Projektinhallinnan käyttöönotto

Olemme koonneet alle asioita, joita tulee miettiä ennen kuin lähdette tekemään järjestelmään asetuksia. Kun olette pohtineet kysymyksiin vastaukset, pääsette etenemään projektihallinnan ohjaustietoihin, jotka olemme koonneet tänne.

Pohdittavia asioita

• Projektiraportointi eli mitä tietoa projekteista ja projektien kautta halutaan saavuttaa? Tämä vaikuttaa mm siihen minkälainen luokittelu, ryhmittely ja vaiheistus projekteille tarvitaan sekä ohjaa millaiset malliprojektit kannattaa luoda helpottamaan uusien projektien perustamista. Projektivaiheistus kannattaa pitää mahdollisimman kevyenä koska vaiheet on työajankirjauksessa valittavana, eli ei liian laajaa vaiheistusta ainakaan aluksi kannata ottaa käyttöön.

• Perustaanko projekti tarjouksesta vai suoraan projektinhallintaan?

• Millaista on projektien laskutus; maksuposteja, tilauksia, ostolaskujen kauttalaskutusta, työtuntiperusteista, sopimusperusteista, laskutetaan käytettyä kalustoa / materiaalia, mahdollisia matka- ja kululaskujen laskuttamista. Mieti ja kuvaa mahdollisimman tarkasti eri laskutusvariaatiot ja niiden yhdistelmät.

• Työajankirjaus, tehdäänkö se jälkikäteen toimistolla vai suoraan kentällä kirjaamalla tunteja päivän päätteeksi vai leimaataanko työn aloituksessa ja lopetuksessa. Pitääkö työajankirjauksen yhteydessä kirjata, materiaalia, matkakustannuksia? Hyväksytäänkö työaikakirjaukset vai ovatko suoraan hyväksyttyjä? Onko työajankirjaus myös palkanmaksun peruste vai vain projektin kustannuksen seuranta / laskutusperuste? Mikä on työtunnin sisäinen kustannus, kaikilla sama vai eroaako tämä henkilöittäin?

• Onko tarvetta ohjata laskennallisia sosiaalikuluja projektin kustannuksiin? (Tavanomaista etenkin rakentamisalalla).

• Jos laskutetaan tunteja niin mikä on hinnoitteluperuste; vaihe samanhintainen riippumatta kuka tekee tai mikä projekti? Projektikohtaisesti sama hinta kaikilla vaiheilla riippumatta tekijästä? Työn hinta riippuu työntekijästä / työntekijän roolista?

• Millaisia on projektin maksupostit, prosentuaalisia vai euromääräisiä? Tuleeko samalle projektille useita maksuposteja?

• Kohdistetaanko projektille ostolaskuja? Jos niin mieti missä kohtaa prosessia laskulle merkitään projekti/vaihe? Jos ostolaskuja laskutetaan edelleen asiakkaalta, lisätäänkö laskulle yleinen kate vai projektikohtainen kate vai ei mitään katetta? Tarvitaanko toimittajan lasku liitteeksi? Kuka päättää laskutetaanko lasku projektilta?

• Resursoidaanko projektit tekijöille? Eli onko käyttäjän tarvetta nähdä hänelle ohjatut projektityöt jotta tietää mitä tulee tehdä ja milloin? Tai onko tarvetta tietää ketkä ovat kiinnitetty millekin projektille ja ketkä vapaana? Onko tarvetta varata yrityksen kalustoa projekteille = kalustoresursointi? Onko tarvetta laskuttaa projektilla käytettyä koneaikaa projektilta?

• Onko yhtäaikaisia projekteja paljon projektiresursseilla ja onko tarvetta keventää että näkevät vain omat projektit? Vai onko helpompi jos kaikilla näkyy kaikki projektit.