Lemonsoft verkkolasku (ostolasku)

Skannauspalvelu (Lemonsoft Verkkolasku)

Mikäli toimittajasi lähettää laskut vielä paperisena, voit ohjeistaa heitä toimittamaan laskut skannauspalvelun kautta, jolloin vastaanotat ne verkkolaskuina.

Skannauspalvelua varten tarvitset sarjanumeron, jolla pystyt vastaanottamaan skannattuja laskuja. Tilaa sarjanumero asiakaspalvelustamme ilmoittamalla yrityksesi nimi, Y-tunnus, OVT-tunnus, postiosoite ja -toimipaikka tukipyynnöllä. Asiakaspalvelumme toimittaa teille sarjanumeronne lisäksi mallin toimittajakirjeestä. Täytä toimittajakirjeeseen merkittyihin kohtiin yrityksesi OVT-tunnus, nimi sekä juuri saatu sarjanumero. Sarjanumero on aina PL 388 -alkuinen. Kun kirje on valmis, toimita se eteenpäin toimittajillenne.

Saatte ladattua tyhjän toimittajakirjemallin täältä. Toimittajakirjeessä on korostettu keltaisella värillä ne kohdat, joihin teidän tulee täyttää yrityskohtaiset tiedot (verkkolaskuosoite, yrityksen nimi ja sarjanumero).

Open

Kuva: Malli toimittajakirjeestä. Lisää keltaisella merkittyihin kohtiin yrityksenne tiedot.

Skannauspalveluun voi lähettää laskuja paperisena postitse tai sähköpostilla osoitteeseen fi-mailinvoice@postnordscanning.com. Kummallakin tavalla lähetetyillä laskuilla vastaanottajan osoitteen tulee aina olla seuraavassa muodossa:

Vastaanottavan yrityksen nimi
PL 388XXXXXX (vastaanottavan yrityksen sarjanumero)
00019 SSC

Toimittajan tulee huomioida sekä paperilaskuissa että sähköpostilaskuissa, että lasku on tulostuslaadultaan hyvä. Tämä tarkoittaa, että paperilasku on kirjoitettu koneella eikä siinä ole esimerkiksi käsin kirjoitettua tekstiä, ja että sähköpostilaskun PDF-tiedosto on konekielisesti luettavissa, eli sen tekstiä pystyy maalata hiirellä. Paperilaskuja tai niiden liitteitä ei saa kiinnittää toisiinsa esimerkiksi niiteillä tai paperiliittimillä.

Sähköpostilaskuissa tulee myös ottaa huomioon se, että laskun täytyy olla sähköpostin liitteenä PDF-muodossa ja laskun tulee alkaa PDF-tiedoston ensimmäiseltä sivulta. PDF-tiedosto ei saa olla salasanasuojattu eikä sen nimessä saa olla erikoismerkkejä. Yhden sähköpostilaskun maksimikoko on 10 Mb. Sähköpostin viestiksi mahdollisesti kirjoitettua tekstiä ei käsitellä.

Aineistot, jotka ovat saapuneet skannauspalveluun työpäivänä klo 9 mennessä, toimitetaan vastaanottajalle seuraavana työpäivänä klo 10 mennessä.

Ostolaskun tiedot

Skannauspalvelu tunnistaa ostolaskun kuvasta laskun perustietoja. Nämä tiedot ovat sellaisia, joita tarvitaan ostolaskun kierrätyksessä ja maksatuksessa. Tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi palvelu suorittaa niille ohjelmallisia tarkistuksia ja jos tietoihin liittyvät säännöt eivät toteudu, tehdään niille skannauspalvelussa manuaalinen tarkistus. Palvelu tunnistaa suomen-, ruotsin- ja englanninkielisiä ostolaskuja. Muun kielisistä laskuista toimitetaan vain kuvatiedosto.

Ostolaskusta tunnistettaviin perustietoihin kuuluu seuraavat tiedot:

• Laskun vastaanottajan osoite

• Toimittajan nimi

• Toimittajan OVT-tunnus

• Toimittajan IBAN

• Laskun numero

• Laskun eräpäivä

• Valuutta

• Kokonaissumma

• ALV-summa

• Viitenumero

Ostolaskusta tunnistetaan siis vain yksi laskurivi, joka on ostolaskun kokonaissumma. Jos ostolaskulla on useampi rivi, ei niitä erotella.

Mikäli skannatun ostolaskun vastaanotossa on ongelmia, ole yhteydessä asiakaspalveluumme.