Tilitoimiston käyttäjä

Tilitoimistosi hoitaa puolestasi kaikki tarvittavat tekniset asiat, kuten verkkolaskujen avaukset, pankkivarmenteiden lisäykset ym. perusasetukset. Tarvitset kuitenkin tilin käyttäjähallintaan ennen kuin voit kirjautua Lemonsoft-ohjelmaan. Lisäksi tilitoimiston tulee:

lisätä sinut käyttäjäksi Lemonsoftin henkilörekisteriin tarvittavin henkilöroolein.
lisätä sinulle käyttäjähallinnassa oikea tuotepaketti sekä mahdolliset lisäpalvelut (tuotepaketti sisältää tarvittavat käyttöoikeudet ohjelmaan).

Seuraavassa on käyty läpi ohjelman perustoimintoja, joiden avulla pääset alkuun. LemonOnlinen laajemmat ohjeet löydät täältä.

Mikäli olet jo luonut tilin käyttäjähallintaan, siirry ohjeen kohtaan Ohjelmaan kirjautuminen.

Ennen kuin voit kirjautua Lemonsoftiin, sinun tulee luoda tili käyttäjähallintaan. Käyttäjähallinta on Lemonsoftin nykyaikainen mikropalvelu, jonka avulla tilitoimistosi hallitsee käyttäjien käyttöoikeuksia.

Luo tili käyttäjähallintaan

Mene käyttäjähallintaan: um.lemonsoft.eu ja valitse Sign up now / Rekisteröidy.
Syötä sähköpostiosoitteesi ja valitse tämän jälkeen Send verification code / Lähetä vahvistuskoodi.
Ohjelma ilmoittaa vahvistuskoodin eteenpäin lähettämisestä.
Avaa sähköpostista ”Tilin Lemonsoft Oyj sähköpostin vahvistuskoodi” -viesti. Syötä saamasi koodi vahvistuskoodille varattuun kenttään (Verification code) ja valitse Verify code / Vahvista koodi.
Anna tämän jälkeen itsellesi salasana, vahvista salasana toiseen kertaan ja valitse Create / Jatka.
Salasanavaatimukset; vähintään 8 merkkiä, pitää löytyä isoja ja pieniä kirjaimia, numero ja erikoismerkki. Salasana ei saa myöskään sisältää ääkkösiä. Huomaa, että tähän syöttämäsi salasana on vain Lemonsoft-ohjelman käyttöä varten eli salasanan ei siis tarvitse olla sähköpostisi salasana.
Tilin luonnin jälkeen aukeaa käyttäjähallinta, jonka voit sulkea. Tili on nyt luotu onnistuneesti ja voit kirjautua Lemonsoftiin, alla olevan ohjeen (Ohjelmaan kirjautuminen) mukaisesti.

LemonOnline-kirjautuminen

LemonOnline-ohjelmaan kirjaudut selaimella tilitoimistoltasi saamaasi osoitteeseen. Syötä alla olevassa kirjautumisruudussa sähköpostiosoitteesi ja salasanasi ja valitse Sign in / Kirjaudu sisään.

(Sähköpostiosoitteesi tässä on edellä olevassa Tilin luonti käyttäjähallintaan -ohjeen kohdassa 2. antamasi sähköpostiosoite ja salasana on kohdassa 5. antamasi salasana).

Kirjautumisen jälkeen aukeaa Yritysvalinta-näkymä, jossa näet ne yritykset, joihin sinulla on käyttöoikeudet. Valitse haluamasi yritys listalta, jolloin LemonOnlinen etusivu aukeaa.

LemonOnlinen etusivua voit personoida widgeteillä, jolloin näet etusivulla haluamasi tiedot. Widgettejä lisäät joko kuvassa näkyvästä keltaisesta + kuvakkeesta tai voit lisätä ohjelman oletuswigetit Lisää oletusvidgetit -painikkeesta. Lisätietoja widgeteistä LemonOnline-ohjeessa.

Kuvassa avattuna myös vasemman valikon sitruuna-ikonista MyLemon, josta löydät kaikki sinulle osoitetut hyväksynnät, kuten ostolaskut ja työtunnit.

Alla olevassa kuvassa näet etusivulle lisättynä ohjelman oletuswigdetit. Huomaa, että isommalla resoluutiolla ja näytöllä tiedot asettuvat paremmin näytölle. Tarvittaessa voit muokata (vaihtaa widgettien paikkaa) ja poistaa ylimääräisiä käytöstä, oikean yläkulman Muokkaa etusivua -kuvakkeesta.

Asiakastiedot

Sovellukset-valikon Asiakastiedot-näytöllä voit lisätä, tarkastella ja ylläpitää asiakastietoja.

Uuden asiakkaan lisäys

Lisätäksesi uuden asiakkaan valitse Asiakastiedot-näytöllä Uusi asiakas -toiminto. Voit syöttää asiakkaan perustiedot kenttiin manuaalisesti tai hakea ne automaattisesti YTJ:stä syöttämällä asiakkaan Y-tunnuksen Y-tunnus-kenttään ja valitsemalla YTJ-toiminnon. Ohjelma hakee näytölle tiedot YTJ:stä. Täydennä tai muuta tietoja tarvittaessa. Lopuksi valitse Tallenna-toiminto, joka tallentaa uuden asiakkaan asiakastietoihin.

Seuraavaksi merkitse asiakastiedoissa Lisätiedot-välilehdellä, onko kyseessä asiakas vai toimittaja. Voit myös merkitä molemmat.

Lisää sitten Laskutus-välilehdelle Laskutustapa-kenttään tapa, jolla haluat laskuttaa asiakasta. Syötä tarvittaessa erillinen laskutusasiakas välilehden yläosassa olevaan Laskutusasiakas-kenttään. Näin laskut ohjautuvat kyseiselle laskutusasiakkaalle.

Kun asiakastiedot on annettu, tallenna tiedot Tallenna-toiminnolla. Voit milloin tahansa palata muokkaamaan asiakastietoja.

Uuden tuotteen lisäys

Nimikerekisterissä voit lisätä, muokata ja poistaa nimikkeitä eli tuotteita ja palveluita.
Nimikerekisterin löydät Sovellukset-valikosta valitsemalla Nimikerekisteri.

Uuden tuotteen luot Uusi-toiminnolla. Syötä tuotteelle tuotekoodi ja nimike ja klikkaa Tallenna.

Tämän jälkeen voit täydentää tuotteelle tarkemmat tiedot. Syötä tuotteelle vähintään Ohjehinta ja Myytävä tuote -valinta sekä valitse Yksiköt-välilehdellä, millä yksiköllä haluat tuotetta laskuttaa, esim. kpl tai h. Lisää myös Myyntiyksikkö-valinta, jolloin ohjelma ehdottaa kyseistä yksikköä automaattisesti tarjoukselle, tilaukselle ja laskulle. Lopuksi tallenna muutokset valitsemalla Tallenna.

Mikäli sinulla ei ole erillisiä tuotteita, etkä halua seurata tuotekohtaista myyntiä, voit lisätä nimikerekisteriin tuotteen esim. nimellä kertatuote, jonka nimeä ja ohjehintaa päivität tarvittaessa suoraan myyntitilaukselle tai laskulle. Lisää kuitenkin kertatuotteellekin nimikerekisteriin em. Myyntiyksikkö- ja Myytävä tuote -valinnat.

Uuden tarjouksen luonti

Sovellukset-valikon Tarjoukset-näytöllä voit tarkastella ja luoda tarjouksia.

Tarjoukset-näytöllä valitse Uusi-toiminto. Toiminto avaa näytölle Uusi tarjous -dialogin, jossa voit valita tarjoukselle tietyn lajin tai valita mallipohjan, jonka pohjalta tarjous muodostuu. Lisää tarjoukselle kuvaus ja lopuksi valitse Luo-toiminto, jolloin tarjous muodostuu ja pääset syöttämään tarkemmat tiedot.

Tarjouksen luonnin jälkeen avautuu Tarjous-näyttö. Syötä tarjoukselle toimitusasiakas Toimitusasiakas-osion Numero-kenttään. Lisää tarjoukselle rivejä asiakastietojen alapuolella olevalla Uusi-toiminnolla. Hae riville nimike syöttämällä tuotekoodi Tuotekoodi-kenttään tai nimikkeen nimi Nimike-kenttään. Kun tarjous on valmis, tallenna se Tallenna-toiminnolla.

Sarakeasetuksista saat näkyviin lisää sarakkeita tai voit piilottaa jo näkyvissä olevia sarakkeita.

Tallennuksen jälkeen tarjous siirtyy Kesken-tilaan. Kun tiedät tarjouksen päätöksen, merkitse se tarjoukselle Tarjouksen päätös -toiminnolla.

Tarjouksen päätös -dialogissa voit merkitä syntyikö tarjouksesta kauppa, hävittiinkö se vai odottaako se vielä lopullista päätöstä.

Kun tarjouksesta syntyy kauppa, päätöksen merkinnän yhteydessä voit muodostaa tarjouksesta myyntitilauksen. Valitse mihin myyntitilauslajiin myyntitilaus muodostetaan. Kun valitset Avaa luotu myyntitilaus -valinnan, Tallenna-toiminnon jälkeen ohjelma avaa luodun myyntitilauksen.

Tarvittaessa voit muodostaa tarjouksesta suoraan myös laskun.