Uudistettu matkalasku | Henkilöstöhallinto
- Lemonsoft
Matka- ja kululaskut -keskuksen Uusi matkalasku -valinnalla pääset luomaan uudistetun matkalaskun. Toiminto vaatii ONLINE sekä OMA (Matka- ja kululaskut) -lisenssit. Saat käyttöösi uuden matkalaskun toimintokeskuksen NEW_TRAVELEXPENSE-asetuksella (=1).
Voit lukea yleisiä ohjeita matkalaskujen käyttöönotosta työasemaversion nethelpin ohjeesta Matkalaskut. Lisätietoa matkalaskuista yleisesti voit lukea myös ohjeen kohdasta Matkalaskut | Henkilöstöhallinto.
Anna matkalaskulle kuvaus ja päivämäärä ja valitse sen jälkeen Luo matkalasku.
Ohjelma avaa Matka-näytön, jossa ensimmäisellä välilehdellä voit antaa tiedot alkaa- ja loppuu päivämääristä ja kellonajoista, matkustusohjesäännön, lähtömaan sekä matkan tiedot.
Matkustusohjesääntö-valikon saat käyttöösi toimintokeskuksen TRAVEL_REGULATION-asetuksella (1=käytössä). Oletuksena asetus ei ole käytössä. Matkustusohjesääntö vaikuttaa ulkomaan päivärahan laskentaan ja Oletus-valinta käyttää verohallinnon yleistä laskentalogiikkaa ulkomaan päivärahojen laskennan osalta. Tällöin Suomeen palatessa ohjelma laskee puolet ulkomaan päivärahasta viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta, mikäli työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomaan alueella päättyneen täyden matkavuorokauden yli kahdella tunnilla. Jos matkavuorokausi ylittyy yli 10 tunnilla, ohjelma laskee kyseiseltä matkavuorokaudelta täyden päivärahan.
Valtion matkustussääntö noudattaa valtion virka- ja työehtosopimuksen mukaista laskentalogiikkaa matkakustannusten korvaamisesta.
Anna matkalaskulle matkan Alkoi- ja Loppui-päivämäärät sekä kellonajat. Matkan tiedot -kohdan Uusi-valinnalla voit lisätä maahan saapumisia kun kyseessä on ulkomaan matka. Tästä löydät esimerkin jäljempänä ohjeessa.
Matka-aika -kenttään voit kirjata matkustukseen käytetyt tunnit. Matkatunnit saat siirrettyä palkanlaskentaan määrittelemällä toimintokeskuksen IMPORT_TRAVELHOURS-asetukselle palkkalajin. Käytettävä palkkalaji on yleensä laskennallinen (seurantaa varten).
Laske päivärahat -valinta on oletuksena käytössä.
Pääset siirtymään Seuraava-painikkeesta seuraaville välilehdille. Matkavuorokaudet-välilehdellä näet matkaan liittyvät matkustusvuorokaudet. Voit matkavuorokausikohtaisesti lisätä ilmaisia aterioita (1 ilmainen ateria puolittaa osapäivärahan ja 2 ilmaista ateriaa puolittaa kokopäivärahan), lisätä yömatkarahan sekä valita Ei päivärahoja, mikäli kyseiseltä vuorokaudelta ei makseta päivärahoja. Mikäli Ei päivärahoja on aktivoitu, voit lisätä tarvittaessa ateriakorvauksen.
Ajot-välilehdellä voit lisätä matkaan liittyvät kilometrikorvaukset ja matkustajat.
Dimensiot-välilehdellä voit kohdistaa matkalaskun asiakkaalle, projektille ja projektivaiheelle, kustannuspaikalle sekä LTA:lle. Voit myös valita Laskuta projektille -valinnan, mikäli matkalasku laskutetaan asiakkaalta.
Yhteenveto-välilehdeltä näet vielä ohjelman laskeman yhteenvedon matkasta palkkalajeittain. Valitse tämän jälkeen Vahvista.
Vahvistuksen jälkeen lisää matkalaskulle tarvittaessa hyväksyjä/tarkastaja sekä matkalaskuun liittyvät kuvat omille välilehdilleen. Kun matkalasku on valmis valitse Tallenna. Ohjelma kysyy tässä kohtaa haluatko laittaa matkalaskun hyväksyttäväksi. Mikäli vastaat Kyllä, matkalasku menee Kierrossa-tilaan ja näkyy hyväksyttävänä/tarkastettavana matkalaskulle merkityillä hyväksyjillä/tarkastajilla.
Mikäli haluat jättää matkalaskun vielä toistaiseksi Kirjattu-tilaan (tarkoitus on esimerkiksi vielä myöhemmin täydentää matkalaskua), vastaa kysymykseen Ei, jolloin matkalasku ei vielä lähde hyväksyttäväksi.
Kun sitten matkalasku on valmis hyväksyntään, lisää manuaalisesti Kierrätyskelpoinen-ruksi.
Matkalasku-näytöllä näet valitun matkalaskun perustiedot ja voit Muokkaa-valinnalla muokata tallennettua matkalaskua (Kirjattu- ja Kierrossa -tilassa olevia). Näytön vasemmalla ylälaidassa näet omat matkalaskusi tiloittain ryhmiteltynä.
Käyttöesimerkki: Ulkomaan matkalasku
Tässä esimerkissä henkilö on ollut työmatkalla ulkomailla. Hän on lähtenyt matkaan maanantaina 6.5 klo. 7.00 ja palannut takaisin torstaina 9.5 klo. 15.00. Hän saapui Ruotsiin ma 6.5 klo. 13.00 ja Saksaan ti 7.5 klo. 15.00.
Kirjaa maahan saapuminen Uusi-valinnalla ja anna saapumispäivä ja kellonaika sekä valitse maa johon saavuttiin. Halutessaan tapahtumalle voi antaa myös selitteen.
Lisää tämän jälkeen myös uusi maahan saapuminen Saksaan.
Matkavuorokaudet-välilehdeltä näet kaikki matkaan liittyvät matkustusvuorokaudet ja myös maan, mihin matkavuorokausi sijoittuu. Voit avata ja sulkea matkavuorokausien tiedot nuolinäppäimillä.
Lisää tarvittaessa myös ajot ja dimensiot omille välilehdilleen. Lopuksi Yhteenveto-välilehdeltä näet matkan kokonaiskustannukset palkkalajeittain eriteltynä.