Uuden kohderyhmän muodostat joko Kohderyhmät- tai Kohderyhmä-näytöltä Uusi kohderyhmä -toiminnolla. Voit myös luoda kohderyhmän CSV-tuontiaineistosta. Käydään molemmat tavat läpi seuraavassa.
Kohderyhmän luonti CSV-tuonnin kautta
Voit luoda uuden kohderyhmän myös Kohderyhmä-näytön Toiminnot-valikon Tuo tiedostosta -toiminnolla.
Kohderyhmän luonti Uusi kohderyhmä -toiminnolla
Seuraavassa esimerkissä haluan kutsua lähiseudun asiakkaita aamukahville. Valitsen siis tapahtuman tyypiksi Tilaisuus ja nimeän tapahtuman sopivasti.
Kohderyhmän Perustiedot-välilehdellä voit kuvailla tapahtumaa tarkemmin.
Koska kyseessä on asiakastapahtuma, syötän Tapahtuma-välilehdellä lisätietoja tapahtumasta.
Kohderyhmään voit lisätä henkilöitä antamalla ohjelmalle rajausehtoja, joiden perusteella ohjelma sitten valitsee osalliset kohderyhmään. Avaa rajausehdot Suodatus-toiminnosta, joka avaa kuvan Kenttä- ja Ehto-rajauskentät.
Esimerkissä haluan kutsua aamukahville Tampereen lähettyvillä toimivia asiakkaita. Ensimmäiseksi rajauskentäksi valitsen asiakaslajin, annan sille ehdon IS, ja sitten kerron, mitkä asiakaslajit haluan mukaan eli tässä tapauksessa haluan kutsua kaikki asiakasrekisterin Asiakkaat-lajiin perustetut asiakkaat. Lisää ehto -toiminnolla viimeistelen ensimmäisen hakuehdon.
Seuraavaksi lisään toisen hakuehdon. Haluan mukaan ne yhteyshenkilöt, jotka olen merkinnyt tapahtumiin kutsuttaviksi (Asiakasrekisterin Yhteyshenkilöt-välilehdelle on annettu henkilöille Tapahtumat-ominaisuus). AND-operaattori tarkoittaa, että molempien ehtojen on oltava voimassa. Lisää ehto -toiminnolla viimeistelen toisen hakuehdon.
Viimeiseksi teen vielä rajauksen Tampereen lähellä oleviin yrityksiin, otan mukaan postinumerovälin 33100 - 39100. Lisää ehto -toiminnolla viimeistelen hakuehdon.
Virkistä-kuvake käynnistää varsinaisen hakutoiminnon, joka päivittää kohderyhmän henkilöt listalle. Kohderyhmän rajauksia voit muokata ja listan voit luoda uudelleen koska vain, eikä se edellytä koko kohderyhmän poistoa. Poista rajaukset -toiminnolla voit tyhjätä antamasi rajausehdot.
Voit täydentää kohderyhmään yhteyshenkilöitä Lisää rivi -toiminnolla, jos haluat lisätä jälkikäteen listalle henkilöitä, jotka eivät osuneet laatimaasi hakuun. Yhteyshenkilöhaku-lista näyttää kaikkien asiakkaiden ja toimittajien yhteyshenkilöt, mutta jos valitset Asiakashaku-kenttään asiakkaan, listaa ohjelma Yhteyshenkilöhaku-kenttään vain ko. asiakkaan yhteyshenkilöt. Poista rivit -toiminnolla voit poistaa valitsemasi rivit (henkilöt) kohderyhmältä.
Toiminnot-valikon Vie tiedostoon -toiminnolla voit viedä kohderyhmän tiedot haluamassasi muodossa tiedostoon, joka latautuu koneellesi. Ohjelma lataa tiedoston siinä muodossa, kuin tiedostonimen pääte on asetettu (.txt/.csv), tiedostopolkua ei tarvita. Voit esimerkiksi ladata osallistujien sähköpostiosoitteet muistioon ja sitä kautta viedä nämä vaikkapa uutiskirjeen vastaanottajiksi.
Toiminnot-valikon Uusi CRM-tapahtuma -toiminnolla voit luoda kaikille kohderyhmän osallisille CRM-tapahtuman. Ohjelma luo tapahtuman erikseen jokaiselle yhteyshenkilölle. Näin voit esimerkiksi tarkastaa, ketkä ovat olleet mukana koulutuksissa.