Asiakastasoiset toiminnot osa 1: raportointi

Tässä artikkelissa kuvattu toiminto on erityisen hyödyllinen niille asiakkaille, joilla on omassa asiakkuudessaan enemmän kuin yksi yritys. Pääosin toiminto koskettaa siis konserniyrityksiä, tilitoimistoja ja muita usean yrityksen asiakkuuksia.

Tuotu ominaisuus on osa laajempaa kokonaisuutta. Tässä artikkelissa esitelty ominaisuus on osa 1. Tuotavia osia on yhteensä 3. Toimintoon liittyy myös seuraavat ominaisuudet:

Osa 2: Asiakastasoinen laskentavakio

Osa 3: Asiakastasoinen Dashboard

Asiakastasoisen raportin luominen

Kun Finazillaan halutaan luoda asiakastasoinen raportti, tehdään tämä settings > customer > customer reports -valikossa.

Uusi raportti luodaan oikean yläkulman new report -painikkeesta. Raportin luomisikkuna on täysin samanlainen kuin Finazillan muussakin raportoinnissa - sillä erotuksella, että lomakkeessa ei ole erikseen mainintaa yrityksestä. Kentät eivät siis muutoin poikkea mitenkään reports -näkymässä tehtävästä raportista.

Asiakastasoisen raportin avaaminen

Mikäli luotavaa raporttia halutaan tarkastella siten, että raportissa on mukana kaikki asiakkuuden yritykset, avataan raportti settings > customer > customer reports -valikossa. Tällöin raporttiin nousee aina kaikkien asiakkuuden yritysten data.

Silloin kun asiakkuustasoinen raportti halutaan avata siten, että siihen nousee vain jonkin tietyn yrityksen data, avataan raportti "normaaliin tapaan" ko. yrityksen reports -näkymästä.

Asiakastasoisen raportin avaaminen company -tasoisena käyttäjänä

Asiakastasoiset raportit näkyvät myös company -tasoisille käyttäjille reports -listassa. Raportti näkyy sillä nimellä mikä sille on annettu raportti laatiessa ja kohdassa scope näkyy customer level report.

Customer -tasoisia raportteja ei voi erikseen jakaa share -toiminnoilla, eli määritellä sitä, kenelle ne näkyvät ja kenelle ei. Raporteille voi laittaa customer -tagin, mutta tällöin tagi ei näy company -tasoisille käyttäjille.

Esimerkki 1:

Finazillassa on asiakkuus, jossa on viisi yritystä. Finazillaan luodaan asiakkuustasolle raportti nimeltä "102 tuloslaskelma". Raporttiin on määritelty, että siinä raportoidaan kuluvaa tilikautta tilikauden alusta loppuun saakka. Data esitetään kuukausittain.

Kun luotu raportti avataan customer reports -näkymästä, on kuukausittainen data näiden viiden yrityksen yhteenlaskettu data. Jos raportti mennään avaamaan vaikkapa yrityksen A reports -listalta, on raportissa esitetty data vain yrityksen A dataa.

Toiminnon osalta huomiona, että asiakastasoinen raportointi ei mahdollista dimensioiden pivotointia raporteille, sillä dimensiot ovat aina yrityskohtaisia ja eri yrityksissä dimensiot eroavat - samoin niiden asettelu raporteilla. Näissä tapauksissa raportille voidaan toki määritellä valinta dimensio / column, mutta muutoin dimensioiden pivotointia ei voida tehdä asiakastasolla. Sama rajoite koskee myös mm. budjettien raportteja sekä operatiivista dataa. Yhden yrityksen asiakkuuksissa dimensiot voidaan pivotoida raporteille halutusti.

Asiakastasoisen raportin muokkaaminen

Asiakastasoisissa raporteissa raportin muokkausoikeus poikkeaa muusta raportoinnista, sillä asiakastasoinen raportti ei ole käyttäjätunnukseen samalla tavalla sidottu kuin "normaalit raportit". Näin ollen kuka tahansa asiakkuuden pääkäyttäjä (customer admin) voi muokata mitä tahansa asiakastasoista raporttia.

Varsinainen muokkaus tehdään valikossa customer reports tai yksittäisen yrityksen reports -listan kautta valitsemalla haluttu raportti. Itse muokkaus toimii samoin kuin muussakin raportoinnissa. Muutokset tulee tallentaa. Muutokset heijastuvat tämän jälkeen kaikkialle, eli jos näkymää muokataan yhden yksittäisen yrityksen alla, muissakin raportti aukeaa jatkossa samalla tavalla. Sama raportti ei voi siis aueta erinäköisenä asiakkuuden eri yrityksissä.

Asiakastasoisen raportin kopiointi

Asiakastasoisia raportteja voi kopioida reports -listauksen perässä olevan copy toiminnon kautta. Toiminto on vastaava kuin "tavallisen raportoinnin" raportin kopiointi.

Kopioinnissa tulee kuitenkin huomioida, että asiakastasoisen raportoinnin omat erityispiirteet pätevät aina. Raportti ilmestyy siis aina automaattisesti kullekin asiakkuuden yritykselle ja muokkausoikeus on jokaisella pääkäyttäjällä (customer user).