Ennustebudjetin ja budjetin eroavaisuudet

Finazillan budjeteista löytyy omat pohjansa sekä niin sanotulle tavalliselle budjetille, että ennustebudjetille. Käyttäjät voivat vapaasti valita kumpaa he käyttävät - tai käyttää molempia. Budjetteja ja ennustebudjetteja voi olla ihan niin monta kuin yrityksen tarpeisiin tarvitaan. Budjetissa ja ennustebudjetissa on pieniä eroja, jotka on hyvä tiedostaa.

Budjetti

Suurin ero ennustebudjettiin nähden on toteumadatan tuomisessa. Tavalliseen budjettiin ei yleensä tuoda toteumadataa lainkaan pohjalle, vaan budjetin luvut ovat ennustetta eli arviota valitulle ajanjaksolle. Usein ajanjakso on 12 kuukautta, mutta budjettia luodessa ajanjakso voidaan valita vapaasti omien tarpeiden mukaan.

Kun budjetti on tehty valmiiksi valitulle ajanjaksolle, budjetti lukitaan, eikä siihen tehdä enää muutoksia. Lukitus lukitsee sekä pääbudjetin, että kaikki osabudjetit. Näin toimien saadaan talteen koskematon ennuste alkuperäisessä muodossa.

Ennustebudjetti

Forecast budjetin toiminta-ajatuksena vastaavasti on, että toteumadata päivittyy kyseiseen ennustebudjettiin aina kun uutta toteumadataa on saatavilla. Toteuman päivittäminen tapahtuu helposti joko real balance end date -päivää päivittämällä, tai käyttämällä lukituspäivää. Ennusteluvut korvautuvat aina toteumadatalla sitä mukaa, kun real balance end date -päivää päivitetään, tai jos käytetään lukituspäivää, lukituspäivää muuttamalla.

Budjetointiprosessi

Budjetointiprosessi etenee useimmiten siten, että yritykselle luodaan budjetti vaikkapa vuodelle 2025. Kun budjetti on valmistunut, se lukitaan, eikä muutoksia enää tehdä budjettiin.

Tämän jälkeen lukitusta budjetista otetaan kopio, jonka tyypiksi vaihdetaan forecast budget. Kopio tehdään samalle vuodelle 2025. Tätä versiota voidaan muokata ja sitä voidaan verrata alkuperäiseen lukittuun budjettiin.

Kun budjetin tyyppi on forecast budget, muuttuu lock date -kenttä real balance end date nimiseksi kentäksi. Tällä kentällä määritellään mihin päivään saakka ennustebudjettiin halutaan tuoda toteumadataa.

Kun yritys alkaa tekemään vuoden 2026 budjettia, voidaan edellisen vuoden budjetin rakenne ottaa pohjaksi kopioimalla vuoden 2025 budjetti. Kopio voidaan ottaa myös ennustebudjetista, mutta tällöin tulee muistaa vaihtaa budjetin tyypiksi budget eikä forecast budget.

Mikäli pohjaksi halutaan ottaa vuoden 2025 budjetti lukuineen, voidaan tässä hyödyntää budjetin kopioimista "move for months" toiminnolla, jota on kuvattu artikkelissamme täällä.