Tilitoimistosi hoitaa puolestasi kaikki tarvittavat tekniset asiat, kuten verkkolaskujen avaukset, pankkivarmenteiden lisäykset ym. perusasetukset. Tarvitset kuitenkin tilin käyttäjähallintaan ennen kuin voit kirjautua Lemonsoft-ohjelmaan. Lisäksi tilitoimiston tulee:
lisätä sinut käyttäjäksi Lemonsoftin henkilörekisteriin tarvittavin henkilöroolein.
lisätä sinulle käyttäjähallinnassa oikea tuotepaketti sekä mahdolliset lisäpalvelut (tuotepaketti sisältää tarvittavat käyttöoikeudet ohjelmaan).
Seuraavassa on käyty läpi ohjelman perustoimintoja, joiden avulla pääset alkuun. LemonOnlinen laajemmat ohjeet löydät täältä.
Mikäli olet jo luonut tilin käyttäjähallintaan, siirry ohjeen kohtaan Ohjelmaan kirjautuminen.
Ennen kuin voit kirjautua Lemonsoftiin, sinun tulee luoda tili käyttäjähallintaan. Käyttäjähallinta on Lemonsoftin nykyaikainen mikropalvelu, jonka avulla tilitoimistosi hallitsee käyttäjien käyttöoikeuksia.
Luo tili käyttäjähallintaan
Mene käyttäjähallintaan: um.lemonsoft.eu ja valitse Sign up now / Rekisteröidy.
Syötä sähköpostiosoitteesi ja valitse tämän jälkeen Send verification code / Lähetä vahvistuskoodi.
Ohjelma ilmoittaa vahvistuskoodin eteenpäin lähettämisestä.
Avaa sähköpostista ”Tilin Lemonsoft Oyj sähköpostin vahvistuskoodi” -viesti. Syötä saamasi koodi vahvistuskoodille varattuun kenttään (Verification code) ja valitse Verify code / Vahvista koodi.
Anna tämän jälkeen itsellesi salasana, vahvista salasana toiseen kertaan ja valitse Create / Jatka.
Salasanavaatimukset; vähintään 8 merkkiä, pitää löytyä isoja ja pieniä kirjaimia, numero ja erikoismerkki. Salasana ei saa myöskään sisältää ääkkösiä. Huomaa, että tähän syöttämäsi salasana on vain Lemonsoft-ohjelman käyttöä varten eli salasanan ei siis tarvitse olla sähköpostisi salasana.
Tilin luonnin jälkeen aukeaa käyttäjähallinta, jonka voit sulkea. Tili on nyt luotu onnistuneesti ja voit kirjautua Lemonsoftiin, alla olevan ohjeen (Ohjelmaan kirjautuminen) mukaisesti.
LemonOnline-kirjautuminen
LemonOnline-ohjelmaan kirjaudut selaimella tilitoimistoltasi saamaasi osoitteeseen. Syötä alla olevassa kirjautumisruudussa sähköpostiosoitteesi ja salasanasi ja valitse Sign in / Kirjaudu sisään.
(Sähköpostiosoitteesi tässä on edellä olevassa Tilin luonti käyttäjähallintaan -ohjeen kohdassa 2. antamasi sähköpostiosoite ja salasana on kohdassa 5. antamasi salasana).
Kirjautumisen jälkeen aukeaa Yritysvalinta-näkymä, jossa näet ne yritykset, joihin sinulla on käyttöoikeudet. Valitse haluamasi yritys listalta, jolloin LemonOnlinen etusivu aukeaa.
LemonOnlinen etusivua voit personoida widgeteillä, jolloin näet etusivulla haluamasi tiedot. Widgettejä lisäät joko kuvassa näkyvästä keltaisesta + kuvakkeesta tai voit lisätä ohjelman oletuswigetit Lisää oletusvidgetit -painikkeesta. Lisätietoja widgeteistä LemonOnline-ohjeessa.
Kuvassa avattuna myös vasemman valikon sitruuna-ikonista MyLemon, josta löydät kaikki sinulle osoitetut hyväksynnät, kuten ostolaskut ja työtunnit.
Alla olevassa kuvassa näet etusivulle lisättynä ohjelman oletuswigdetit. Huomaa, että isommalla resoluutiolla ja näytöllä tiedot asettuvat paremmin näytölle. Tarvittaessa voit muokata (vaihtaa widgettien paikkaa) ja poistaa ylimääräisiä käytöstä, oikean yläkulman Muokkaa etusivua -kuvakkeesta.
Asiakastiedot
Sovellukset-valikon Asiakastiedot-näytöllä voit lisätä, tarkastella ja ylläpitää asiakastietoja.
Uuden asiakkaan lisäys
Lisätäksesi uuden asiakkaan valitse Asiakastiedot-näytöllä Uusi asiakas -toiminto. Voit syöttää asiakkaan perustiedot kenttiin manuaalisesti tai hakea ne automaattisesti YTJ:stä syöttämällä asiakkaan Y-tunnuksen Y-tunnus-kenttään ja valitsemalla YTJ-toiminnon. Ohjelma hakee näytölle tiedot YTJ:stä. Täydennä tai muuta tietoja tarvittaessa. Lopuksi valitse Tallenna-toiminto, joka tallentaa uuden asiakkaan asiakastietoihin.
Seuraavaksi merkitse asiakastiedoissa Lisätiedot-välilehdellä, onko kyseessä asiakas vai toimittaja. Voit myös merkitä molemmat.
Lisää sitten Laskutus-välilehdelle Laskutustapa-kenttään tapa, jolla haluat laskuttaa asiakasta. Syötä tarvittaessa erillinen laskutusasiakas välilehden yläosassa olevaan Laskutusasiakas-kenttään. Näin laskut ohjautuvat kyseiselle laskutusasiakkaalle.
Kun asiakastiedot on annettu, tallenna tiedot Tallenna-toiminnolla. Voit milloin tahansa palata muokkaamaan asiakastietoja.
Uuden tuotteen lisäys
Nimikerekisterissä voit lisätä, muokata ja poistaa nimikkeitä eli tuotteita ja palveluita.
Nimikerekisterin löydät Sovellukset-valikosta valitsemalla Nimikerekisteri.
Uuden tuotteen luot Uusi-toiminnolla. Syötä tuotteelle tuotekoodi ja nimike ja klikkaa Tallenna.
Tämän jälkeen voit täydentää tuotteelle tarkemmat tiedot. Syötä tuotteelle vähintään Ohjehinta ja Myytävä tuote -valinta sekä valitse Yksiköt-välilehdellä, millä yksiköllä haluat tuotetta laskuttaa, esim. kpl tai h. Lisää myös Myyntiyksikkö-valinta, jolloin ohjelma ehdottaa kyseistä yksikköä automaattisesti tarjoukselle, tilaukselle ja laskulle. Lopuksi tallenna muutokset valitsemalla Tallenna.
Mikäli sinulla ei ole erillisiä tuotteita, etkä halua seurata tuotekohtaista myyntiä, voit lisätä nimikerekisteriin tuotteen esim. nimellä kertatuote, jonka nimeä ja ohjehintaa päivität tarvittaessa suoraan myyntitilaukselle tai laskulle. Lisää kuitenkin kertatuotteellekin nimikerekisteriin em. Myyntiyksikkö- ja Myytävä tuote -valinnat.
Uuden tarjouksen luonti
Sovellukset-valikon Tarjoukset-näytöllä voit tarkastella ja luoda tarjouksia.
Tarjoukset-näytöllä valitse Uusi-toiminto. Toiminto avaa näytölle Uusi tarjous -dialogin, jossa voit valita tarjoukselle tietyn lajin tai valita mallipohjan, jonka pohjalta tarjous muodostuu. Lisää tarjoukselle kuvaus ja lopuksi valitse Luo-toiminto, jolloin tarjous muodostuu ja pääset syöttämään tarkemmat tiedot.
Tarjouksen luonnin jälkeen avautuu Tarjous-näyttö. Syötä tarjoukselle toimitusasiakas Toimitusasiakas-osion Numero-kenttään. Lisää tarjoukselle rivejä asiakastietojen alapuolella olevalla Uusi-toiminnolla. Hae riville nimike syöttämällä tuotekoodi Tuotekoodi-kenttään tai nimikkeen nimi Nimike-kenttään. Kun tarjous on valmis, tallenna se Tallenna-toiminnolla.
Sarakeasetuksista saat näkyviin lisää sarakkeita tai voit piilottaa jo näkyvissä olevia sarakkeita.
Tallennuksen jälkeen tarjous siirtyy Kesken-tilaan. Kun tiedät tarjouksen päätöksen, merkitse se tarjoukselle Tarjouksen päätös -toiminnolla.
Tarjouksen päätös -dialogissa voit merkitä syntyikö tarjouksesta kauppa, hävittiinkö se vai odottaako se vielä lopullista päätöstä.
Kun tarjouksesta syntyy kauppa, päätöksen merkinnän yhteydessä voit muodostaa tarjouksesta myyntitilauksen. Valitse mihin myyntitilauslajiin myyntitilaus muodostetaan. Kun valitset Avaa luotu myyntitilaus -valinnan, Tallenna-toiminnon jälkeen ohjelma avaa luodun myyntitilauksen.
Tarvittaessa voit muodostaa tarjouksesta suoraan myös laskun.
Uuden myyntitilauksen luonti
Sovellukset-valikon Myyntitilaukset-näytöllä voit tarkastella ja tehdä myyntitilauksia.
Mikäli olet jo luonut myyntitilauksen tarjouksesta, siirry ohjeen kohtaan Myyntitilauksen tulostaminen ja lähettäminen.
Luo uusi myyntitilaus Myyntitilaukset-näytön Uusi-toiminnolla. Toiminto avaa Uusi myyntitilaus -dialogin, jossa voit valita myyntitilaukselle haluamasi lajin ja syöttää kuvauksen. Valitse lopuksi Luo-toiminto, joka muodostaa uuden myyntitilauksen ja pääset syöttämään myyntitilauksen tarkemmat tiedot.
Syötä myyntitilaukselle asiakas Toimitusasiakas-osion Numero-kenttään. Lisää myyntitilaukselle rivejä asiakastietojen alapuolella olevalla Uusi-toiminnolla. Hae riville nimike syöttämällä tuotekoodi Tuotekoodi-kenttään tai nimikkeen nimi Nimike-kenttään. Kun myyntitilaus on valmis, tallenna se Tallenna-toiminnolla.
Myyntitilauksen tulostaminen ja lähettäminen
Kun haluat tulostaa myyntitilauksen, valitse Tulosta-valikosta haluamasi tuloste, esimerkiksi Tilausvahvistus.
Raportin valinta ohjaa sinut Raportointi-näytölle, jossa voit esikatsella myyntitilauksen tulostetta. Esikatsele-toiminnolla saat raportin esikatselun näkyviin.
Raportointi-näytön oikeassa yläkulmassa olevalla Lähetä sähköpostilla -toiminnolla voit lähettää myyntitilauksen raportin kopiona asiakkaan tai muun yhteyshenkilön sähköpostiin. Toiminnosta avautuvan Sähköpostin lähetys -dialogin Sähköposti-kenttään ehdotetaan oletuksena asiakkaan sähköpostiosoitetta, mutta voit muokata osoitetta tarpeen mukaan. Lisää Viesti-kenttään haluamasi viesti ja lisää tarvittaessa muita liitteitä Liitteet-osiossa. OK-toiminto lähettää viestin ja liitteet antamaasi sähköpostiosoitteeseen.
Saat kuittauksen onnistuneesta lähetyksestä.
Myyntitilauksen toimitus
Kun myyntitilaus on valmis toimitettavaksi, valitse Toimitus-toiminto.
Toiminto ohjaa sinut Myyntitilausrivien toimitus -näytölle, jossa voit merkitä toimitettavat nimikkeet. Mikäli toimitat myyntitilauksen kaikki nimikkeet yhdellä kerralla, valitse Merkitse määrät -toiminto, jolloin kaikki tilauksella olevat nimikkeet merkitään toimitettaviksi. Jos et halua toimittaa kaikkia nimikkeitä samalla kerralla, merkitse toimitettavat määrät manuaalisesti Toimittamattomat rivit -osion Toimitetaan-sarakkeeseen. Kun olet syöttänyt toimitettavat määrät tai käyttänyt Merkitse määrät -toimintoa, valitse Toimita-toiminto, jolloin merkitsemäsi nimikkeet asetetaan toimitettaviksi.
Myyntitilauksen laskuttaminen
Sovellukset-valikosta aukeavalla Laskutuskeskus-näytöllä voit muodostaa myyntitilauksista myyntilaskuja. Valitse Sovellukset-valikosta Laskutus.
Laskutuskeskus-näytön alaosassa on Laskuttamattomat-osio, josta näet laskuttamattomat tilaukset. Avaa Laskujen luonti -näyttö valitsemalla Myyntitilaukset.
Laskujen luonti -näytöllä valitse myyntitilaus, jonka haluat laskuttaa. Voit valita myyntitilauksen valmiista listasta tai etsiä esimerkiksi tietyn asiakkaan myyntitilausta vasemmassa reunassa olevilla hakuehdoilla. Kun olet syöttänyt hakuehdot, valitse Virkistä-toiminto, jolloin listaan haetaan hakuasi vastaavat tulokset.
Kun olet valinnut tilauksen, jonka haluat laskuttaa, valitse Laskuta-toiminto.
Laskuta-toiminto avaa Laskuta-dialogin, jossa voit halutessasi syöttää laskulle kuvauksen ja viestin. Koontilaskutus-valinta yhdistää saman asiakkaan myyntitilaukset yhdeksi laskuksi tai jos asiakkaalle on avoimena lähettämätön myyntilasku, yhdistyy uusi myyntilasku siihen. Kun haluat luoda myyntilaskun, valitse OK.
Laskutuksen ollessa valmis, avautuu näytön oikeaan reunaan Luodut laskut -paneeli. Numero-sarakkeessa olevaa laskunumeroa klikkaamalla voit avata myyntilaskun Lasku-näytölle.
Lasku-näytöllä voit vielä muokata myyntilaskun tietoja. Rivien edessä olevista pienistä nuolista voit lisätä rivikohtaisia lisätietoja. Valitse Tallenna-toiminto, kun haluat tallentaa mahdolliset muutokset.
Myyntilaskun tulostus
Valitse Tulosta-valikosta millä raporttipohjalla haluat tulostaa laskun. Voit tarvittaessa vaihtaa valintaa myöhemmin vielä Raportointi-näytöllä.
Raportointi-näytöllä voit esikatsella laskun kuvaa. Huomaa, että Esikatselu siirtää laskun Laskutettu-tilaan -valinnalla voit vaikuttaa siihen siirtyykö esikatselun jälkeen lasku Laskutettu-tilaan. Mikäli et halua laskun tilan muuttuvan, ota valinta pois käytöstä. Esikatsele-toiminnolla saat laskun esikatselun näkyviin. Lähetä sähköpostilla -toiminnolla voit lähettää laskun kuvan sähköpostitse asiakkaalle tai haluamallesi yhteyshenkilölle. Lataa raportti -toiminnolla voit ladata laskun kuvan laitteellesi.
Sähköpostin lähetys -dialogissa Sähköposti-kenttään ehdotetaan asiakkaan sähköpostiosoitetta, mutta voit muokata osoitetta tarpeen mukaan. Lisää Viesti-kenttään haluamasi viesti ja lisää tarvittaessa muita liitteitä Liitteet-osiossa. OK-toiminto lähettää viestin ja liitteet antamaasi sähköpostiosoitteeseen.
Sovellukset-valikon Logistiikkakeskus-näytöllä voit kirjata varastoon manuaalisesti tuotteiden saapumiset ja otot sekä inventoida tuotteita.
Mikäli sinulla esimerkiksi ei ole ostotilaustoimintoja käytössäsi (jolloin ohjelma päivittäisi automaattisesti varastosaldoja), voit syöttää tuotteet manuaalisesti suoraan ostolaskuilta varastosaldoille (Varasto tulo -toiminnolla). Myyntitilaukset ja myyntilaskut päivittävät automaattisesti varastosaldoa (varasto ottoina).
Varastoon tulo
Valitse logistiikkakeskuksesta Varasto tulo -toiminto. Hae Koodi-kenttään tuote joko alasvetovalikosta tai syötä tuotteen koodi tai nimike. Syötä vähintään määrä ja ostohinta sekä tarvittaessa selite ja klikkaa Tallenna, jolloin tuotteen varastosaldo kasvaa lisäämälläsi määrällä.
Inventointi
Valitse logistiikkakeskuksesta Inventointi-toiminto. Valitse ensin tuotekoodi, sekä varasto ja syötä Määrä-kenttään inventoimasi kappalemäärä (Ok-valinta tulee valituksi) ja Tallenna.
Huomaa, että ohjelman näkymä skaalautuu automaattisesti, jolloin voit käyttää inventointiin myös kännykkää helpottamaan työtäsi.
Valitse vasemmasta valikosta Raportit, josta löydät valmiit raporttipohjat laskutuksen, myynnin ym. osalta. Valittavissa olevat raportit näkyvät sinulle annettujen käyttöoikeuksien mukaisesti.
Raportin tulostat näytölle klikkaamalla haluamasi raportin nimeä, kuvan esimerkissä Laskupäiväkirja. Tarkista tulostaessasi raportin yläosassa rajaukset ja valitse sen jälkeen Näytä raportti.
Raportin voit siirtää useampaan eri tiedostomuotoon, esimerkiksi Exceliin, kuvan toiminnolla. Tiedostoja voit käsitellä joko omalla työasemallasi tai lähettää niitä esim. sähköpostin liitetiedostona.
