Viikkotyöaika | Henkilöstöhallinto

Viikkotyöaika-toiminnon kautta voit syöttää työtunteja nopeasti, koska viikkotyöaika ei vaadi aloitus- ja lopetusaikaa. Työaikakirjauksen aloitusajaksi tulee oletuksena työaika-asetuksen alkuaika tai edellisen kirjauksen loppuaika, mikäli samalle päivälle on tehty muita kirjauksia.

Viikkotyöaika tarkistaa henkilön tiedoista työaikaseurannan asetuksen, ja kirjaa tapahtuman ko. asetuksien mukaisesti (voit vaikuttaa työaikaseurata-asetuksen valintaan toimintokeskuksen asetuksella USE_WORKSHIFT). Tämä tarkoittaa sitä, että ohjelma voi automaattisesti kirjata ruokavähennyksen, lisät ja ylityöt asetuksien mukaan. Lue lisää työasemaversion ohjeesta hakusanalla Työaikaseurannan asetukset.

Viikkotyöaika-toiminto on myös mahdollista ottaa pois käytöstä asetuksella USE_WEEKWORKTIME = 0 (Lemonsoftin toimintokeskuksesta tai LemonOnlinen Asetukset-valikon kautta kohdasta Asetukset). 

Lisenssit: Viikkotyöaika vaatii toimiakseen ONLINE-lisenssin lisäksi OTA- (Työ- ja työaikakäsittely) lisenssin.

Open

Kuva. Viikkotyöaika-toimintoon on syötetty tunteja eri projekteille.

Kun siirryt Viikkotyöaika-toimintoon, avautuu oletuksena kuluva viikko. Mikäli viikolle on kirjattu tunteja, näkyvät kirjaukset näytöllä. Mikäli viikolle ei ole vielä syötetty kirjauksia, on näyttö tyhjä ja voit aloittaa tapahtumien kirjauksen Lisää rivi -toiminnolla.

Henkilöroolilla 2. Pääkäyttäjä, hallinto, 21. Palkanlaskija tai 3.Esimies voit syöttää myös muille henkilöille työtunteja, valitse Palkansaaja-valikosta henkilö, jolle haluat syöttää työtunteja. Tunteja voit syöttää henkilöille, joiden työsuhde on voimassa.

Uusi rivi -toiminnolla aloitat työaikakirjauksen. Hanke-valinta rajaa Projekti-valikossa näkyvät projektit valitun hankkeen mukaisesti. Mikäli Hanke-valinta ei ole yrityksenne käytössä, näkyvät kaikki projektit Projekti-valikossa. Projekti-valikossa ohjelma näyttää aina vain aktiiviset projektit.

Projekti-valikossa näet ainoastaan valitun/kirjautuneen käyttäjän aktiiviset projektit (projektipäällikkö tai resurssi). Palkanlaskija-henkilöroolilla näkyvät aina kaikki projektit. Työasemaversion toimintokeskus asetuksella PROJECT_VIEW voit vaikuttaa projektin näkyvyyteen, näkyykö vain omat projektit alasvetovalikossa vai kaikki.

Lisäksi toimintokeskuksen PROJECTPHASE_VIEW -asetuksella voit määritellä näytetäänkö Projektivaihe-valikossa vain aktiiviset projektivaiheet. Huomaa, että jos avaat jo tallennetun viikkotyöaikakirjauksen, Projektivaihe-valikossa näytetään kaikki vaiheet, vaikka asetus olisikin käytössä.

Voit määritellä toimintokeskuksen asetukselle WWT_PERSON_GROUP henkilöryhmän, johon kuuluvien henkilöiden kirjatessa tunteja, ohjelma tuo valmiiksi Viikkotyöaika-näytön riveille kaikki sellaiset projektit, joissa käyttäjä on projektiryhmässä. Määrittele asetukselle tällaisen henkilöryhmän numero, mikäli haluat ominaisuuden käyttöön. Henkilöryhmät perustetaan Lemonsoftin Asetukset Hierarkiset ryhmät Henkilöryhmät -toiminnossa. Henkilöryhmä-tiedon saat asetettua henkilöille Henkilörekisteri-näytöllä.

Palkkalaji-valikossa näet ne palkkalajit, joilla on ominaisuus Työajankirjaus. Laskutettava-valinnalla voit valita tunnit laskutettavaksi, jolloin tunnit tulevat laskutuskeskukseen asiakkaalta laskutettaviin tunteihin. Laskutettavalla Työaika-tapahtumalla täytyy olla projekti määriteltynä ja projektilta täytyy löytyä asiakas.

Toimintokeskuksen WEEKWORKTIME_FOS-asetuksella voit määrittää palkkalajit, jonka mukaiset kirjaukset haluat näkyvän Viikkotyöaika-näytöllä. Jos haluat esimerkiksi piilottaa arkipyhäkirjaukset näytöltä, voit lisätä asetukselle palkkalaji-rajauksen, jossa ko. palkkalaji ei ole mukana.

Open

Kuva: Arkipyhäkirjaukset (palkkalaji 14) on rajattu pois Viikkotyöaika-näytöltä.

Tallennuksen jälkeen näet syötettyjen tuntien viikkoyhteenvedon.

Palkkalaji yhteenveto -kortilla näet palkkalajeittain viikolle kirjatut tunnit. Voit halutessasi vaihtaa näkymän pudotusvalikosta Laskutus yhteenveto -näkymään, jolloin näet viikon laskutusasteprosentin, jonka ohjelma laskee kaavalla Laskutettavat tunnit/Työaikatarve*100.

Lisätiedot-toiminnon kautta voit syöttää tapahtumalle otsikon ja selitteen. Tiedot siirtyvät laskulle sekä myyntitilaukselle, mikäli tapahtuma laskutetaan. Otsikko näkyy myös tuntiraportilla Työaika Henkilöittäin.

Lisätiedot-toiminnossa voit myös määritellä Kustannuspaikan sekä LTA:n.

Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, tallenna tapahtumat toimintovalikon Tallenna-toiminnolla. HUOM! Mikäli olet lisännyt tietoja Lisätiedot-toiminnon kautta, muista myös tallentaa lopuksi Viikkotyöaika-näytön Tallenna-painikkeella.

Myös mahdolliset ylityöt ja lisät kirjautuvat tallennuksen yhteydessä, mikäli työvuoron asetuksiin on nämä määritelty. Lue lisää asetuksista ohjeesta hakusanalla Työaikaseurannan asetukset.

Asetuksella WEEKWORKTIMELUNCH voit määritellä tekeekö ohjelma automaattisen ruokailuvähennyksen käytetyn työaikaseurannan asetuksen mukaisesti. Mikäli asetus on arvolla 0, automaattista ruokailuvähennystä ei tehdä. Huomaathan tässä tapauksessa kirjata tunnit todellisten tuntien mukaisesti (eli esimerkiksi jos työaika-asetuksella päivän tuntitarve on 7,5 ja olet tehnyt töitä 8.00–16.00, kirjaa tunteihin tällöin 7,5).

Lisää myös WORKTIMEREASON asetukselle arvo, mikäli käytät ohjelman automaattista ruokailuvähennystä.

Toimintokeskuksen asetuksella AUTO_APPROVAL voit määritellä täytyykö työaikakirjaukset hyväksyä, vai siirtyykö työajat automaattisesti Hyväksytty-tilaan. Lue lisää ohjeesta hakusanalla Työajan hyväksyntä.

Edellinen viikko ja Seuraava viikko -painikkeilla voit siirtyä viikolta toiselle. Mikäli uudelle viikolle ei ole vielä syötetty työtunteja, tarjoaa ohjelma mahdollisuuden tuoda edellisen viikon rivit uudelle viikolle. Oletuksena ohjelma tarjoaa kaikki projektit, jotka on syötetty viikolle, mutta voit itse valita, jos haluat että vain tietyt projektit siirretään uudelle viikolle. Luo-painike luo uudelle viikolle oletuksena rivit edellisen viikon näkymän pohjalta. Sulje-toiminto luo tyhjän viikkotyöaikanäkymän.

Viikkotyöaikaan syötetyt tunnit kirjautuvat myös projektille kiinnitetyn työmaan tunteihin, mikäli toimintokeskuksessa USE_SITE–asetuksen arvo on 1. Henkilöllä täytyy myös olla tunniste (Henkilörekisterin välilehdellä Tunnisteet) ja sama tunniste työmaalla kiinnitetyllä henkilöllä. Tunnisteen ei välttämättä tarvitse olla ’oikea’ RFID-tunniste, kunhan se on yksilöllinen. Henkilönumerokin käy tässä tapauksessa tunnisteesta. Koska viikkotuntisyötössä ei anneta työtunneille alkuaikaa, ne menevät työmaan tunteihin aina työvuoron mukaisesti. Lue lisää työasemaversion ohjeesta hakusanalla Työmaan työtunnit.