Käytön aloitus

Olemme koonneet tähän asioita, jotka tulee huomioida ennen varsinaista käytön aloitusta, toki jos olet edennyt edellä olevien ohjeiden ja prosessien mukaan niin asiat on kunnossa mutta tässä vaiheessa on hyvä tarkistaa muutamat asiat ohjelmasta, sekä olemme listanneet asioita joita kannattaa miettiä kun suunnittelee käytön aloitusta ja ajankohtaa.

Käyttöönotto ajankohdan valitseminen

Käyttöönotto voidaan tehdä milloin tahansa miettimällä miten raportointi pysyy yhtenäisenä, ei siis tarvitse lukita kuun alkua tai vuoden vaihdetta tai tilikauden vaihdetta. Käyttöönotto kannattaa ajoittaa sellaiseen hetkeen kun muuten liiketoiminta on rauhallista tarkoittaen, jos esim. joka maanantai ja tiistai tulee lähteä kriittiset määrät toimituksia varastosta niin tämä ei ole paras mahdollinen ajankohta käyttöönotolle. Välttämättä ei kuitenkaan ei ole sellaista hetkeä joka ei jollain tavalla vaikuttaisi toimintaan, mutta huolellisessa suunnitellulla pystyy vaikuttamaan siihen että kaikki sujuu mahdollisimman kivuttomasti. Kun olette päättäneet käytön aloitusajankohdan varmista ja mieti seuraavat toimenpiteet ja vasta kun toimenpiteet on mietitty niin tiedota yrityksessäsi tähän liittyvistä toimista ja vastuista.

Prosessit, käyttö, ja sisäinen tuki

• Varmista että projektiryhmällä / pääkäyttäjillä on yhteinen näkemys että kaikilla osapuolilla että yrityksen prosessit on käyty läpi ja testattu.

• Käyttöön on koulutettu riittävästi jotta käyttö on sujuvaa.

• Yrityksen prosessit / ohjeet on dokumentoitu ja niiden ylläpidosta vastaava(t) on nimetty ja tietävät tehtävänsä.

• Tuleeko informoida asiakkaille järjestelmän vaihdoksesta, eli tuleeko aiheuttamaan esim. hetkellistä toimitusviivettä tai muuta palveluun liittyvää infottavaa? Tee info hyvissä ajoin.

• Kaikilla käyttäjillä on pääsy järjestelmään.

• Käytön tuki on järjestetty sisäisesti. Pääkäyttäjän (pääkäyttäjien) on hyvä varautua ensimmäisinä päivinä tukemaan muita käyttäjiä. Hyvä tapa on esimerkiksi ottaa lyhyet läpikäynnit jossa käyttäjät voivat kysyä heitä askarruttavia asioita.

• Pääkäyttäjä myös koordinoi avoimia kysymyksiä toimittajan suuntaan yhdessä projektipäällikön kanssa sovitulla tavalla, joko varattuna hetkenä asiatuntijan kanssa tai helpdeskin kautta.

• Tuleeko informoida asiakkaille järjestelmän vaihdoksesta, eli tuleeko aiheuttamaan esim. hetkellistä toimitusviivettä tai muuta palveluun liittyvää infottavaa? Tee info hyvissä ajoin, sovi infon vastuutahto yrityksessä.

Perustiedot ja dimensiot

• Tilikartta, ja myynnin ja ostojen ohjautuminen oikeille tileille

• Kustannuspaikka, LTA osalta myös varmistettava että ohjautuvat oikein tapahtumille ja että ko. tieto löytyy esim asiakkaan takaa mikäli asiakas tieto ohjaa esim. LTA tietoa.

• Yritystiedot, Hub palvelut aktivoitu

• Valintalistojen, maksuehdot, toimitusehdot, toimitustavat ja muut käyttöönotettavien toimintojen käyttämät valintalistat.

Tarjouskanta ja CRM

• Avoimet tarjoukset kirjataan järjestelmään käyttäjän toimesta.

• Jos tarjouksia on paljon voit jättää tarjoukset myös vanhaan järjestelmään ja uudet tarjoukset kirjataan Lemonsoftiin, tällöin tarjouskannan raportointi tapahtuu kahdesta järjestelmästä ylimenokauden ajan.

• CRM tapahtumat jäävät vanhaan järjestelmään ja mahdolliset tärkeät tapahtumat / tiedot kirjataan ajan kanssa sovittujen tahojen toimesta.

• Vanhaan järjestelmään selailuoikeus CRM ja tarvittaessa tarjouksien osalta tarvittaville tahoille

Myyntitilaukset

• Aikatauluta myyntitilausten siirto niin tilaukset ovat käytettävissä järjestelmässä kun tilauksien toimitus järjestelmästä halutaan aloittaa.

• Aikatauluta ajankohta kun tilauksia ei saa vanhasta järjestelmästä toimittaa, tällä on vaikutus varastosaldoihin.

• Mikäli on mahdollista suositellaan että tilaukset toimitetaan ja laskutetaan vanhasta järjestelmä niin paljon kuin mahdollista, näin vähennetään siirrettävän työn määrä.

• Ohjeista ajankohta kun uusia tilauksia ei kirjata enää vanhaan. Esim. jos toimitusajat menee tilauksen vastaanottohetkestä X ajan päähän, voitaneen tilaus kirjata jo vanhaan järjestelmään odottamaan toimitusta. Nämä toki tulee huomioida tilauskannan arvossa vanhan ja uuden järjestelmän osalta.

• Myyntilaukset kirjataan järjestelmään käyttäjän toimesta, mikäli tilauksia on paljon kannattaa kirjausvastuu jakaa useammalle. Jos tilauksia on jälkitoimituksessa kirjataan uuteen järjestelmään vain jälkitoimituksena oleva(t) tiedot ei koko tilausta. Myyntitilauksista voit lukea ohjeesta https://doc.lemonsoft.eu/LemonOnlineHelp/#!Documents/myyntitilauskeskusjamyyntitilaukset.htm.

• Mikäli avointa tilauskantaa on paljon voit sopia projektipäällikön kanssa avoimen tilauskannan siirrosta veloitettavana työnä, jolloin sovitaan em. aikatauluista yms. erikseen.

• Myyntitilaushistoria kannattaa säilyttää vanhassa järjestelmässä ja raportoida sieltä kautta, vanhaan järjestelmään kannattaa näin jättää tarvittavilla raportointi oikeus hetkeksi aikaa.

• Ennen käyttöönottolupaa varmista että tilauskanta täsmää uudessa järjestelmässä vanhan järjestelmän tilauskantaan ja varasto saldo ja arvo on täsmäytetty.

Ostotilaukset

• Aikatauluta ostotilausten siirto niin tilaukset ovat käytettävissä järjestelmässä kun tilauksien saavutus järjestelmästä halutaan aloittaa.

• Aikatauluta ajankohta kun tilauksia ei saa vanhasta järjestelmästä saavuttaa, tällä on vaikutus varastosaldoihin.

• Kaikki tilaukset jotka on fyysisesti saapuneet, olisi hyvä saada saavutettua vanhaan järjestelmään näin niitä ei tarvitse kirjata enää Lemonsoftiin.

• Ohjeista ajankohta kun uusia tilauksia ei kirjata enää vanhaan. Esim. jos toimitusajat menee tilauksen lähetyshetkestä X ajan päähän, voitaneen tilaus kirjata jo vanhaan järjestelmään odottamaan saapumista. Nämä toki tulee huomioida tilauskannan arvossa vanhan ja uuden järjestelmän osalta.

• Ostotilaukset kirjataan järjestelmään käyttäjän toimesta, mikäli tilauksia on paljon kannattaa kirjausvastuu jakaa useammalle. Jos tilauksia on jälkitoimituksessa kirjataan uuteen järjestelmään vain jälkitoimituksena oleva(t) tiedot ei koko tilausta. Ostotilauksista voit lukea ohjeesta https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/ostotilaukset.htm

• Mikäli avointa tilauskantaa on paljon voit sopia projektipäällikön kanssa avoimen tilauskannan siirrosta veloitettavana työnä, jolloin sovitaan em. aikatauluista erikseen.

• Ostotilaushistoria kannattaa säilyttää vanhassa järjestelmässä ja raportoida sieltä kautta, vanhaan järjestelmään kannattaa näin jättää tarvittavilla raportointi oikeus hetkeksi aikaa.

• Ennen käyttöönottolupaa varmista että tilauskanta täsmää uudessa järjestelmässä vanhan järjestelmän tilauskantaan ja varasto saldo ja arvo on täsmäytetty.

Varastosaldot

• Onko tarvetta tehdä nyt fyysinen inventointi, vai onko vanhan järjestelmän saldo riittävä joka siirretään uuteen ja tehdään inventointi erillisenä hetkenä?

• Pysyykö tuotteiden varasto ja hyllypaikat samana kuin ennen vai tuleeko tähän muutoksia järjestelmissä? Jos tulee niin tulee olla tarkkana että vanha tieto vs uusi tieto vastaa toisiaan.

• Kun varastosaldoihin liittyvät toimenpiteet, toimitus, saavuttaminen ja muut varastotapahtumat on keskeytetty niin voit ottaa varastoarvo raportin vanhasta järjestelmästä, raportilla tulee olla määrä ja tuotteiden arvot.

• Onko varastosaldojen tuonnin yhteydessä tarvetta päivittää nimikkeen varastoarvoa, tai nimikkeen varasto-arvoon vaikuttavia kulutietoja vai onko tieto päivitetty jo aikaisemmin? Jos tulee tarvetta päivittää nimikkeen varastoarvoa vielä tässä vaiheessa voidaan tämä tehdä massa-ajona csv tiedostona ohjeen mukaisesti https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/nimiketietojentuonti.htm

• Varmista että Lemonsoftin varasto-arvon omakustannus lasketaan halutulla tavalla, tarkista parametrin XX arvo.

Varastosaldojen tuonti

• Muodosta saldotiedosto vanhasta järjestelmästä

• Muokkaa tiedot nimikkeiden tuonti pohjaan ohjeen https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/nimiketietojentuonti.htm mukaisesti. Tuotavina kenttinä, nimike, varastopaikan numero ja varastomäärä.

• Tiedoston sisään luvun jälkeen tulee tehdä automaatti inventointi, joka muodostaa tuotteille inventointityyppisen tapahtuman josta varasto-arvon laskenta alkaa järjestelmässä.

• Tarkista varastosaldot ja varasto arvo edellisen järjestelmän varasto arvo raporttiin ja selvitä erottavat.

• Tee tarvittavat korjaukset saldoihin tai arvoihin.

• Mikäli varastossa on käytössä hyllypaikat tai tuotteilla on sarja-/ eränumerot on saldot tuotava järjestelmään inventoinnin kautta, tällöin voit hyödyntää ohjeessa mainittua investointitiedoston tuontia https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/inventointilistainventoinnineteneminen.htm

Myyntilaskut

• Varmista että HUB on aktivoitu jotta verkkolaskujen lähetys onnistuu https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/lemonhubinrekisterinti.htm

• Laskuta vanhassa järjestelmässä tehdyt toimitukset vanhalla järjestelmällä tai kirjaa suoraan lasku Lemonsoftiin ilman myyntitilausta ja lähetä lasku Lemonsoftista asiakkaalle.

• Avoimet myyntilaskut kannattaa hoitaa vanhassa järjestelmässä loppuun, niin että viitteet tuodaan ko. järjestelmään ja merkitään suoritukset laskuille. Kirjanpitoon otetaan yhteenveto laskuista ja suorituksista myös vanhasta järjestelmästä. Kirjanpidossa vanhan reskontran laskut kannattaa kirjata omalla saatavatilille helpottamaan näin täsmäytystä.

• Jos avointen laskujen määrä on maltillinen voit kirjata avoimet laskut Lemonsoftiin. Kirjaa tällöin lasku oikealla laskupäivällä, eräpäivällä, sekä tallenna laskulle avoinna oleva summa sekä oikea viitenumero, jotta tuleva suoritus kohdistuu laskuun. Myös tällöin kannattaa käyttää eri myyntisaamistiliä helpottamaan kirjanpidon täsmäytystä. Ota ennen siirtoa raportti jolla voit tarkistaa että siirron jälkeen laskutus täsmää.

• Mikäli vanhan järjestelmän käyttö myyntireskontran käytössä ei ole mahdollinen, ja määrä on iso, keskustele projektipäällikön kanssa ohjelmallisesta siirrosta veloittavana työnä.

• Mikäli siirrät laskuja manuaalisesti tai toimittajan tekemänä työnä niin tarkista että siirrettyjen laskujen saldo täsmää vanhaan järjestelmään ennen laskutuksen käyttölupaa.

• Ennen laskutuksen käyttöä on myös varmistettava, että varastosaldot on oikein sekä myyntitilaukset ovat oikein.

Kassa

• Onko maksupääte testattu ja kassakuitti tulos toimii? Maksupäätteestä voit lukea täältä https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/lemonsoftmaksupte.htm ja kassasta löydät tietoja täältä https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/kassa.htm.

• Mieti voiko myymälässä toimia ilman järjestelmää esim muutaman tunnin tarvittaessa? Jos ei niin varastosaldojen siirrot ja täsmäytykset tulee tehdä ennen kuin kassan käyttö voidaan aloittaa. Huomioi että myymällä on monesti oma varastopaikka, joten riittää että myymälän varasto on kunnossa niin ko. myymälän käyttö voi alkaa.

Ostolaskut

• Verkkolaskuosoitteiden muutos informoitu toimittajille? Lisätietoja ja mallipohja info kirjeestä löytyy https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/lemonsoftverkkolaskuvastaanotto.htm

• Varmista että verkkolaskujen nouto on aktivoitu ja automatisoitu nouto. https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/lemonsoftverkkolaskuvastaanotto.htm

• Ostolaskujen hyväksyntä prosessi mietittynä ja tarvittavat kiertoasetukset ja kiertojonot tehtynä, sekä mahdollisesti automaattisesti hyväksyttävien laskujen asetukset kunnossa.

• Hyväksy kierrossa olevat laskut vanhassa järjestelmässä

• Avoinna olevat ostolaskut suositellaan maksettavan vanhassa järjestelmässä loppuun. Kirjanpitoon otetaan tällöin yhteenveto laskuista ja suorituksista myös vanhasta järjestelmästä. Kirjanpidossa vanhan reskontran laskut kannattaa kirjata omalla saatavatilille helpottamaan näin täsmäytystä.

• Jos avointen laskujen määrä on maltillinen voit kirjata avoimet laskut Lemonsoftiin. Kirjaa tällöin lasku oikealla laskupäivällä, eräpäivällä, sekä tallenna laskulle maksettavana oleva summa sekä oikea viitenumero, jotta tuleva suoritus kohdistuu laskuun. Myös tällöin kannattaa ostovelkatilinä käyttää eri kirjanpitotiliä kirjanpidon seurannan kannalta. Ota ennen siirtoa raportti jolla voit tarkistaa että siirron jälkeen laskutus täsmää.

• Mikäli vanhan järjestelmän käyttö ostoreskontran käytössä ei ole mahdollinen, ja määrä on iso, keskustele projektipäällikön kanssa ohjelmallisesta siirrosta veloittavana työnä.

• Mikäli siirrät laskuja manuaalisesti tai toimittajan tekemänä työnä niin tarkista että siirrettyjen laskujen saldo täsmää vanhaan järjestelmään ennen laskutuksen käyttölupaa.

• Siirtymä vaiheessa laskuja tulee vielä mahdollisesti vanhan operaattorin kanavaan / vanhaan järjestelmään, tarkkaile siis myös tätä kanavaa ja ohjaa lasku esimerkiksi, verkkolaskuksi jolloin saat sen uuteen järjestelmään tai kirjaa lasku manuaalisesti reskontraan.

• Sulje vanha verkkolasku operaattori tarvittaessa noin kuukauden päästä, näin varmistetaan että laskuja ei ohjaudu vanhaan osoitteeseen. Operaattori poistaa tiedon TIEKE n sivuilta. (Pääsääntöisesti ).

Huoltotyöt

• Toimita ja laskuta vanhassa järjestelmässä tehdyt työt vanhassa järjestelmässä mahdollisuuksien mukaan.

• Ota raportti avoimesta huoltotyökannasta vanhasta järjestelmästä.

• Kirjaa avoimet huoltotyöt Lemonsoftiin.

• Vertaa siirrettyjen huoltotöiden tietoja vanhan järjestelmän tietoihin että täsmäävät ja anna sen jälkeen käyttölupa

• Mikäli huollossa käytetään varastonimikkeitä tulee myös varastosaldot olla siirretty ja täsmäytetty ennen huoltotöiden käyttölupaa.

Työajankirjaus

• Työajankirjauksen ajankohta voi erota muun ERP n käytön aloituksen ajankohdasta jos on tarpeen. Tarpeen voi luoda esim. tuntipalkkalaisten jakso eli työaikakirjaus on hyvä aloittaa kokonaisen työajan jakson alusta.

• Varmista että työajankirjauksesta on tehty testijakso, jossa on käytetty rinnakkain vanhaa kirjaustapaa ja uutta kirjaustapaa ja todettu että työajankirjaus tuottaa saman lopputuleman molemmilla tavalla.

• Huolehdi että hyväksyjillä on toimintapa selkä ja seuraavat ja hyväksyvät ja käsittelevät tehtyjä kirjauksia aluksi mielellään päivittäin virheiden välttämiseksi ja niihin puuttumiseksi.

Palkanlaskenta

• Varmista että verkkopalkka on aktivoitu. https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/verkkopalkkapalvelunkyttnottojapalkanmaksajanperustaminenportaal.htm

• Varmista että tulorekisteriä varten kaikki on kunnossa ja verovarmenne on ladattu sekä asetukset laitettu kuntoon ja lähetykset ja noudot automatisoitu. https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/tulorekisterikyttnotto.htm

• Palkansaajat perustettu henkilörekisteriin https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/henkiltiedot1.htm

• Palkkalajit ja muut asetukset käyty läpi ja asetettu kuntoon https://doc.lemonsoft.eu/LemonNetHelp/#!Documents/palkanlaskenta.htm

• Mikäli haluat palkkalaskelmalle ko. vuoden aikan kertyneet tiedot, luo henkilölle palkkakausi / kaudet johon kirjaat vanhan järjestelmän mukaiset tiedot. Nämä voit tehdä myös varsinaisen palkanlaskennan käytön aloituksen jälkeen.

• Lomanalkusaldot syötetty henkilöille. Lomatietojen syöttäminen voidaan tehdä huoletta myös jälkikäteen.

Kirjanpito

• Kirjanpidon tositelajit ja tilikausi perustettuna

• Myynti ja ostolaskujen kirjanpidon aineiston tuonnin automatisointi halutusti.

• Tiliotteen tiliöintisäännöt luotuna

• Kirjanpidon alkusaldojen tuonti tai vaihtoehtoisesti kirjanpidon edellisten kuukausien toteuman tuonti mikäli vaihdos tapahtuu tilikauden aikana. Nämä voit toki tehdä vaikka muun järjestelmän käyttö on jo aloitettu. Voit tuoda myös aikaisempien kausien tietoja halutulta ajanjaksolta. Kirjanpidon tiedon tuonnista voit lukea täältä lisää

Pankkiyhteys

• Varmista että pankkivarmenne on ladattu ja jaettu kaikille käyttäjille joilla tulee olla pääsy pankkiin.

• Varmista että viitteiden nouto ja kirjaus toimii ja on ajastettu haluttuun aikaan.

• Varmista että laskujen ja palkkojen maksatus toimii ja aineistojen lähetys on halutessa ajastettu oikein.

• Varmista että tiliote sekä halutessa saldojen nouto pankista ontoiminnassa ja automatisoitu halutusti.