Esimerkki: annetaan käyttäjälle oikeudet vain yhteen dimension arvoon

Tämä artikkeli on kirjoitettu auttamaan hahmottamaan Finazillan roolien luomista. Tämä artikkeli täydentää aikaisempia artikkeleitamme ja artikkelin ymmärtämistä auttaa, jos käyttäjä tietää jo mitä roolit ovat ja ymmärtää jotain erilaisten roolien luomisesta.

Pohjatiedot

Käyttäjälle "John Smith" halutaan antaa oikeudet yrityksen "Profinanssi Oy" toteumadatan, budjettidatan ja ennustedatan katseluun. Oikeus halutaan kuitenkin rajata siten, että hän näkee vain dimension "Kaupunki" arvot. Yrityksellä on dimensio -näkymässä muitakin dimensioita, kuten alla olevasta kuvasta käy ilmi.

Open

Kuva: Yrityksen dimensiot.

Tämän lisäksi käyttäjälle "John Smith" halutaan antaa oikeus budjetoida yrityksen osabudjetille nimeltä "myyntibudjetti".

Roolin luominen

Aloitetaan luomalla käyttäjälle tarvittava uusi oma personoitu rooli. Roolin nimeksi tulee tässä esimerkissä "Myyntipäällikkö".

Generic -välilehden yleisasetukset

Uusi luotava rooli ei saa automaattisesti minkäänlaisia määrityksiä tai asetuksia taustalleen, vaan roolin luojan tulee tehdä roolille tarvittavat määrittelyt. Määrittelyt aloitetaan yleisistä asetuksista välilehdeltä generic. Tässä esimerkissä roolille on annettu lukuoikeus (read) kaikkeen muuhun, paitsi käyttäjähallintaan liittyviin osioihin (role management ja user management).

Open

Kuva: Roolin yleiset asetukset.

Accounting periods tarkoittaa yrityksen tilikausia. Kaikki käyttäjät saavat aina oletusarvoisesti lukuoikeuden yrityksen tilikausiin, sillä tilikaudet ovat keskeinen tekijä sekä budjetoinnissa, että raportoinnissa. Ilman tilikausien lukuoikeutta käyttäjä ei voisi katsoa raportteja eikä budjetoida. Tilikausien editointi -oikeus mahdollistaa mm. lukituspäivän muokkaamisen

Account Schemes tarkoittaa tilikarttaa. Käyttäjän tulee saada lukuoikeus ko. toimintoon, jotta hän voi katsella raportteja, sillä tilikartta toimii raporteilla taustatietona. Muut oikeudet voi rajata pois.

Cash Flow näkymä on lyhyen ajan kassavirtanäkymä, joka perustuu myynti- ja ostolaskuihin. Näkymän toimiminen edellyttää, että Finazillaan siirtyy myynti- ja ostolaskut (Netvisor, Procountor, Lemonsoft).

Notifications on Finazillan viesti -toiminto. Notifikaatioihin syntyy automaattisia viestejä muun muassa datan integraatioihin liittyen sekä versiopäivityksistä johtuen.

Reporting groups tarkoittaa raportointiryhmiä. Raportointiryhmillä dimensioita voidaan niputtaa yhteen ja raportoida yhtenä. Käyttäjälle halutaan antaa oikeus lukea ja luoda raportointiryhmiä.

Role Management liittyy roolien hallintaan. Tämän voi poistaa kokonaan kyseiseltä roolilta, koska hänen ei tarvitse päästä käsittelemään rooleja.

Rolling rule templates liittyy vyörytyssääntöihin. Vyörytyssääntöjä voidaan käyttää budjeteilla lukujen kohdistamiseen dimensioille. Nämä oikeudet jätetään roolille.

User Management liittyy käyttöoikeuksiin ja mahdollistaa muun muassa uusien käyttäjien luomisen.

Vouchers liittyy tositteisiin ja mahdollistaa esimerkiksi raporteilta porautumisen tositteisiin ja niiden lisätietoihin.

Budgets -välilehden asetukset

Seuraavalla välilehdellä (budgets) löytyy kaikki yrityksen budjetit sekä niiden alla olevat osabudjetit. Tällä toiminnolla voidaan rajata siis hyvin tarkasti vain tietyt budjetit ja/tai osabudjetit, mihin roolilla on oikeus. Yrityksen "Profinanssi Oy" alla on lukuisia budjetteja. Roolille halutaan antaa kuitenkin ainoastaan budjettiin nimeltä "Budjetti 2025" pelkkä lukuoikeus ja kyseisen budjetin alla olevaan osabudjettiin nimeltä "myyntibudjetti" sekä luku- että muokkausoikeus.

Näillä valinnoilla käyttäjä näkee kokonaisuudessaan budjetin, mutta ei pysty muokkaamaan sitä, eikä poistamaan sitä. Vastaavasti taas osabudjettiin "myyntibudjetti" käyttäjä pystyy tekemään myös muutoksia - eli budjetoimaan. Koska käyttäjällä on sekä edit, että input -oikeus, pystyy käyttäjä myös halutessaan muokkaamaan osabudjetin rakenteita (mm. tilikiinnitykset, rivien lisääminen/poistaminen jne). Jos käyttäjälle olisi haluttu antaa osabudjettiin pelkkä budjetointioikeus, olisi input -oikeus ollut riittävä. Tällöin käyttäjä ei pysty muokkaamaan rakenteita, mutta pystyy budjetoimaan.

Dimensions -välilehden asetukset

Kolmas välilehti on nimeltään dimensions. Näkymässä voidaan rajata käyttäjän oikeuksia dataan. Rajaus vaikuttaa siis kaikkeen aikaisemmin valittuun. Dimensions valikon alla on kaikki yrityksen dimensiot, ja näitä voidaan rajata yksitellen halutulla tavalla.

Dimensioissa esiintyvä blank tarkoittaa dataa, joka on dimensioimatonta eli ns. yritystasoista dataa. Tähän voidaan antaa erikseen oikeudet näin haluttaessa.

Report folders -välilehden asetukset

Seuraavaksi näkymässä on välilehti report folders, jossa voidaan määritellä, mitä raporttikansioita roolilla pääsee näkemään ja onko roolin omaavilla käyttäjillä oikeus luoda uusia kansioita.

Report schemes -välilehden asetukset

Report Schemes liittyy raporttimalleihin, jotka ovat raportoinnin perusta. Käyttäjällä on aina oikeudet kaikkiin Finazillan valmiisiin raporttimalleihin, mutta mikäli yrityksellä on omia itse tehtyjä raporttimalleja, tulee niihin antaa erikseen oikeudet tarvittaessa.

Mitä ko. roolilla nyt näkee ja pystyy tekemään?

Roolilla pystyy tarkastelemaan kaikkia hänelle jaettuja raportteja. Raportteihin nousee ainoastaan dimension “kaupunki” luvut, jotka kohdistuvat kaupungille “Jyväskylä”. Kyseisen roolin omaava käyttäjä pystyy myös muodostamaan itse raportteja aivan kuten kaikki muutkin käyttäjät - mutta hänelle nousee raportteihin ainoastaan Jyväskylän luvut.

Jos lukuja on kohdistettu usealle dimension arvolle, kuten vaikkapa yhdistelmälle "Jyväskylä" sekä "Hallinto", ei käyttäjä näe näitä lukuja. Jos tällaisten lukujen halutaan näkyvän hänelle, tulee hänelle antaa oikeus myös dimension arvoon "Hallinto

Käyttäjä pystyy myös katselemaan yrityksen budjettia “Budjetti 2025”; tässäkin hänelle näkyy vain dimension arvon "Jyväskylä" luvut. Käyttäjä pystyy lisäksi budjetoimaan osabudjetille "myyntibudjetti". Budjetoidessa hän pystyy budjetoimaan vain dimension arvolle "Jyväskylä". Käyttäjä pystyy tarvittaessa myös muokkaamaan "myyntibudjetti" osabudjetin rakenteita.

System tasoisesta Finazillan tuottamasta Dashboardista tällaiselle käyttäjälle ei näy mitään, koska data näihin haetaan kaikkien dimensioarvojen summana. käyttäjälle näiden Dashboardien raportit näkyy näin:

Lisätietoja

Mikä merkitys eri rooleilla on Finazillassa?

Roolien kautta määritellään yritystasoisen käyttäjän käyttöoikeudet Finazillassa