Roolin luominen

Artikkelimme "Mikä merkitys eri rooleilla on Finazillassa?" kuvaa sitä, mihin roolien luomisella voidaan vaikuttaa ja mikä niiden käyttötapa Finazillassa on. Tässä artikkelissa opastamme, miten eri rooleja luodaan ja mitä valmiita rooleja Finazillasta löytyy. .

Roolien tarkastelu

Roolit löytyvät Finazillasta settings > company > roles -valikosta. Näkymään listautuu kaikki yritykselle luodut omat personoidut roolit, sekä Finazillan valmiit geneeriset roolit default member, company admin ja report reader.

Finazillassa valmiiksi olevat roolit

Kyseessä on automaattisesti jokaiselle uudelle käyttäjätunnukselle syntyvä rooli. Tällä roolilla ei ole oikeutta tehdä tai nähdä mitään Finazillassa (paitsi käyttäjälle erikseen jaettuja Dashboardeja ja raportteja). Kyseisen roolin annetaan aina olla käyttäjälle kiinnitettynä eli sitä ei poisteta, vaan kyseiselle käyttäjälle kiinnitetään tämän lisäksi rooli, mikä määrittelee käyttäjän oikeudet.

Company Admin -rooli on yritystasoinen pääkäyttäjätunnus, jolla pystyy näkemään kaiken datan kyseisen yrityksen alla sekä muokkaamaan kaikkea. Tällaiselle käyttäjälle ei näy customer -valikko, eikä sen alla olevat valinnat.

Report reader -rooli on sopiva sellaiselle käyttäjälle, jonka tarkoitus on vain tarkastella dataa Finazillassa. Kyseisellä roolilla pääsee näkemään raportteja ja Dashboardeja, mutta tällaisen roolin omaava käyttäjä ei pysty muokkaamaan mitään, eikä luomaan mitään. Rooli voisi soveltua esimerkiksi hallituksen tai johtoryhmän jäsenen käyttöön.

Kyseessä on tiettyjä integraatioita varten tarvittava erikoisrooli. Tällä roolilla ei ole oikeutta tehdä tai nähdä mitään Finazillassa, eikä kyseisellä roolilla voi edes kirjautua Finazillaan.

Uuden personoidun roolin luominen

Uusi rooli luodaan oikean yläkulman painikkeesta new role. Tämän jälkeen roolille annetaan kuvaava nimi (kuten esimerkiksi hallitus, johtoryhmä ja niin edelleen). Tässä esimerkissä luomme roolin, jolla voidaan budjetoida. Roolin luomisen jälkeen rooli ilmestyy listaukseen sille annetulla nimellä.

Oikeuksien määrittelyn logiikkaa

Roolin oikeuksia hallinnoidaan settings > company > roles -valikossa klikkaamalla halutun roolin nimeä. Tällöin Finazillaan aukeaa kyseisen roolin näkymä. Näkymässä on useita eri välilehtiä, joilla hallinnoidaan eri osa-alueita Finazillasta. Oletuksena uuden roolin oikeudet ovat tyhjänä, eli roolilla ei ole lähtötilanteessa mitään oikeuksia (permissions).

Finazillan rooleissa oikeuksia hallinnoidaan aina erillisillä read, edit, delete ja create -valinnoilla, sekä näiden lisäksi budjetoinnissa esiintyy vielä erillinen vaihtoehto input.

Read = lukuoikeus
Edit = muokkausoikeus
Delete = oikeus poistaa
Create = oikeus luoda jotakin uutta
Input = rajoitetumpi muokkausoikeus (ei sisällä esimerkiksi budjetin riviasetuksien muokkaamisoikeutta)
Edit ja Input -oikeus yhdistelmänä antaa käyttäjälle oikeudet syöttää lukuja budjeteille sekä muuttaa riviasetuksia ja rakenteita

Näkymässä hallinnoidaan niin sanottuja yleisiä asetuksia, kuten vaikkapa käyttäjän oikeuksia tilikausiin, tilikarttaan, tositteisiin ja käyttäjähallintaan. Näkymässä on myös oikeuksia, jotka liittyvät johonkin toiseen osa-alueeseen Finazillassa, kuten esimerkiksi budjetoinnin aputyökalu vyörytyssääntö (rolling rule templates) ja raportointiin liittyvä raportointiryhmä (reporting groups).

Kuva: Roolin yleiset oikeudet.

Mikäli kyseiselle roolilla halutaan antaa lukuoikeus kaikkiin osioihin, voidaan tämä antaa yläosan read -valinnan kautta. Ylhäällä annettu valinta valuu kaikille alapuolella mainituille osioille. Jos tämän jälkeen joltain yksittäiseltä osa-alueelta otetaan read -oikeus pois, poistuu kyseinen oikeus, sekä yläosan read ei ole enää päällä. Yläosan valikkoa voisi siis kuvata eräänlaiseksi massapainikkeeksi, jonka lisäksi yksittäisiä osa-aluekohtaisia valintoja voidaan käyttää.

Kuva: yläosassa tehdyt valinnat ovat massavalintoja.

Käyttäjätunnuksen kiinnittäminen luotuun rooliin

Kun tarvittavat roolit on luotu ja rajattu halutulla tavalla, niin niihin voidaan kiinnittää company –tasoisia tunnuksia. Company -tasoiset tunnukset pitää aina liittää rooliin, ennen kuin mitään toimintoja pystyy näkemään tai käyttämään Finazillassa.

Rooli kiinnitetään käyttäjätunnukseen helpoiten siinä yhteydessä kun uusi käyttäjä luodaan. Jälkikäteen roolin voi kiinnittää settings > company > users -näkymässä. Listasta valitaan käyttäjätunnus nimeä klikkaamalla ja uusi rooli lisätään oikean yläkulman add user roles -painikkeella. Käyttäjälle voi myös antaa saman roolin (esim. Company Admin) useaan eri asiakkuuden yritykseen. Tämä on ohjeistettu artikkelissamme täällä.

VINKKI! Uuteen käyttäjätunnuksen liitettävää roolia voi testata etukäteen oheisesti. Liitä rooli käyttäjätunnukseen ja ennen käyttäjätunnuksen luovuttamista, testaa rooli kirjautumalla tunnuksella sisään Finazillaan ja tarkistamalla, mitä rooli näkee.

HUOM! Muista myös informoida käyttäjätunnuksen haltijaa hänen rajoitetuista oikeuksistaan Finazillassa.

Useiden roolien luominen kun annettavat oikeudet ovat lähellä toisiaan

Mikäli personoidut roolit ovat lähellä toisiaan, ja ne eroavat esimerkiksi vaikkapa vain dimensioiden suhteen, voi olla järkevää kopioida rooli ja muokata sen jälkeen tehtyä kopiota.

Roles -listauksessa on roolien nimen perässä copy -painike, jolla kyseisen roolin voi kopioida.

Kopiota luotaessa roolille syntyy nimeksi alkuperäisen roolin nimi siten, että perässä lukee (copy). Roolille voidaan jo tässä kohdin antaa muu haluttu nimi. Roolien nimiä voi myös muuttaa jälkikäteen roolin nimen perässä olevan edit -painikkeen kautta.

Finazilla