Matkalasku | Henkilöstöhallinto
- Lemonsoft
- Lemonsoft
- Lemonsoft
LemonOnline Matkalaskut-toiminnossa voit mm. kirjata matkalaskusi kustannuspaikalle ja projektille sekä projektivaiheelle. Ohjelma laskee automaattisesti kilometrikorvaukset ja päivärahat. Lue lisää matkalaskun käyttöönotosta ja asetuksista työasemaversion ohjeesta hakusanalla Matkalaskut (Matka- ja kululaskut)
Vaatii toimiakseen ONLINE-lisenssin lisäksi OMA (Matka- ja kululaskut) -lisenssin.
Syötä matkalaskulle kuvaus ja päivämäärä. Tietojen antamisen jälkeen valitse Luo matkalasku -toiminto, jolloin pääset jatkamaan matkalaskun tietojen syöttöön.
Syötä matkan tiedot Perustiedot–välilehdelle. Yhteenveto-paneelissa näkyy ohjelman laskemat tiedot matkasta.
Laskutus-välilehdelle voit syöttää asiakkaan, kustannuspaikan, lta:n sekä projektitiedot.
Matkalaskujen Projekti-valikko näyttää ainoastaan valitun/kirjautuneen käyttäjän aktiiviset projektit uusilla matkalaskuilla (projektipäällikkö tai resurssi). Palkanlaskija-henkilöroolilla näet kaikki aktiiviset projektit. Vanhoilla matkalaskuilla (tallennetuilla) näkyvät henkilön kaikki projektit. Palkanlaskija näkee kaikki projektit vanhoilla matkalaskuilla.
Toimintokeskuksen IS_PROJECT_REQUIRED-asetuksen (Henkilöstöhallinto | Matka- ja kululaskut) avulla voit määrittää, onko projekti/projektivaihe pakollinen matkalaskulla. Arvolla 0 asetus ei ole käytössä, arvolla 1 projekti on pakollinen ja arvolla 2 projekti ja projektivaihe ovat pakollisia.
Projektien näkyvyyteen voit vaikuttaa toimintokeskuksen PROJECT_VIEW- sekä ACTIVE_PROJECTS-asetusten avulla.
Matkan tietojen syöttämisen jälkeen voit valita Tallenna/Peruuta.
Kun matka on tallennettu, pääset matkalaskun perustietoihin, jossa voit vielä syöttää samalle matkalaskulle uuden matkan klikkaamalla Lisää rivi -toimintoa (+ merkistä).
Hyväksyntä-välilehdellä voit lisätä matkalaskulle hyväksyjän. Matkalaskun tila on Kierrossa niin kauan, kunnes hyväksyjät/tarkastajat ovat käyneet matkalaskun läpi ja hyväksyneet tämän. Kun matkalasku on Hyväksytty-tilassa voi tämän siirtää palkanlaskentaan.
Matkalaskujen hyväksyjän ja tarkastajan hakemisen voit määritellä toimintokeskukseen, Henkilöstöhallinto | Matkalaskut–kohdan APPROVAL_TYPE-asetuksen avulla.
•0 = Esimies on hyväksyjä
•1 = Esimies on tarkastaja, esimiehen esimies on hyväksyjä
•2 = Hyväksyjä ja tarkastaja haetaan henkilön edelliseltä matkalaskulta
•Mikäli tallennettavan matkalaskun hyväksyntälista on tyhjä, haetaan toimintokeskuksen oletukset
Mikäli haluat, että matkalaskut menevät oletuksena Hyväksytty-tilaan, voit muokata toimintokeskuksen AUTO_APPROVAL-asetuksen arvoksi 1.
Voit liittää matkalaskulle myös kuvan/kuvia Kuvat-välilehdellä.
Kun matkalasku on valmis, valitse Tallenna. Mikäli haluat tehdä muutoksia matkojen tietoihin, voit klikata matkarivillä olevaa Avaa-toimintoa ja pääset muokkaamaan matkan tietoja.
Kun tallennat matkalaskua, ohjelma kysyy Haluatko lähettää matkalaskun hyväksyttäväksi, mikäli vastaat Kyllä, matkalasku menee Kierrossa-tilaan ja lähtee hyväksyttäväksi/tarkastettavaksi merkitylle hyväksyjälle. Matkalaskulle tulee myös tällöin ruksi kohtaan Kierrätyskelpoinen.
Mikäli haluat jättää matkalaskun vielä toistaiseksi Kirjattu-tilaan (tarkoitus on esimerkiksi vielä myöhemmin täydentää matkalaskua), vastaa kysymykseen Ei, jolloin matkalasku ei vielä lähde hyväksyttäväksi.
Kun sitten matkalasku on valmis hyväksyntään, lisää manuaalisesti Kierrätyskelpoinen-ruksi.
Mikäli olet määritellyt matkalaskuille automaattisen hyväksynnän toimintokeskuksessa (Henkilöstöhallinto | Matka- ja kululaskut | AUTO_APPROVAL = 1), ohjelma kysyy siinäkin tapauksessa haluatko lähettää matkalaskun hyväksyttäväksi. Mikäli vastaat Ei, matkalasku jää Kirjattu-tilaan, mikäli vastaat Kyllä, matkalasku menee suoraan Hyväksytty-tilaan.
Toimintopaneelin kautta pääset Navigointi-toiminnon kautta takaisin Matka- ja kululasku -keskukseen tai Lemonsoft eKuitti -toimintoon. Tulosta-toiminnosta pääset tulostamaan matkalaskun tositteen. Uusi kopioiden -toiminnolla voit tehdä uuden matkalaskun, jonka pohjaksi kopioituu valittuna olleen matkalaskun tiedot.
Matkalaskun Asetukset-toiminnolla voit muokata sarakkeiden näkyvyyttä ja järjestystä. Asetuksista voit lukea tarkemmin ohjeesta hakusanalla Näyttöjen Asetukset-toiminto.