Jotta ohjelma osaa hakea Projektilaskutus-näytölle edellä kuvatut laskuttamattomat tapahtumat, tulee projektilla olla laskutukseen liittyvät asetukset määritetty. Käydään nämä läpi seuraavassa ohjeessa.
Mikäli projektin Perustiedot-näytöllä on määritelty Myyjä, siirtyy ko. myyjä myös laskulle. Projektilaskutus-näytöllä oleva Laskulaji ohjaa projektilaskutuksessa syntyvät laskut valitulle laskulajille. Mikäli projektille ei ole määritelty laskulajia, hakee ohjelma laskulajin Laskujen luonti -toiminnon Asetukset-näytön asetuksista.
Työajat
Projektilaskutus-näytön Työajat-kortti hakee listalle vain työaikakirjaukset, ei työtuntikirjauksia. Aseta siis toimintokeskuksen TIME_MANAGEMENT-asetukseen arvo 1 (LemonOnline työajanhallinta, 0=Työtuntikirjaus, 1=Työaikakirjaus). Tämän jälkeen voit tehdä työaikakirjaukset Työaikakeskus-näytöllä tai etusivun Luo uusi Työaika-toiminnolla.
Valitse Projekti-näytön Projektilaskutus-välilehden Laskutustyyppi-asetukseksi Tuntilaskutettava projekteille, joille kirjaatte laskutettavia työaikakirjauksia. Asetuksella ohjelma merkitsee Työaika-näytöllä kaikki projektille kirjatut työaikakirjaukset Laskuta-valinnalla, jolloin nämä siirtyvät oletuksena myös Projektilaskutus-näytölle laskutettavaksi. Voit kuitenkin tapauskohtaisesti poistaa Laskuta-valinnan työaikakirjauksen yhteydessä, jolloin ohjelma ei huomioi kyseistä kirjausta projektilaskutuksessa.
Valitse Projekti-näytön Projektilaskutus-välilehden Työtunnin käsittely -kenttään asetus seuraavista vaihtoehdoista:
o Laskutuslupa = työaikakirjaukset tallentuvat oletuksena laskutettavaksi Projektilaskutus-näytölle.
o Käsitellään = työaikakirjaukset tulee käsitellä ennen laskuttamista Talousnäkymä-näytön Työtunnit-kortilla (alla oleva kuva), eli käytännössä käyt jokaisen käsiteltävän rivin läpi ja valitset riville joko Laskutetaan- tai Ei laskuteta -vaihtoehdon. Muista tallantaa tiedot Talousnäkymä-näytön Tallenna muutetut -toiminnolla. Otsikko-kenttään jää muistiin oletusasetus, esim. Käsittele.
o Ei laskuteta = tapahtuma ei nouse laskutettavaksi Projektilaskutus-näytölle. Voit kuitenkin muuttaa asetusta Talousnäkymä-näytöllä Laskutetaan-valinnalla, jolloin työaikakirjaus nouseekin laskutettavaksi.
Voit myös vaihekohtaisesti määritellä Työtunnin käsittely -asetuksen. Projektivaiheelle määritelty asetus on voimakkaampi kuin Projektilaskutus-välilehdelle määritelty asetus. Mikäli vaiheella on asetus Ei asetettu, hakee ohjelma Projektilaskutus-välilehdellä olevan Työtunnin käsittely -asetuksen.
Työtuntien käsittely -valinnalla on siis vaikutusta alla olevan kuvan Talousnäkymä-näytön Työtunnit-kortin listalle, jossa ohjelma tarjoaa oletuksena työaikakirjaukselle projektin valinnan mukaisen Laskutuslupa-tiedon. Tyhjää kenttä tarvittaessa, valitse haluamasi valinta ja tallenna muutokset. Otsikko-kenttään jää tällöin muistiin oletusasetus, esim. Käsittele.
Tarkista myös, että oikea työhinnasto on kytketty projektille. Lue lisää hakusanalla Työhinnastot.
Ostolaskut
Valitse Projekti-näytön Projektilaskutus-välilehden Ostolaskurivin käsittely -valintalistalta asetus seuraavista vaihtoehdoista:Laskutuslupa = laskut tallentuvat oletuksena laskutettavaksi Projektilaskutus-näytölle.
Käsittele = laskut tulee käsitellä ennen laskuttamista Talousnäkymä-näytön Ostolaskut-listalla, kuten edellä kuvatussa työaikakirjauksissakin eli käytännössä käyt jokaisen rivin läpi ja valitset riville joko Laskutuslupa- tai Ei laskuteta -vaihtoehdon. Muista tallantaa tiedot Talousnäkymä-näytön Tallenna muutetut -toiminnolla. Otsikoksi jää muistiin oletusasetus eli Käsittele.
Ei laskuteta = laskut eivät nouse laskutettavaksi Projektilaskutus-näytölle. Voit kuitenkin käydä laskukohtaisesti merkitsemässä Talousnäkymä-näytöllä Laskutuslupa-valinnan, jolloin lasku nousee laskutettavaksi.
Projekti-näytön Projektilaskutus-välilehden Ostolaskurivin käsittely -valinnalla on siis vaikutusta Talousnäkymä-näytön Ostolaskut-kortin listalle, jossa ohjelma tarjoaa oletuksena kullekin laskulle projektin valinnan mukaisen Laskutuslupa-tiedon. Tyhjää kenttä tarvittaessa, valitse haluamasi valinta ja tallenna muutokset. Otsikko-kenttään jää tällöin muistiin oletusasetus, esim. Käsittele.Voit myös vaihekohtaisesti määritellä Ostolaskurivin käsittely -asetuksen. Projektivaiheelle määritelty asetus on voimakkaampi kuin Projektilaskutus-välilehdelle määritelty asetus. Mikäli vaiheella on asetus Ei asetettu, ohjelma hakee Projektilaskutus-välilehdellä olevan Ostolaskurivin käsittely -asetuksen.
Lisää ostolaskujen kateprosentti
Ostolaskukate%-kenttään ja määrittele tarvittaessa toimittajakohtaiset asetukset alaosan Toimittajakohtaiset asetukset -välilehdelle. Mikäli et aseta toimittajakohtaisia kateprosentteja, ohjelma käyttää projektilaskutuksessa kaikkien toimittajien ostolaskujen osalta katetietona Ostolaskukate%- sekä Ostolaskujen hinnankäsittely -kentissä olevia tietoja.
Ostolaskujen hinnankäsittely -valintalistan vaihtoehdot:Ovh + Kate %: Ohjelma muodostaa ostolaskujen hinnan nimikkeen ostohinnan sekä kateprosentin perusteella.
Ovh – Alennus + Kate %: Ohjelma muodostaa ostolaskun hinnan siten, että ostohinnasta vähennetään mahdollisesti riville asetettu alennus ja tähän lisätään vielä kateprosentti.
Toimittajakohtaiset asetukset -välilehdellä voit myös aktivoida Kopioi liitteet -valinnan, jolloin ohjelma kopioi ostolaskulta myyntilaskulle PDF-liitteet kauttalaskutuksessa. Mikäli Kopioi liitteet -valinta on aktiivinen, et voi poistaa valintaa Projektilaskutus-näytöllä.
Huomioi myös, että ostolasku tulee olla Hyväksytty-tilassa, että se nousee Projektilaskutus-näytölle laskutettavaksi.
Matkalaskut
Lisää Projekti-näytön Projektilaskutus-välilehden Matkalaskukate%-kenttään haluamasi kateprosentti, jonka arvon ohjelma lisää projektilaskutuksessa matkalaskun katteeksi.
Valitse Projekti-näytön Projektilaskutus-välilehden Matkalaskun käsittely -kenttään asetus seuraavista vaihtoehdoista:
Laskutuslupa = matkalaskut tallentuvat oletuksena laskutettavaksi Projektilaskutus-näytölle.
Käsitellään = matkalaskut tulee käsitellä ennen laskuttamista Talousnäkymä-näytön Matkalaskut-listalla, kuten edellä kuvatussa työaikakirjauksessakin, eli käytännössä käyt jokaisen rivin läpi ja valitset riville joko Laskutetaan- tai Ei laskuteta -vaihtoehdon. Muista tallentaa tiedot Talousnäkymä-näytön Tallenna muutetut -toiminnolla. Otsikoksi jää muistiin oletusasetus eli Käsittele.
Ei laskuteta = matkalaskut eivät nouse laskutettavaksi Projektilaskutus-näytölle. Voit kuitenkin käydä laskukohtaisesti merkitsemässä Talousnäkymä-näytöllä Laskutetaan-valinnan, jolloin lasku nousee laskutettavaksi.
Voit myös vaihekohtaisesti määritellä Matkalaskun käsittely -asetuksen. Projektivaiheelle määritelty asetus on voimakkaampi kuin Projektilaskutus-välilehdelle määritelty asetus. Mikäli vaiheella on asetus Ei asetettu, hakee ohjelma Projektilaskutus-välilehdellä olevan Matkalaskun käsittely -asetuksen.
Huomioi myös, että matkalasku tulee olla Hyväksytty-tilassa, ennenkuin matkalasku nousee Projektilaskutus-näytölle laskutettavaksi.
Maksupostit
Jotta maksupostit nousevat laskutettavaksi Projektilaskutus-näytölle, tulee projektilla olla Maksuposti-tyyppinen vaihe, joka on Valmis-tilassa.
Projekti-näytön Projektilaskutus-välilehden Myyntitilaus-kenttään voit valita kiinteän myyntitilauksen. Jos projektille on valittu jokin myyntitilaus, ohjelma vie Logistiikka Myyntitilauskeskus Tiedosto Työtunnit ja ostolaskut -toiminnolla laskutettavat työaikakirjaukset ja ostolaskurivit kyseiselle myyntitilaukselle, tilauksen tilasta riippumatta, kunhan se ei ole maksupostilaskutettava.