Logistiikan käyttöönotto

Ennen käyttöönottoa on hyvä keskustella/pohtia yrityksen prosesseja, niiden mahdollisia muutos- ja kehitystarpeita, esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla.

Nimikerekisteri

• Mitä lisätietoja nimikkeistä on tarpeellista kirjata perustietojen lisäksi?

• Miten nimikkeitä halutaan ryhmitellä ja luokitella?

• Onko käytössä EAN-koodit ja eri pakkauskokoja?

• Tarvitaanko mittatietoja (pituus, leveys, korkeus) toimituksiin, tuotantoon tai muihin toimintoihin?

• Onko tuotteilla kokolajitelmia tai väri-/hintaryhmäkäsittelyä?

• Tarvitaanko sarjanumero- tai eränumeroseurantaa? Jos kyllä, millä tarkkuudella?

• Onko tuotteilla useita toimittajia ja erillisiä toimittajan tuotenimikkeitä?

• Käytetäänkö useita eri yksiköitä (kg, kpl, m² jne.) ja onko tarpeen määrittää yksikkökohtaisia oletusmääriä?

• Miten tuotteen nettohinta muodostuu?

Tuoterakenteet

• Käytetäänkö tuoterakenteita (reseptejä, pakettituotteita)?

• Onko tarpeen tukea muuntuvia rakenteita (tilausten mukaan mukautuvat rakenteet)?

Hinnastot

• Käytetäänkö asiakas- ja/tai toimittajakohtaisia hinnastoja?

• Millä logiikalla hinnat määräytyvät (alennusprosentti, sovittu hinta, määräkohtainen hinnoittelu, tuoteryhmäkohtaiset alennukset jne.)?

• Tarvitaanko kampanjahinnastoja?

• Miten hinnastot toimitetaan asiakkaille (PDF, Excel, Word)?

Varastohallinta

• Käytetäänkö useita varastoja (raaka-ainevarasto, puolivalmistevarasto, asiakaskohtaiset varastot jne.)?

• Onko ulkoistettuja varastoja ja miten tiedonsiirto hoidetaan?

• Käytetäänkö varastoissa hyllypaikkoja (kiinteät vai vaihtuvat)?

• Tehdäänkö varastosiirtoja eri varastojen välillä?

• Miten inventointi tehdään?

• Onko nimikkeillä varasto- tai hyllykohtaisia minimivarastomääriä?

• Mitä varastonhallinnan raportteja tarvitaan (esim. varastonarvo, saldot, ryhmittelyt)?

Ostotilaukset

• Mitä ostotilauslajeja käytetään (kotimaa, EU, EU-ulkopuolinen)?

• Ketkä kirjaavat ostotilauksia ja onko tarvetta rajoittaa ostettavien tuotteiden hallintaa?

• Mistä ostotarpeet muodostuvat (varastotarpeet, myyntitilaukset, tuotanto jne.)?

• Tehdäänkö ostotarjouspyyntöjä ja kirjataanko ostotilausten vahvistukset?

• Tehdäänkö ostoja muussa valuutassa kuin EUR?

• Käytetäänkö ostotilauskohtaisia kulukertoimia?

• Onko tarvetta lisätä ostotilaukselle toimitusosoitteita, lisätekstejä tai liitteitä?

• Miten ostotilausten saapuminen kirjataan ja miten hyllytys tehdään?

Myyntitilaukset

• Mitä myyntitilauslajeja käytetään (kotimaa, EU, EU-ulkopuolinen)?

• Mistä myyntitilaukset kirjataan (suoraan, tarjouksista, integraation kautta)?

• Tarvitaanko ennakkolaskutusta (Proforma-laskut)?

• Mitä asiakastietoja myyntitilauksille kirjataan (toimitusasiakas, laskutusasiakas jne.)?

• Onko tarpeen rajata myyntitilausten näkyvyyttä käyttäjien välillä?

• Tarvitaanko myyntitilaukselle lisätekstejä tai dokumentteja?

• Tarvitaanko asiakaskohtaisia tuotekoodeja ja -nimikkeitä myyntitilauksille?

• Jos käytetään sarjanumero-/eränumeroseurantaa, missä vaiheessa ne määritellään (tilauksen vai toimituksen yhteydessä)?

Myyntitilauksen lisätoiminnot ja hinnoittelu

• Käytetäänkö tilaus- ja tilausrivikohtaisia alennuksia tai lisiä?

• Tarvitaanko myynnin jakamista eri myyjien kesken?

• Miten myyntikate muodostuu (varaston keskiostohinta, edellinen ostohinta, toimittajan ostohinta jne.)?

Myyntitilausprosessi ja toimitukset

• Miten myyntitilaus etenee prosessina (tilaustilat: kirjattu, vahvistettu, toimituslupa, laskutuslupa jne.)?

• Voiko tilausrivikohtaisesti olla eri toimituspäiviä?

• Lähetetäänkö asiakkaille tilausvahvistuksia ja missä muodossa?

• Tehdäänkö varastokeräily ennen toimitusta ja millä menetelmällä?

• Tehdäänkö tilauksista koontitoimituksia?

• Käytetäänkö kuljetustilausten hallintaan ulkoisia järjestelmiä (Unifaun, Consignor)?

• Miten toimitusmaksut ja kuljetuskustannukset käsitellään?

• Mitä dokumentteja toimituksista tarvitaan (lähete, rahtikirja, kollilaput jne.)?

Laskutus ja raportointi

• Meneekö tilaukset automaattisesti laskutukseen vai laskutetaanko ne tietyin aikavälein?

• Mitä raportointitarpeita on perusraporttien lisäksi (esim. tilauskanta, toimitusvarmuus, laskuttamattomat tilaukset)?