ERPin käyttöönottaminen voi olla haastava ja aikaakin vievä projekti. Projekti kannattaa suunnitella huolella ja sitouttaa siihen mukaan ihmisiä organisaatiossa. Projektista tiedottaminen vähentää epätietoisuutta ja tuomalla hyviä puolia, häivyttää käyttöönoton mahdollisesti aiheuttamaa muutosvastarintaa.

Projektiorganisaatio

Projektiorganisaatio toteuttaa tehdyn suunnitelman ja vastaa onnistumisesta.

Projektin omistaja on Lemonsoftin puolelta myyjä/asiakkuusvastaava ja asiakkaan puolelta tyypillisesti toimitusjohtaja tai päättävässä asemassa oleva johtaja. Projektin omistaja on projektin ohjausryhmän jäsen, ei mukana projektin päivittäisessä tekemissä.

Projektipäällikkö hoitaa asioiden käyttöön koordinoinnin. Lemonsoftilta nimetään käyttöönottoprojektiin projektipäällikkö ja asiakas nimeää henkilön, jolla on käyttöönottoprojektiin aikaa ja valtaa toteuttaa projekti. Käyttöönottoprojekti ei onnistu kaikkien muiden töiden ohella. Lemonsoft projektipäällikkö on kumppani joka pitää langat käsissä ja ohjaa sinua tekemään asioita. Projektipäälliköiden tehtävänä on viestiä omassa organisaatiossaan niin että kaikki projektin osalliset tietävät missä mennään ja mikäli häneltä tarvitaan toimia.

Projektiryhmä vaihtelee osa-alueittain, mutta on hyvä ottaa osastosta vastaavan lisäksi mukaan tehokäyttäjä(t). Yrityksen pääkäyttäjä kuuluu luonnollisesti projektiryhmään. Lemonsoftin puolelta projektiryhmään kuuluu asiantuntija(t), sekä mahdolliset muiden osaprojektien asiantuntijat jotka ohjaavat ja opastavat käyttöönottotyössä. Projektiryhmään kuuluu myös kolmas osapuoli, esim. integraatiokumppani, tilitoimisto tai muu taho.

Open

Kuva: Tyypillinen projektiryhmä

Projektisuunnitelma ja aikataulutus

Käyttöönotto aloitetaan luomalla projektisuunnitelma jossa sovitaan työnjaosta osapuolien kesken, aikataulusta, sekä käydään mahdolliset riskit läpi joita tulee erityisesti käyttöönottoprojektin aikana huomioida että eivät eskaloidu eivätkä aiheuta muutoksia käyttöönottoon. Käyttöönottoprojekteissamme käytetään projektisuunnitelmasan mallipohjaa joka muokataan yhdessä sopimamme mukaisesti. Käyttöönotto pyritään aloittamaan mahdollisimman pian tilauksen jälkeen. Kun aikataulua kokonaisuutena suunnitellaan tulee huomioida myös mahdolliset osaprojektit, esim. integraatiot, mikäli nämä integraatiot ovat kriittisiä koko ERPin käyttämiselle, tulee aikataulutus tehdä näiden mukaan. Ei kannata kouluttaa peruskäyttäjiä liian aikaisin, koska he ehtivät jo unohtaa kaiken kun varsinainen käyttö alkaa.

Projektin hallinta

Projektipäälikkö(t) pitävät yhdessä sovitulla aikataululla projektintilannepalavereita, joissa varmistetaan asioiden eteneminen sovitusti ja mahdolliset sovittavat asiat. Ohjausryhmä pidetään sovitusti projektin aikana, johon projektipäälliköt yhdessä valmistelevat päätettävät asiat, muutoin käydään läpi projektin eteneminen ja tulevat asiat.

Projektin dokumentaatiolle perustetaan oma virtuaalikansio jossa projektin aikainen materiaali on kaikkien käytettävissä. Avoimet asiat -listaus on työväline projektinosapuolille jossa on listattuna ja vastuutettuna. avoimet selvitettävät / tehtävät toimenpiteet. Projektikansio sulkeutuu projektin päättyessä.

Laajassa käyttöönotossa on usein suotavaa vastuuttaa esim. osastoja omien prosessiensa käyttöönottoon, jolloin jokaisesta osastosta on hyvä nostaa ns. avain- / pääkäyttäjä, joka vie asiaa omassa ryhmässä eteenpäin sekä osallistuu projektin projektiryhmään ja projektipalavereihin.

Pääkäyttäjä

Pääkäyttäjän rooli on tärkeä etenkin käyttöönotossa mutta myös jatkossa ohjelmiston käytössä ja käytön kehittämisessä. Yrityksessäsi täytyy olla vähintään yksi pääkäyttäjä, joka toimii yhteyshenkilönä ohjelmistoasioissa Lemonsoftille päin.