Yrityksen kirjanpidon tilien tuominen

Yrityksen kirjanpidon tilit on helpointa tuoda Finazillaan siten, että lähdejärjestelmästä tuodaan yrityksellä käytössä olevat tilit sisään.

Siirtotiedoston laatiminen

Yrityksen kirjanpidon tilien tuominen Finazillaan alkaa siitä, että yrityksellä käytössä olevat kirjanpidon tilit tulisi olla tuotuna kirjanpidon järjestelmästä Excel -tiedostoon.

Tiedosto muokataan alla näkyvään muotoon, eli kaikki tarpeeton tieto ja tyhjät rivit sekä sarakkeet poistetaan siten, että sarakkeeseen A jää tilinnumero ja sarakkeeseen B tilin nimi. Rivillä 1 tulee olla kuvanmukaiset otsikot.

Tiedosto tallennetaan Unicode -teksti muotoon.

Kuva: Esimerkki tiedostosta, joka voidaan lukea suoraan sisään Finazillaan sellaisenaan. Tiedoston tallentaminen Unicode -muotoon mahdollistaa ääkkösten siirtymisen oikein.

Tilien lukeminen Finazillaan

Tämän jälkeen yrityksen tilit voidaan lukea Finazillaan sisään. Ensin tarkistetaan oikeasta ylälaidasta, että valittuna on oikea yritys. Tämän jälkeen mennään settings > customer > company > accounts -näkymään ja valitaan vaihtoehto import accounts. Tämän jälkeen haetaan tallennettu tiedosto sen sijaintipaikasta ja tuodaan tiedosto Finazillaan.

Tilien sisääntuonnin jälkeen Finazilla kysyy, halutaanko yritykselle luoda tilikartta. Valittaessa kyllä, voidaan valita jokin valmis tilikartta pohjalle. Valinnalla ei, voidaan tilikartta valita myöhemmin.

Uusien tilien lisääminen Finazillaan

Jos yhtiö ottaa kirjanpidossa käyttöön uusia tilejä, tilien numerot siirtyvät integraatioajossa automaattisesti tositteilta Finazillaan. Tilien nimet eivät kuitenkaan siirry, joten nimeäminen pitää tehdä manuaalisesti. Näiden tilien nimen kohdalla lukee Company -valikossa Accounts -toiminnoissa ”New Account” , joten hakutoimintoa käyttämällä saa näkyviin uudet tilit ja nimeäminen tehdään Edit –toiminnon kautta.

Tilejä voi lisätä myös manuaalisesti settings > customer > company > accounts -valikossa. Valitaan oikeasta yläkulmasta new account ja annetaan uudelle tilille nimi ja tilinumero.

Mikäli tileihin tulee suurempi määrä muutoksia, voidaan muutokset ajaa myös tämän ohjeen mukaisesti siirtotiedostona. Siirtotiedostoon laitetaan vain päivitettävät tiedot; koko tililuetteloa ei ole tarve muodostaa enää uudelleen.

HUOM! Jos uusi tili ei "ilmesty" automaattisesti esimerkiksi budjetille, tulee budjetilla painaa oikean yläkulman "refresh" painiketta.

HUOM! Yrityksen tilejä voi tuoda automaattisella luonti -toiminnolla yritystä perustettaessa. Tämä toiminto tuo kuitenkin suuren määrän tilejä, jotka näkyvät kaikki mm. budjetointi -näkymässä. Lisäksi tilien nimet tulevat automaattisessa luonnissa vakionimillä. Tästä syystä suosittelemme yllä kuvattua tapaa. Automaattisen tilien luonnin voi ohittaa alla olevalla valinnalla skip company creation wizard.

Tämä osio koskettaa vain sellaisia asiakkaita, joilla on käytössä tilinumeroita, joissa on piste. Artikkeli on siten vain hyvin harvaa käyttäjää koskettava.

Lähtökohtaisesti Finazillassa "normaalit" tilit ovat 4-6 numeroisia ja yleisimmin 4 -numeroisia. Joskus yrityksellä voi olla kuitenkin tästä poikkeavia tilejä. Esimerkiksi vaikka siten, että tilit ovat pääosin 4 -numeroisia, mutta mukana on joitakin pisteellisiä tilinumeroita.

Pisteellisten tilien tuominen Finazillaan

Pisteelliset tilit voidaan tuoda sisään Finazillaan normaalisti muiden tilien mukana siirtotiedostolla. Ennen tuontia yrityksen asetuksissa täytyy kuitenkin käydä sallimassa valinta allow letters in account numbers -valinta.

Tilikartta

Pisteellisten tilien käyttäminen tilikartalla poikkeaa hieman muista tileistä. Logiikassa on tärkeää hahmottaa se, että piste ja sen jälkeinen numero tulkitaan kumpikin yhdeksi numeroksi.

Esimerkiksi tili 603600.2 ei ole enää 6-numeroinen tili, vaan 8-numeroinen. Piste ja sen jälkeinen numero 2 lasketaan mukaan tilinumerosarjaan. Se, miten pisteellinen tili käyttäytyy tilikartalla, riippuu paljolti siitä, että mikä tilikartta yrityksellä on käytössään ja montako numeroa tileissä on.

Liikekirjurin tilikartta

Jos yritykselle on otettu käyttöön liikekirjurin tilikartta, niin tilikartasta löytyy valmiit sarjat 4-6 numeroisille tileille. Näiden sisällä pisteelliset tilit löytävät paikkansa tilikartassa automaattisesti. Jos palataan kuitenkin tässä kohdin takaisin aikaisempaan esimerkkiin tilistä 603600.2, voidaan todeta, että kyseinen tili on 8-numeroinen, eikä sillä ole siten sarjaa liikekirjurin tilikartassa. Tällöin tällainen tili tipahtaa otsikon other alle, josta sen voi siirtää tilikartassa oikeaan paikkaan.

Personoitu tilikartta

Jos yrityksellä on personoitu itse rakennettu tilikartta, täytyy tilikartta rakentaa siten, että sarjassa on riittävä määrä numeroita. Esimerkiksi tili 603600.2 vaatii 8-numeroisen sarjan tilikartalle kun taas tili 603600 on 6 -numeroinen.

Raporttimalli

Raporttimallien osalta logiikka vastaa paljolti tilikartan logiikkaa. System -tasoiset valmiit raporttimallit ulottuvat 6-numeroon saakka, joten näitä raporttimalleja voivat käyttää ne yritykset, joilla 6-numeroinen sarja riittää myös pisteellisiin tileihin.

Mikäli yrityksellä on pidempi tilinumerosarja kuin 6- numeroa ja/tai tilikartta poikkeaa liikekirjurin tilikartasta, tulee yritykselle luoda omat raporttimallit. Omien raporttimallien luomisessa on tärkeää huomioida se, että tällaisissa tapauksissa raporttimallit tulee luoda aina company -tasolle. Customer -tasolle tällaista raporttimallia ei voi luoda.

Seuraavat työvaiheet

Yrityksen tilikausien määrittäminen

Yrityksen tilikartan määrittäminen

Integraation avaaminen osana yrityksen perustamista

Muuta huomioitavaa yrityksen avaamiseen liittyen

Finazilla