Ostolasku | Taloushallinto

Ostolaskun tiedot löydät Ostolasku-näytöltä. Tiedot on jaettu omiin välilehtiin.

Kuva: Näytön vasemmalla puolella ostolaskun Perustiedot- ja Maksun lisätiedot -välilehdet. Oikealta löytyy ostolaskun Rivitiedot-, Hyväksyntä-, Suoritukset- sekä Tiliöinti-välilehdet.

Kuva: Ostolasku-näytön toimintopaneeli.

Ostolaskun toimintopaneelin toiminnot:

Maksukielto-toiminnolla voit siirtää ostolaskun maksukieltoon tai poistaa ostolaskun maksukiellosta.

Toiminnot Linkit-toiminnolla voit lisätä ostolaskulle linkkejä. Lue lisää Linkit-toiminnosta ohjeesta Linkit.

Navigointi-valikosta voit siirtyä Ostolaskukeskukseen tai Ostolaskuarkistoon.

Tapahtumat-listalla näet kaikki huomiot, jotka on jätetty maksukiellon/siirron/tarkastuksen tai hyväksynnän yhteydessä.

Hyvitä-toiminto muodostaa hyvityslaskun valitusta ostolaskusta.

LemonFiles-toiminnolla voit liittää ostolaskulle tiedostoja. Lue lisää ohjeesta hakusanalla LemonFiles.

Uusi kopioiden -toiminto muodostaa uuden kopion valitusta ostolaskusta.

Uusi ostolasku -toiminto muodostaa uuden ostolaskun.

Ostolaskulajit, maksuehdot, kirjanpitotilit sekä muita asetuksia ylläpidät Lemonsoft-ohjelmassa. Voit lukea lisää ohjeesta hakusanalla Ostolaskujen kirjaus.

Perustiedot

Ostolaskun Perustiedot-välilehdellä olevat tiedot:

Kenttä	Selite
Laji	Ostolaskulaji. Voit perustaa lisää ostolaskulajeja Lemonsoft-ohjelmassa numerosarjoissa.
Tosite	Tositteen numero. Automaattinen numerointi, joka tulee ostolaskulajin määrityksestä numerosarjoissa.
Päivä	Tositteen päiväys. Tämä päivämäärä ohjaa sen, mille kuukaudelle lasku siirtyy kirjanpitoon.
Arvopäivä	Ostolaskulle annettu arvopäivämäärä, josta maksuehdon mukainen eräpäivä lasketaan. Arvopäivä annetaan, mikäli halutaan antaa laskupäivämäärästä poikkeava arvopäivä.
Summa	Ostolaskun loppusumma.
Valuutta	Ostolaskun valuutta. Valuuttoja ylläpidät Lemonsoft-ohjelman Valintalistat-toiminnon kautta.
Kurssi	Valuutan mukainen kurssi. Kurssi päivitetään Lemonsoft-ohjelmassa Valintalistat-toiminnon kautta.
Laskun numero	Toimittajan laskunnumero.
Toimittaja	Toimittajanumero.
Nimi	Toimittajan nimi.
Osoite	Toimittajan osoite.
Pankkitili	Toimittajan pankkitili/iban.
Bic/Swift	Bic-/Swift-koodi.
Maksuehto	Maksuehto (ohjelma laskee automaattisesti eräpäivän ostolaskulle maksuehdon mukaan).
Eräpäivä	Eräpäivä.
Kassapäivä	Kassa-alen eräpäivä
Kassasumma	Kassa-alennuksen summa.
Viestityyppi	Viite, veroviesti tai viesti.
Viite	Viitenumero
Huomiot	Huomiot.
Kuvaus	Ostolaskun kuvaus.
WWW
OT numero	Ostotilauksen numero.
Kierrätyskelpoinen	Jos kentässä ei ole rastia, niin ostolasku ei lähde kiertoon. Mikäli ostolaskulla on hyväksyjä/tarkastaja eikä se ole kierrätyskelpoinen, on ostolaskun tila tällöin Kirjattu.
Laskuta projektille	Mikäli Laskuta projektille -valinta on aktiivisena, lisää ohjelma Laskuta-valinnan ostolaskun riveille automaattisesti. Ostolasku kauttalaskutetaan projektille, kun Laskuta-valinta on aktiivisena ostolaskurivillä. Huom! Ostolasku tulee tallentaa ennen kuin syötät rivit ostolaskulle.
Tila	Ostolasku tilat ovat: 0= Kirjattu 1= Hyväksytty 2= Maksussa 3= Maksettu 4= Kierrossa 5= Hylätty
Kirjanpidossa	Mikäli ostolasku on siirretty kirjanpitoon tulee tähän kenttään ruksi.
Suoritettu	Mikäli ostolasku on suoritettu tulee tähän kenttään ruksi.
Maksukiellossa	Mikäli ostolasku on maksukiellossa tulee tähän kenttään ruksi.

Maksun lisätiedot

Ostolaskun Maksun lisätiedot -välilehdellä olevat tiedot koskevat ulkomaan maksuja.

Kenttä	Selite
Konttorin nimi	Maskun saajan konttorin tiedot.
Kurssisopimusnumero	Sovitun valuuttakaupan koodi.
Osoite 1
Osoite 2
Maakoodi	Pankin konttorin maakoodi.
Clearing	Clearing ISO standardi.
Maksutyyppi	Jää pois tulevaisuudessa (LUM2 aikaa).
Palvelumaksu	Ulkomaan maksun palvelumaksun tieto.
Sopimusnumero	Sopimusten hallinnan sopimusnumero.

Rivitiedot

Rivitiedot-välilehdellä voit tiliöidä ostolaskun. Mikäli olet syöttänyt perustietoihin ostolaskun loppusumman ja tallentanut ostolaskun, antaa ohjelma uudelle riville oletuksena ostolaskun summan. Uusi rivi -toiminnolla voit syöttää uusia rivejä ostolaskulle ja halutessasi tiliöidä summan eri tilille, kustannuspaikalle tai projektille.

Kun olet aktivoinut Lemonsoftin tekoälyn Aimon käyttöön, voit hyödyntää Aima tilin ja kustannuspaikan ennustamiseen. Aimon aktivoinnin jälkeen näet Tili-Aimo- ja Kpaikka-Aimo-sarakkeet ostolaskun riveillä. Lue Aimon käyttöönotosta ohjeesta hakusanalla Aimo.

Rivin Aimo-sarakkeen Käytä kaikkiin -toiminto päivittää Aimon ennusteen jokaiselle riville. Rivikohtainen Käytä-toiminto päivittää valitun tiedon valitulle riville.

Voit myös lisätä ostolaskulle liitteitä. Liitteet ovat näkyvissä Rivitiedot-näytön alaosassa.

Asetukset-toiminnolla voit muokata sarakkeiden näkyvyyttä ja järjestystä. Voit valita mitkä sarakkeet ovat näkyvissä selaimessa sekä erikseen mitkä ovat näkyvissä puhelimessa. Toiminnolla Ylöspäin/Alaspäin voit siirrellä sarakkeiden järjestystä.

Rivitoiminnot-valikosta voit valita toiminnot Lemonsoft eKuitti, Jaa rivi…, Kopioi projekti/kustannuspaikka/LTA/jaksotus riveille, joilta se puuttuu sekä Kopioi tietoja….

Jaa rivi -toiminnolla voit kertoa uudelle riville siirrettävän summan, jolloin ohjelma laskee paljonko jää valitulle riville ja paljonko siirretään uudelle riville.

Kopioi projekti/vaihe -toiminto kopioi aktiivisen rivin projektin, projektin vaiheen, Ilmoita-tiedon ja työmaanumeron kaikille ostolaskun riveille, joilta nämä tiedot puuttuvat. Jos projektin taakse on liitetty kustannuspaikka tai LTA-tieto, myös ne kopioidaan. Kustannuspaikan ja LTA:n voi kopioida myös erikseen ja kohdan Kopioi tietoja takaa pääset kopioimaan vaikka kaikki kolme tietoa samanaikaisesti. Toiminto myös näyttää kopioitavat tiedot.

Kopioi kustannuspaikka riveille joilta se puuttuu -toiminto tarkistaa tilikartalle annetut asetukset, ja mikäli tilille on sallittu tuoda kustannuspaikka, kopioi ohjelma sen riveille johon se on sallittu.

Kopioi LTA riveille joilta se puuttuu -toiminto tarkistaa tilikartalle annetut asetukset, ja mikäli tilille on sallittu syöttää LTA, kopioi ohjelma sen riveille johon se on sallittu.

Kopioi tietoja -toiminto mahdollistaa kopioida kaikki dimensiot yhdellä kertaa riveille, joilta tiedot puuttuvat.

Kopiointiin liittyy joukko tarkastuksia: epäkelpoa työmaanumeroa ei kopioida, ja jos tilikartan mukaan kustannuspaikka, LTA tai projekti eivät ole käytössä ostolaskurivin tilillä, ei niitä kopioida. Samanaikaisessa kopioinnissa projekti on etusijalla. Jos sen taakse on määritelty kustannuspaikka tai LTA, ne ovat vahvempia kuin lähderivillä olevat tiedot. Riveille aikaisemmin syötettyjä tietoja ei kuitenkaan ylikirjoiteta, vaan muutokset tehdään vain tyhjiin kenttiin.

Rivitiedot	Selite
Tili	Osto/kulutilin numero
Tilin nimi	Osto/kulutilin nimi
Vero%	Tilin alv %
Summa	Summa
Veroton	Veroton summa
Vero	Alv osuus kirjaamastasi summasta
Selite	Selite
Kustannuspaikka	Kustannuspaikka
Kustannuspaikka selite	Kustannuspaikan selite
Projekti	Projekti
Projektikuvaus	Projektin kuvaus
Vaihe	Projektivaihe (littera)
Vaihetunnus	Projektivaiheen tunnus

Kenttä	Selite
Avoinna	Laskun avoinna summa (aina kotivaluutassa)
Veroton	Laskun veroton loppusumma
Vero	Laskun veron määrä
Tiliöintisumma	Laskun loppusumma (lasketaan riveistä)
Erotus	Laskun perustiedot-välilehdellä olevan summan ja tiliöintirivien summien erotus

Hyväksyntä

Hyväksyntä-välilehdellä voit Rooli-valinnan avulla määritellä, onko henkilö tarkastaja, hyväksyjä vai tiedoksisaaja. Tiedoksi-valinnalla ostolasku näkyy henkilölle Hyväksyntä-näytöllä, mutta hän ei voi muokata laskun tietoja. Tiedoksi-valinta ei myöskään vaikuta ostolaskun tilaan. Tarkastajia, hyväksyjiä ja tiedoksisaajia voi olla useita. Hyväksyntälistalle tulevat näkyviin ne henkilöt, joilla on henkilörekisterissä henkilörooli 12. Hyväksyjä / Tarkastaja.

Saat lisättyä tarkastajia, hyväksyjiä ja tiedoksisaajia Uusi rivi -toiminnolla.

Lue lisää ohjeesta Osto- ja matkalaskujen hyväksyntä.

Kenttä	Selite
Järjestys	Voit määritellä järjestyksen, jonka mukaan lasku menee hyväksyttäväksi/tarkastettavaksi. 0= ensimmäinen, 1=seuraava jne. Mikäli et määrittele järjestystä, menee lasku kaikille käsittelijöille yhtä aikaa (mikäli CHECKER_NEEDED-asetus ei ole käytössä). Huomaa kuitenkin, että laskua ei voi laittaa ensin hyväksyttäväksi ja sitten vasta tarkastettavaksi.
Henkilön numero	Hyväksyjän/tarkastajan/tiedoksisaajan henkilönumero
Henkilön nimi	Hyväksyjän/tarkastajan/tiedoksisaajan nimi
Rooli	Hyväksyjä/Tarkastaja/Tiedoksi
Tila	Kuvake näyttää, onko henkilö hyväksynyt/tarkastanut laskun vai odottaako lasku vielä henkilön hyväksyntää/tarkastusta.
Tilan kuvaus	Näyttää onko henkilö hyväksynyt/tarkastanut laskun vai odottaako lasku vielä henkilön hyväksyntää/tarkastusta.
Huom	Hyväksyjän/Tarkastajan antama kommentti
Käsittelijä	Henkilön nimi, joka on hyväksynyt/tarkastanut ostolaskun
Pvm	Päivämäärä, jolloin hyväksyntä-/tarkastus-/tiedoksisaanti-kuittaus on tehty

Toiminnot-valikossa voit valita ostolaskulle kierrätysjonon. Voit myös tallentaa syöttämäsi hyväksyntä-/tarkastus-jonon kierrätysjonoksi. Lue lisää kierrätysjonoista ohjeesta hakusanalla Ostolaskujen kierrätysjonot.

Lisää projektien kierrätysjonot -toiminnolla ohjelma lisää projektien kierrätysjonot ostolaskulle. Mikäli projektilla ei ole kierrätysjonoa, mutta toimintokeskuksen APPROVAL_PP-asetus on aktiivinen, hakee ohjelma asetuksen mukaisen hyväksyjän/tarkastajan ostolaskulle.

Lisää projektien kierrätysjonot -toiminto poistaa hyväksyjät/tarkastajat, jotka ovat tulleet ostolaskulle muiden ehtojen kautta.

Suoritukset

Suoritukset-välilehdellä voit suorittaa maksun myös manuaalisesti. Lisää uusi suoritus laskulle Uusi rivi -toiminnolla. Ohjelma ehdottaa summaksi ostolaskun summan. Syötä riville pankkitili ja tallenna lasku, jolloin lasku siirtyy Suoritettu-tilaan.

Tiliöinti

Jokainen ostolasku tiliöidään laskukohtaisesti. Tiliöinti-välilehdellä näet ostolaskujen tiliöinnin. Toimintokeskuksen asetuksella IDENTIFIER voit määritellä, että vastatilin tunnisteeksi haetaan ostolaskurivin tunniste. Toimintokeskuksen asetuksella COMPINE voit määritellä yhdistetäänkö saman tilin viennit.