Työasemaversion käyttäminen

Löydät LemonFilesin valitsemalla Järjestelmä | LemonFiles tai työkalurivin -toiminnolla. LemonOnline-version ohjeen linkistä LemonOnline LemonFiles.

LemonFilesin pääruutu jakautuu eri lohkoihin, joiden näkyvyyttä voit hallita työkalurivin - toiminnoilla.

Open

LemonFiles työasemaversiossa.

Kansiot-kohdasta näet virtuaalisen hakemistorakenteen. Voit luoda kansioita työkalurivin painikkeilla  tai tilannekohtaisesta valikosta. Lisäksi voit asettaa kansiokohtaisia oikeuksia.

Open

Kansion tilannekohtainen valikko.

Ohjelma lataa valitsemasi kansion alla olevat alikansiot, kun klikkaat kansion kuvaketta. Oletusarvoisesti koko rakenne ei ole näkyvillä, jotta tiedostot voitaisiin ladata mahdollisimman nopeasti.

Tiedostot-kohdassa näet valitsemasi kansion sisältämät tiedostot. Pääset tiedoston ominaisuuksiin tilannekohtaisen valikon toiminnolla Asetukset. Asetuksissa voit määritellä tiedoston Tyypin ja Kuvauksen.

Voit lisätä ja poistaa tiedostoja työkalurivin toiminnoilla  tai tilannekohtaisen valikon vastaavilla toiminnoilla. Voit lisätä tiedostoja laitteeltasi raahaamalla tiedoston Tiedostot-kohtaan. Myös tiedoston siirtäminen LemonFilesissa toiseen kansioon onnistuu raahaamalla.

Metatiedot-kohdassa näet valitun tiedoston metatiedot. Metatietojen avulla linkität tiedoston Lemonsoft-ohjelmiin. Tämä linkitys hoituu automaattisesti, kun lisäät tiedostoja suoraan Linkit-toiminnon avulla.

Lisää ja poista metatietoihin parametreja työkalurivin toiminnoilla  tai tilannekohtaisen valikon toiminnoilla. Valitse aluksi Ohjelma. Anna sen jälkeen parametri. Kun kirjoitat parametria, ohjelma hakee tietoa ja ehdottaa ensimmäistä löytämäänsä parametria. Voit valita ehdotuksen klikkaamalla sitä. Parametri tarkoittaa ohjelman avaintietoa eli numeroa, esimerkiksi asiakasta tai toimittajaa. Tämän tiedon avulla tiedosto linkittyy oikeaan ohjelmaan tai ohjelmiin. Voit lisätä parametreja yhdellä kertaa kaikille valitsemillesi tiedostoille.

Open

Parametrin lisääminen.

Käyttöoikeudet-kohdassa voit hallita tiedoston käyttöoikeuksia. Oletusarvoisesti tiedostoon pääsevät käsiksi kaikki, joilla on OFI-lisenssi. Voit rajata käyttöoikeuksia lisäämällä tiedostolle tietyt roolit, joilla tiedostoja on mahdollista tarkastella. Mikäli lisäät tiedostolle yhdenkin roolin, voi tiedostoa tämän jälkeen käsitellä ja nähdä vain käyttäjät, joilla on kyseinen rooli. Hallinnon pääkäyttäjä näkee kuitenkin aina kaikki tiedostot. Voit lisätä rooleja työkalurivin toiminnoilla  tai tilannekohtaisesta valikosta.

 Tiedoston käyttöoikeudet voi asettaa myös yläpalkin painikkeilla. Kansion oikeudet asetetaan Kansion oikeudet -toiminnon avulla. Toiminto löytyy, kun valitset kansion hiiren oikealla painikkeella.

Tiedostojen käsittely

Kun tuplaklikkaat tiedostoa, ohjelma kysyy ”Varataanko tiedosto(t) muokkaukseen?”. Mikäli aiot tehdä tiedostoon muutoksia, varaa tiedosto. Kun olet tehnyt muokkaukset ja tallennat tiedoston LemonFilesiin, vapautuu se samalla takaisin muiden muokattavaksi.

Voit myös esikatsella tiedostoa ottamalla esikatseluruudun näkyviin yläosan työkalurivin toiminnolla.

Mikäli tarvitset tiedostosta kopion omalle laitteellesi, lataa tiedosto työkalurivin toiminnolla.

Open

Lataa tiedostot -toiminto.

Jos haluat lähettää linkin tiedostoon, kopioi linkki ensin leikepöydälle tiedoston tilannekohtaisen valikon toiminnolla Kopioi linkki. Liitä linkki tämän jälkeen esimerkiksi sähköpostiviestiin. Viestin vastaanottaja pääsee tiedostoon käsiksi linkin avulla.

Tiedon haku

Voit hakea tiedostoja monella eri tavalla. Jos tiedät tiedoston tarkan nimen ja tiedostomuodon, kirjoita ne hakukenttään, esimerkiksi liite.pdf ja paina Enter. Jos tarkka nimi ei ole tiedossa, voit laajentaa hakua käyttämällä %- tai *-merkkiä joko hakusanan edessä, perässä tai molemmissa päissä. Tämä hakee tiedostoja joko päättyen, alkaen tai sisältäen hakusanasi. Lisää hakusana LemonFiles-näytön oikeassa yläkulmassa olevaan tyhjään kenttään ja paina Enter.

Open

Hakukenttä.

Voit antaa hakutietoon myös pelkän tuotekoodin, asiakasnumeron tms., jolloin ohjelma hakee avaintiedolla. Tällöin tosin kannattaa rajata haku koskemaan vain tiettyjä ohjelmia. Ohjelmarajaukset voit tehdä Ohjelma-pudotusvalikosta hakukentän alta. Haku toimii ilman rajaustakin, mutta tiedostoja voi löytyä turhan paljon.

Voit kohdistaa haun vain tiettyihin tiedostotyyppeihin Tyyppi-pudotusvalikosta. Jos haluat kaikki valitsemasi tyypin dokumentit, jätä hakukenttä tyhjäksi ja paina Enter.