Taloushallinto

Projektin taloushallinto sisältää laskujen litteroinnin ja hyväksynnän, myyntilaskutuksen sekä budjetoinnin. Näyttö koostuu eri osioista, joita voit suurentaa koko näytön kokoiseksi kunkin osion oikeasta yläkulmasta.

Kuva: Projektin taloushallintonäkymä. Näytön osioita saat suurennettua koko näytön kokoiseksi osioiden (esim. Materiaalilaskut-osion) oikean yläkulman nuoli-kuvakkeesta.

Näytön vasemman reunan toiminnot

Asetukset-kohdassa määrität, miltä ajalta projektin tiedot näytöllä näkyvät. Vakiona on muutamia pikavalintoja, kuten viimeiset 30 päivää. Summat ovat oletuksena Alv0%, mutta Näytä Alv.hinnat -valinnalla näet summat myös verollisena. Voit suodattaa laskuja näytölle litteran, projektin tai kategorian mukaan sekä laskun tilan mukaan. Kustannusseuranta muuttaa luvut näiden suodatusten mukaiseksi, ja näyttää vain nämä laskut.

Kuva: Asetukset.
Työntekijät-osiossa näet sekä yrityksen omien työntekijöiden että alihankkijoiden projektille kirjatut tunnit ja näiden summat (h ja €). Ylimpään Yhteensä-kohtaan ohjelma laskee em. tiedot yhteen. Klikkaamalla yrityksen nimeä, aukeaa alapuolelle tiedot työntekijätasolla. Ratas-kuvakkeesta voit asettaa kaikille yrityksen työntekijöille tuntihinnan, kuvan mukaisesti. Tieto päivittyy työntekijöille Tallenna-toiminnolla, jolloin myös työntekijän kustannustiedot (€) päivittyvät.
Aliurakointilaskut-kohdassa näet alihankkijoilta tulleet laskut. Laskut päivittyvät kyseiselle projektille automaattisesti laskulla olevien tietojen mukaan. Yläosan Yhteensä-osiossa näet kaikkien alihankkijoiden laskut yhteensä (määrä ja summa). Lisäksi näet hyväksyttyjen ja hyväksymättömien laskujen määrät (ao. kuvan värikuvakkein) sekä verottajalle lähetettyjen ja lähettämättömien laskujen määrät (värikuvakkein).

Klikkaamalla alihankkijan nimeä, aukeaa kyseisen alihankkijan laskut allekkain. Laskun valinta avaa kuvan näytölle, ao. kuvan mukaisesti, jossa voit mm. lisätä litteratiedot (myös rivikohtainen litterointi on mahdollista) tai voit vaihtaa projektia. Kuvan projektilla on oletuksena projektin tiedoissa, että lasku huomioidaan verottajailmoitukseen, mutta voit tiedon myös tässä vaihtaa.

Alaosasta löydät Hylkää- ja Hyväksy-toiminnot, joilla voit hylätä tai hyväksyä laskun. Laskun hyväksynnän jälkeen lasku siirtyy automaattisesti Procountor- tai Fennoa-ohjelmaan hyväksyttynä. Tämän jälkeen lasku voidaankin sitten maksatuslistalta poimia maksuun.

Näytön keskiosan toiminnot | Projekti-välilehti

Yläosassa näet projektin litterat ja kategoriat kaavioina sen mukaan, miten laskuja on näihin lajiteltu. Näiden alapuolella näet laskutustilanteen graafina valitsemaltasi ajalta ja tämän alapuolella budjetoidun liikevaihdon, budjetoidut kustannukset, budjetoidun katteen (% ja €) sekä urakan erotuksen ja urakkakatearvion (%).

Projektin kokonaisbudjetti -toiminnolla luot projektille kokonaisbudjetin, jossa voit myös syöttää budjetin jakajan eli jos budjetti halutaan jakaa esimerkiksi 10 asuntoa kohden.
Litterabudjetti-toiminnolla pääset luomaan litteroille budjetin. Listalla näet ne litterat, jotka olet projektin tiedoissa määritellyt. Näytöllä voit mm. ennustaa, päivittää ja kommentoida budjettia. Näytön yläosan toiminnoilla voit tarkastella esim. alkuperäistä budjettia, muokattua budjettia tai toteutunutta budjettia.
Alaosassa näet sitten vielä litteroittain sekä litterat yhteensä seuraavin sarakkeiden: Budjetoitu, Toteutunut: Kustannustoteuma (%), Tulevat kustannukset, Arvioitu valm. kustannukset sekä Erotus valmiina. Lisää littera -toiminnolla voit myös luoda uuden litteran.
Mikäli tarkastelet taloushallintonäkymää työnantajatasolla, näet litteroiden sijaan listalla kaikkien projektien tiedot yrityksittäin. Tällöin voit esimerkiksi avata ao. kuvan mukaisesti valitsemasi projektin ja sen alta valitsemasi yrityksen kohdalta ratas-kuvakkeen, jossa voit luoda yritykselle lajittelusäännön. Voit esimerkiksi määrittää, että kaikki kyseiseltä yritykseltä tulevat laskut kirjataan projektille x ja kategoriaan Vuokrat. Lajittelusääntö koskee kaikkia työnantajan projekteja.
Hae laskuja -toiminto on monipuolinen työkalu, jolla voit hakea ja tarkastella laskuja tai voit etsiä koko järjestelmästä esim. tietyn yrityksen laskut ja näytön oikean alakulman toiminnoilla lajitella nämä esim. tiettyyn kategoriaan, projektiin jne. Vasemmasta yläkulmasta näet aina paljonko kullakin hakutuloksella on järjestelmässä laskuja. Voit esimerkiksi etsiä laskujen rivitiedoista helposti tietyltä aikaväliltä, mitä materiaalia projektilla on käytetty aiemmin jne.

Näytön keskiosan toiminnot | Myyntilaskutus-välilehti

Myyntilaskutus-välilehden yläosasta löydät seuraavat toiminnot: Muodostaminen datasta, Maksuerätaulukko ja Kaikki myyntilaskut. Käydään nämä seuraavassa läpi.

Muodostaminen datasta -toiminnon avulla luot laskuja kerätyn datan perusteella. Yläosan tiedot tulevat pitkälti projektin takaa, mutta voit niitä tässä myös muokata, esimerkiksi muuttaa maksuehtoa tms.

Laskurivit-osiossa valitset laskuun tulevat tunnit hakemalla ne näytöllä näkyvistä merkinnöistä. Yläosassa voit ensin rajata alkamis- ja loppumispäivämäärän, yrityksen tai työntekijän mukaan merkinnät kalenteriin, josta sitten valitset Valitse merkintöjä -toiminnolla/ klikkaamalla ne merkinnät, jotka haluat laskulle. Kuvan esimerkissä on klikattu hiirellä merkintä ajalta 1.7.24, jossa töitä tehty 8,5h.

Voit lisätä laskulle myös aliurakoitsijoiden laskuja raahaamalla nämä listalle, kuvan mukaisesti. Vastaavalla tavalla lisäät myös materiaalilaskut eli raahaat ne laskut, jotka haluat mukaan asiakkaan laskulle.

Kun rivitiedot on täydennetty valitse Luo lasku datasta -toiminto, jolloin ohjelma muodostaa lisäämäsi datan perusteella laskun. Laskun alta löydät sitten vielä laskun tallennukseen ja lähettämiseen liittyvät toiminnot.
Maksuerätaulukko-toiminnon avulla voit laskuttaa erissä.
- Lataa maksuerätaulukkopohja -toiminnolla voit ladata mallipohjan koneellesi ja täydentää tiedostoon erä-summat ja rivien määrät (mallipohjan ympyröidyt solut ovat muokattavia, ylimääräiset rivit voi poistaa). Tallennuksen jälkeen voit valita ja tuoda Lixaniin täyttämäsi maksuerätaulukon Tuo taulukosta -toiminnolla. Lataa maksuerätaulukkosi Vie taulukoksi -toiminnolla, jolloin voit tarkistaa tämän excelissä.
Kaikki myyntilaskut -toiminnossa löydät tiloittain kaikki myyntilaskusi valitsemaltasi ajalta.

Näytön oikean reunan toiminnot

Näytön oikeassa reunassa näet projektin yhteenvedon sekä materiaali-, vuokra- ja jätelaskut.

Yhteenveto-osiossa näet aina projektin ajantasaisen budjetin ja kulut yhteensä. Alvilliset summat saat näkyviin näytön vasemman yläkulman Asetukset-osiosta.
Materiaali,- vuokra- ja jätelaskujen osalta toiminnot on kaikissa samantyyppiset. Näet näissä ylimpänä laskut yhteensä (kpl ja €) sekä laskujen tilat värikuvakkein (hyväksytty, odottaa hyväksyntää ja hylätty). Järjestä-valinnan avulla voit sortata tietoja niin yritys- kuin laskutasolla. Voit esimerkiksi järjestää materiaalilaskut listalle yrityksen nimen, summan tai laskujen lukumäärän mukaan.

Valitsemalla esim. materiaalilaskuissa tietyn yrityksen aktiiviseksi, näet kyseisen yrityksen laskut allekkain. Laskua klikkaamalla aukeaa lasku näytölle, kuvan mukaisestikuvan mukainen näkymä, jossa voit mm. lisätä litteratiedot (myös rivikohtainen litterointi on mahdollista) tai voit myös vaihtaa projektia. Laskun alaosasta löydät myös Hylkää lasku- ja Hyväksy lasku -toiminnot.