Vanhaan järjestelmään on kertynyt mahdollisesti paljonkin hyödyllistä tietoa, josta ainakin osa kannattaa siirtää uuteen ERP:iin. Epäkuranttia dataa ei kannata siirtää, joten edessä on samalla datan siivousta. Vanhaan järjestelmään kannattaa myös jättää yksi katseluoikeus, mikäli mahdollista ja kustannusmielessä mielekästä.

Voit tuoda dataa Lemonsoftiin CSV-tiedostojen avulla. Eli kunhan saat vanhasta järjestelmästä tiedot vaikkapa Exceliin, onnistuu siirto helposti. Lähes kaikista vanhoistakin ohjelmista tiedot saa ulos ainakin raporttien kautta.

Siirrettävän tiedon osalta kannattaa aina ensin tehdä testisiirto pienellä datamäärällä jotta nähdään että siirto menee oikein.

Asiakas- ja toimittajatiedot

Asiakkaat ja toimittajat ovat tyypillisiä siirrettäviä tietoja. Vie tiedot ensin Exceliin ja muokkaa ne siellä kuntoon. Tämän jälkeen voit lukea ne sisään. Tiedostomuoto on CSV ja ohjeistuksesta löydät lisää

https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/default.htm#!Documents/asiakastietojentuonti.htm

Nimiketiedot

Samalla tavoin voit tuoda myös nimiketiedot. Voit tuoda tietoja joko CSV tai XML muodossa.

Lue lisää ohjeesta. https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/default.htm#!Documents/nimiketietojentuonti.htm

Varastosaldot

Mikäli nimikkeitä on varastossa paljon ja saldot oikein, kannattaa tiedot tuoda. Tiedot voit tuoda edellä mainitulla nimikkeiden siirto tiedostolla jonka jälkeen tulee suorittaa automaatti inventointi, tätä tapaa voit käyttää jos varastossasi ei ole käytössä hyllypaikkoja eikä nimikkeillä ole sarja- tai eränumeroseurantaa. Jos edellä mainittuja tietoja on käytössä on inventointi vaihtoehto ja jokatapauksessa on suositeltavaa on kuitenkin tehdä inventointi käyttöönoton alkuhetkillä, jolloin saldot ovat varmasti oikein. Lue lisää inventoinnista täältä https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/default.htm#!Documents/listamuotoineninventointi.htm ja käyttöönottovaiheen inventoinnissa voi olla järkevää käyttää tietojen tuontia excelistä joka on kuvattu ohjeessa https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/default.htm#!Documents/inventointilistainventoinnineteneminen.htm

Tarvittaessa voimme tehdä varastosaldojen siirron myös erikseen veloitettavana työnä, tällöin tulee tarkkaan määritellä lähtöaineisto ja siirrettävät tiedot ja milloin siirto tehdään.

Tuoterakenteet

Tuoterakenteet vaativat pohjalle ensin nimiketiedot jotta näistä voidaan muodostaa tuoterakenteet. Tuoterakenteen tuonti tuo kyllä rakenteella olevat nimikkeet mutta nimikkeiden muut tiedot tulee päivittää/ tuoda erikseen.

Tuoterakenteiden tuonti vaatii koneiden ja työvaiheiden määrittelyä ja perustamista ennen tuontia ja itse tuonti käyttää sekä CSV että XML tiedostoa sekä vaatii SGL scriptin. Ohjeet ja esimerkit tiedostoista ja scriptistä löydät. https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/default.htm#!Documents/tuoterakenteentuonti.htm

Siirron tekemiseen kannattaa tutustua huolella ja harjoitella pienemällä määrällä ensin ja tarvittaessa kannattaa tilata konsultaatiota siirron tekemiseen.

Myyntitilaukset

Voit tuoda myyntitilauksia käyttöönoton yhteydessä kertaluonteisesti tai tilauksia voidaan tuoda jatkuvasti rajapintojen kautta joista voit lukea lisää kohdasta Integraatio. Käyttöönottovaiheessa tilausten tuonnissa voi hyödyntää ohjeessa https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/myyntitilaustentuontijarajapinnat1.htm mainittua CSV siirtoa.

Myyntilaskut

Myyntilaskuja voit tuoda esim. Lemonsoft XML muotoisella tiedostolla josta löydät ohjeesta https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/default.htm#!Documents/myyntilaskujenvientituontitiedostosta.htm. Toinen vaihtoehto on tuoda myyntilaskuja Finvoice muodossa ohjeen https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/default.htm#!Documents/verkkolaskujensisnluku.htm mukaan.

Helpoin ja yksinkertaisin tapa on myyntilaskujen osalta niin että vanhat avoimet laskut kirjataan suoritetuiksi vanhassa järjestelmässä ja viedään yhteenveto kirjanpitoon. Näin toimien tulee huomioida että pankista tuleva viiteaineisto tulee molempiin ohjelmiin uuteen ja vanhaan ja toisen järjestelmän laskut päätyvät viiteaineiston virhelistalle.

Avoinna olevat laskut voit luoda kirjaamalla käsin laskuiksi Lemonsoftiin alkuperäiselle numerolle sekä antamalla viitteen kohdistuu laskulle myös suoritus.

Kirjanpito

Kirjanpidon alkusaldojen ja vertailulukujen tuontiin käyttöönottovaiheessa on olemassa CSV pohja jota hyödyntämällä saat saldot tuotua https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/lemonsoftcsv.htm . Jos haluat tuoda tiedot vientitasolla voit lukea tästä ohjeesta https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/excelcsv.htm .

Henkilörekisteri

Henkilöt voidaan perustaa henkilörekisteriin manuaalisesti mutta jos henkilöitä yrityksessä on paljon voit tuoda nämä CSV tiedostolla https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/henkiltietojentuontitiedostosta.htm

Muut tiedot

Edellä mainittujen lisäksi voit tuoda järjestelmään;

• Projektitietoja https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/projektitietojencsvtuonti1.htm

• Hierargisia ryhmiä eli asiakas /toimittaja tai nimikeryhmiä voit halutessasi myös tuoda tiedostosta https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/hierarkistenryhmientuonti.htm

• hinnastoja ohjeen https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/hinnastojentuonti.htm mukaisesti.

• Ostolaskuja verkkolaskuaineistona https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/ostolaskuntuontiverkkolaskustaverkkolaskunelementit.htm

• Tarjouksia CSV :nä https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/tarjouksetcsvtiedontuonti.htm

• Kirjanpitoon voit tuoda keskeneräisiä jaksotuksia ohjeen mukaisesti https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/jaksotustentuontivanhastajrjestelmst.htm

• Matkalaskujen tuonti https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/matkalaskujentuonti.htm

• Ostotilauksia voi tuoda Lemonsoft XML aineistona https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/tuotiedostosta.htm

• Asiakasrekisterin asiakassopimukset https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/asiakassopimustentuonti.htm

• Asiakastapahtuma eli CRM tapahtumat https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/asiakastapahtumientuonticrm.htm

Palkanlaskenta

Palkanlaskennan kumulatiiviset tiedot syötetään henkilöittäin manuaalisesti luomalla palkkakausi esim. lomanmääräytymisvuodelle. Palkkatapahtumiin kirjataan kaikki vanhassa järjestelmässä maksetut ja tehdyt pidätykset sellaisenaan ko. ajanjaksolta. Lomalaskentaan syötät loman alkusaldot päivinä ja euroina henkilöittäin. Palkanlaskentaan ei ole tiedonsiirto pohjia eikä mahdollista tehdä ohjelmallista siirtoa.

Siirto tietokannasta tai tiedostoista

Jos ei haluta tai lähtödatan muokkaaminen määrättyyn koetaan työlääksi voidaan selvittää tietokantasiirron mahdollisuus. Pystymme tyyppisimpiä tietokantoja lukemaan ja hakemaan sovittuja tietoja Lemonsoftiin. Usein myös edellisestä järjestelmästä on helppo tuottaa aineistoa exceliin, tarvittaessa muokata sitä hieman ja tehdä tästä ohjelmallinen siirto. Projektipäällikkö tai asiantuntijamme auttaa sinua yhdessä miettimään oikeat tiedonsiirto vaihtoehdot halutessasi.

Tietokanta siirrossa tarvitsemme aina tietokantakopion käyttöömme jotta voimme ensin arvioida mitä tietoja pystymme siirtämään ja arvioida työkustannusta . Sen jälkeen tulee tarkasti sopia mitä tietoja vanhasta järjestelmästä tuodaan ja mihin tiedot tuodaan Lemonsoftissa, kenttätasolla. Määrittelytyö tulee tehdä projektipäällikön tai asiantuntijan kanssa mahdollisimman tarkkaan ja sen jälkeen yleensä suositellaan tehtäväksi testisiirto jossa tarkistellaan mahdolliset huomiot jotta lopullinen siirto sujuu sitten helposti. Lopulliselle siirrolle sovitaan ajankohta, jonka jälkeen asiakas tarkistaa siirretyn aineiston ja kuittaa tehdyn tiedon siirron hyväksytyksi.

Tiedostosiirtojen osalta toimitaan samalla tavalla kuin edellä tietokanta siirron kanssa. Yleisesti myynti- ja ostolaskuja sekä myynti- ja ostotilausten aineistoja voidaan siirtää niin että asiakas tuottaa exceliin vanhasta järjestelmä haluamansa siirrettävät tiedot, nämä tiedot käydään asiantuntijan kanssa läpi jonka kanssa katsotaan mikä tieto tuodaan mihinkin. Sen jälkeen testisiirron kautta edetään lopulliseen siirtoon.

Nova siirrot

Jostain tuotteista kuten Novasta voimme halutessanne siirtää laajasti dataa. Tällöinkin tarvitaan määrittely mitä tietoja halutaan siirrettävän ja siirron jälkeen dataa voidaan muokata, kun asiantuntijan kanssa on tietoja tarkisteltu ja yleensä halutaan tehdä muutoksia. Nämä muutokset voidaan tehdä manuaalisesti tai sitten asiantuntijan kanssa määritelleen meidän toimesta.