valita halutut listasta yksitellen.
Report folders -näkymässä annetaan käyttäjälle oikeuksia Finazillan raportti -kansioihin. Raporttikansiot näkyvät settings > company > reports -valikossa. Roolinäkymässä näkyy listaus niistä kansioista, mitä kyseisessä yrityksessä on olemassa. Yläosan valinnalla permissions for all report folders voidaan antaa oikeus kaikkiin tuleviin kansioihin.
Viimeinen välilehti rooleissa liittyy yrityksen raporttimalleihin. Report schemes näkymässä näkyy kaikki yritykselle tehdyt raporttimallit ja niihin voidaan antaa halutusti oikeudet. Yläosan permissions for all report schemes antaa oikeudet kaikkiin uusiin tuleviin raporttimalleihin massana.
Käyttäjätunnuksen kiinnittäminen luotuun rooliin
Kun tarvittavat roolit on luotu ja rajattu halutulla tavalla, niin niihin voidaan kiinnittää company –tasoisia tunnuksia. Company -tasoiset tunnukset pitää aina liittää rooliin, ennen kuin mitään toimintoja pystyy näkemään tai käyttämään Finazillassa.
Rooli kiinnitetään käyttäjätunnukseen helpoiten siinä yhteydessä kun uusi käyttäjä luodaan. Jälkikäteen roolin voi kiinnittää settings > company > users -näkymässä. Listasta valitaan käyttäjätunnus nimeä klikkaamalla ja uusi rooli lisätään oikean yläkulman add user roles -painikkeella. Käyttäjälle voi myös antaa saman roolin (esim. Company Admin) useaan eri asiakkuuden yritykseen. Tämä on ohjeistettu artikkelissamme täällä.
VINKKI! Uuteen käyttäjätunnuksen liitettävää roolia voi testata etukäteen oheisesti. Liitä rooli käyttäjätunnukseen ja ennen käyttäjätunnuksen luovuttamista, testaa rooli kirjautumalla tunnuksella sisään Finazillaan ja tarkistamalla, mitä rooli näkee.
HUOM! Muista myös informoida käyttäjätunnuksen haltijaa hänen rajoitetuista oikeuksistaan Finazillassa.
Useiden roolien luominen kun annettavat oikeudet ovat lähellä toisiaan
Mikäli personoidut roolit ovat lähellä toisiaan, ja ne eroavat esimerkiksi vaikkapa vain dimensioiden suhteen, voi olla järkevää kopioida rooli ja muokata sen jälkeen tehtyä kopiota.
Roles -listauksessa on roolien nimen perässä copy -painike, jolla kyseisen roolin voi kopioida.
Kopiota luotaessa roolille syntyy nimeksi alkuperäisen roolin nimi siten, että perässä lukee (copy). Roolille voidaan jo tässä kohdin antaa muu haluttu nimi. Roolien nimiä voi myös muuttaa jälkikäteen roolin nimen perässä olevan edit -painikkeen kautta.