LemonOnline LemonFiles

LemonFiles on pilvipohjainen tiedonhallintaratkaisu. Ratkaisun avulla hallitset organisaatiossasi olevia tiedostoja niiden sisällön ja merkityksen avulla.

Tiedot voivat olla mitä tahansa muotoa kuten asiakirjoja, kuvia tai vaikkapa videoita. Pilvipalvelu on suunniteltu isojen tietomäärien tallentamiseen, joten esimerkiksi kuvien koossa ei tarvitse pihistellä. Voit käyttää tietoja paikasta ja ajasta riippumatta, kunhan käytössäsi on Internet-yhteys sekä älypuhelin, tablet tai tietokone.

Käyttöönotto

Käyttöönotto on hyvin suoraviivaista:

• Rekisteröi yrityksesi LemonHub-palveluun

• Aktivoi käyttäjille OFI (LemonFiles) -lisenssi

• Määrittele tiedostotyypit

Rekisteröityminen LemonHub-palveluun

Yrityksen rekisteröinti LemonHub-palveluun varmistaa samalla, että yrityksesi on Lemonsoftin asiakas, eikä tietoihin pääse käsiksi ulkopuolinen taho. Rekisteröinti luo tietosuojatun yhteyden LemonFiles-palveluun. Tee rekisteröinti Lemonsoft-ohjelmassa kohdassa Asetukset | Yritystiedot | LemonHub. Syötä yrityksesi tiedot ja valitse Rekisteröi yritys. Jos olet jo aiemmin rekisteröinyt yrityksesi LemonHubin käyttäjäksi, mutta muutat yrityksesi tietoja, käytä toimintoa Tallenna muutos.

Lisenssin aktivointi

Aktivoi käyttäjille OFI (LemonFiles) -lisenssi. Lisenssillä LemonFiles aktivoituu käyttöösi Lemonsoft-ohjelman lisäksi myös LemonOnlinessa.

 Linkkityypit

Linkkityyppien avulla luokittelet LemonFilesin sisältämät tiedostot. Linkkityyppejä voivat olla esimerkiksi asiakassopimus, tuote-esite, turvatiedote ja projektimuistio. Määrittele tiedostotyypit ohjelmassa kohdassa Asetukset | Valintalistat | Linkkityypit.

LemonFiles hyödyntäminen

 Voit hyödyntää LemonFilesia esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

 Dokumenttien hallinta

Tallenna kaikki dokumenttisi LemonFilesiin ja luokittele ne metatiedon avulla. Tiedot löytyvät helposti ja ovat kaikkien saatavilla määrittelemiesi käyttöoikeuksien puitteissa.

 Kun otat tiedoston muokkaukseen, tiedosto muuttuu varatuksi, eivätkä muut käyttäjät voi muokata sitä samaan aikaan. Tämä takaa sen, ettei yhteisen tiedoston käsittelyssä synny ristiriitoja ja tieto pysyy ajantasalla.

 Kun organisaatiosi kaikki tiedostot ovat samassa paikassa, on niistä kaikille käytössä uusin versio, eikä tiedostoja ole siroteltuna omille tietokoneille tai lähiverkon palvelimien eri kansioihin. Kaikki pääsevät myös tiedostoihin käsiksi mistä ja milloin tahansa. VPN-yhteyksiä, palomuurien puhkomisia, tai muita taikatemppuja ei tarvita, sillä pelkkä Internet-yhteys riittää. Tietoturva on korkealla ja luotettavalla tasolla.

 Tuotedokumentit

Voit tallentaa tuotteeseen liittyvät esitteet, tuoteselosteet, CAD-kuvat ja muut vastaavat LemonFilesiin. Näet yksittäiseen tuotteeseen liittyvät dokumentit suoraan nimikkeen tiedoista. Metadataa hyväksi käyttämällä dokumentit voidaan lajitella ja ryhmitellä myös harvinaisempien tarpeiden mukaan.

Nimikkeen linkki tulee myös myyntitilaukselle, kun lisäät nimikkeen tilaukselle. Jos lisäät vielä myyntitilaukselle linkkejä ja siirrät työn tuotantoon, näet tuotantotyöllä (tuotantolista, tuotannon työjono ja työmääräin) nimikkeen ja tilauksen linkit ja voit vielä lisätä tuotantotyöhön liittyviä linkkejä.

 Sopimukset

Liiketoimintaan liittyy paljon erilaisia sopimuksia toimittajien, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Kun tallennat sopimukset LemonFilesiin, löydät ne nopeasti haluamasi asiayhteyden mukaan ja uusin sopimus on aina tallessa. Käyttöoike uksia määrittelemällä saat jaettua sopimukset oikeiden henkilöiden kanssa.

 Projektidokumentaatio

Projekteihin liittyy tyypillisesti paljon dokumentaatiota. Voit tallentaa projektin muistiot ja muut dokumentit LemonFilesiin, jolloin projektidokumentit ovat koko projektitiimin nähtävillä ja käytettävissä selkeässä näkymässä. Voit myös parantaa projektisi läpivientiä, jos jaat projektin dokumentit myös projektiin osallistuville asiakkaan henkilöille.

Open