Ostolasku | Taloushallinto

Ostolasku-näytöllä näet ostolaskun tiedot. Ostolaskun tositenumero on sivun otsikossa ja muuten tiedot on jaettu osioihin ja välilehtiin. Näytölle tultaessa näytöllä näkyy ostolaskun perustiedot, rivitiedot sekä liitteet. Näytön yläosassa on toimintopaneeli, joka koostuu eri toiminnoista. Ostolaskun yläosio koostuu perustietojen lisäksi ulkomaan maksuja koskevasta Maksun lisätiedot -välilehdestä. Ostolaskun vasen alaosio koostuu rivitietojen lisäksi Kierrätys-, Suoritukset-, Rivitietojen tiliöinti- ja Suoritusten tiliöinti -välilehdistä. Ostolaskun oikea alaosa sisältää vain Liitteet-osion, jossa voit tarkastella, lisätä ja poistaa ostolaskun liitteitä.

Kuva: Ostolasku-näyttö näyttää oletuksena ostolaskun perustiedot, rivitiedot ja liitteet.

Toimintopaneeli

Näytön yläosan toimintopaneeli koostuu eri toiminnoista. Ostolaskun toimintopaneelin toiminnot:

…-valikosta aukeaa toiminnot Aseta maksukieltoon ja Hyvitä. Aseta maksukieltoon -toiminnolla voit asettaa ostolaskun maksukieltoon. Mikäli ostolasku on jo maksukiellossa, tämän toiminnon tilalla on Peruuta maksukielto -toiminto, jolla voit perua maksukiellon. Lue lisää ohjeesta Maksukielto. Hyvitä, jolla voit luoda ostolaskulle hyvityslaskun.

Kuva: Toimintopaneelin …-valikko.

Näytä-valikosta saat näkyviin Linkit- ja Tapahtumat-toiminnot. Linkit-toiminnolla voit lisätä, poistaa ja tarkastella ostolaskulle lisättyjä linkkejä. Lue tarvittaessa lisää ohjeesta Linkit. Tapahtumat-toiminnolla voit tarkastella ostolaskun tapahtumia. Tapahtumissa näytetään esimerkiksi maksukieltoon siirtämiset, hyväksynnät ja tarkastukset sekä niistä jätetyt huomiot.

Siirry-valikosta voit nopeasti navigoitua Ostolaskukeskukseen, Ostolaskuarkistoon tai Ostolaskut-näytölle. LemonFiles-toiminnolla voit liittää ostolaskulle tiedostoja. Lue lisää ohjeesta LemonFiles.

Uusi-toiminnolla voit luoda uuden ostolaskun. Tämän toiminnon viereisestä nuolesta aukeaa myös Uus kopioiden -toiminto, jolla voit luoda uuden ostolaskun, jolle kopioituu tiedot auki olevalta ostolaskulta. Poista-toiminto poistaa ostolaskun ja Tallenna-toiminnolla voit tallentaa ostolaskulle lisäämäsi tiedot.

Perustiedot

Ostolaskun yläosiossa olevalla Perustiedot-välilehdellä näytetään seuraavat tiedot:

Kenttä	Selite
Laji	Ostolaskulaji. Voit perustaa lisää ostolaskulajeja Lemonsoft-ohjelmassa kohdassa Asetukset \| Numerosarjat \| Ostolaskut.
Tila	Ostolaskun tiloja ovat 0= Kirjattu 1= Hyväksytty 2= Maksussa 3= Maksettu 4= Kierrossa 5= Hylätty
Päiväys	Tositteen päiväys. Tämä päivämäärä ohjaa sen, mille kuukaudelle lasku siirtyy kirjanpitoon.
Arvopäivä	Ostolaskulle annettu arvopäivämäärä. Jos arvopäivä on annettu, lasketaan maksuehdon mukainen eräpäivä tästä. Arvopäivän voi antaa esimerkiksi, mikäli halutaan antaa laskupäivämäärästä poikkeava arvopäivä.
Summa	Ostolaskun loppusumma.
Valuutta	Ostolaskun valuutta. Valuuttoja voit ylläpitää kohdassa Asetukset \| Yleiset \| Valuutat.
Kurssi	Valuutan mukainen kurssi. Kurssi päivitetään kohdassa Asetukset \| Yleiset \| Valuutat olevalla Päivitä valuutat -toiminnolla.
Toimittajan laskunumero	Toimittajan antama laskunnumero.
Ostotilauksen numero	Ostotilauksen numero
Viestityyppi	Kenttä määrittää käytetäänkö ostolaskulla viestityyppinä viitettä, viestiä tai veroviestiä.
Viite	Viitenumero. Jos viestityyppinä käytetään viestiä, on tämän kentän tilalla Viesti-kenttä.
Veroviesti	Jos viestityyppinä käytetään veroviestiä, on tämä kenttä näkyvissä.
Toimittaja	Toimittajanumero
Nimi	Toimittajan nimi
Osoite	Toimittajan osoite
Maksuehto	Maksuehto, jonka mukaan ohjelma laskee automaattisesti eräpäivän ostolaskulle.
Eräpäivä	Ostolaskun eräpäivä
Pankkitili/Iban	Toimittajan pankkitili/iban.
Bic/Swift	Toimittajan Bic-/Swift-koodi.
Kassapäivä	Kassa-alen eräpäivä
Kassasumma	Kassa-alennuksen summa
Huomiot	Huomiot-kenttään voit lisätä ostolaskuun liittyviä huomioita.
Kuvaus	Ostolaskun kuvaus.
Verkkosivu
Kierrätyskelpoinen	Jos kentässä ei ole rastia, niin ostolasku ei lähde kiertoon. Mikäli ostolaskulla on hyväksyjä/tarkastaja eikä se ole kierrätyskelpoinen, on ostolaskun tila tällöin Kirjattu.
Laskuta projektille	Mikäli Laskuta projektille -valinta on aktiivisena, lisää ohjelma Laskuta-valinnan ostolaskun riveille automaattisesti. Ostolasku kauttalaskutetaan projektille, kun Laskuta-valinta on aktiivisena ostolaskurivillä. Huom! Ostolasku tulee tallentaa ennen kuin syötät rivit ostolaskulle.
Kirjanpidossa	Kun ostolasku on siirretty kirjanpitoon, tulee tähän kenttään ruksi.
Maksukiellossa	Mikäli ostolasku on maksukiellossa, tulee tähän kenttään ruksi.
Suoritettu	Kun ostolasku on suoritettu, tulee tähän kenttään ruksi.

Maksun lisätiedot

Ostolaskun Maksun lisätiedot -välilehdellä olevat tiedot koskevat ulkomaan maksuja.

Kenttä	Selite
Konttorin nimi	Maskun saajan konttorin tiedot
Kurssisopimusnumero	Sovitun valuuttakaupan koodi
Osoite 1	Pankin osoiterivi 1
Osoite 2	Pankin osoiterivi 2
Maakoodi	Pankin konttorin maakoodi.
Clearing	Clearing-koodi (ISO standardi)
Maksutyyppi	Jää pois tulevaisuudessa (LUM2 aikaa)
Palvelumaksu	Ulkomaan maksun palvelumaksun tieto
Sopimusnumero	Sopimusten hallinnan sopimusnumero

Rivitiedot

Rivitiedot-välilehdellä voit tiliöidä ostolaskun. Mikäli olet syöttänyt perustietoihin ostolaskun loppusumman ja tallentanut ostolaskun, antaa ohjelma uudelle riville oletuksena ostolaskun summan. Uusi-toiminnolla voit syöttää uusia rivejä ostolaskulle ja halutessasi tiliöidä summan eri tilille, kustannuspaikalle tai projektille.

Kun olet aktivoinut Lemonsoftin tekoälyn Aimon käyttöön, voit hyödyntää Aimoa tilin ja kustannuspaikan ennustamiseen. Aimon aktivoinnin jälkeen näet Tili-Aimo- ja Kpaikka-Aimo-sarakkeet ostolaskun riveillä. Lue Aimon käyttöönotosta ohjeesta Aimo. Rivin Aimo-sarakkeen Käytä-toiminto päivittää Aimon ennusteen riville.

Saat lisää rivikohtaisia toimintoja valitsemalla …-valikon.

Aimo - Toiminnot -toiminnoilla voit lisätä Aimon ehdottaman tilin tai kustannuspaikan käytettäväksi ostolaskun jokaiselle riville.

Lisää riville eKuitti -toiminnolla voit kohdistaa ekuitin valitsemallesi riville. Vastaavasti Poista eKuitin kohdistus riviltä -toiminnolla voit poistaa eKuitin valitulta riviltä.

Jaa rivi -toiminnolla voit kertoa uudelle riville siirrettävän summan, jolloin ohjelma laskee paljonko jää valitulle riville ja paljonko siirretään uudelle riville.

Kopioi projekti ja vaihe riveille, joilta se puuttuu -toiminto kopioi aktiivisen rivin projektin, projektin vaiheen, Ilmoita-tiedon ja työmaanumeron kaikille ostolaskun riveille, joilta nämä tiedot puuttuvat. Jos projektin taakse on liitetty kustannuspaikka tai LTA-tieto, myös ne kopioidaan. Kustannuspaikan ja LTA:n voi kopioida myös erikseen omilla toiminnoilla.

Kopioi kustannuspaikka riveille, joilta se puuttuu -toiminto tarkistaa tilikartalle annetut asetukset, ja mikäli tilille on sallittu tuoda kustannuspaikka, kopioi ohjelma sen riveille johon se on sallittu.

Kopioi LTA riveille, joilta se puuttuu -toiminto tarkistaa tilikartalle annetut asetukset, ja mikäli tilille on sallittu syöttää LTA, kopioi ohjelma sen riveille johon se on sallittu.

Kopioi jaksotus riveille, joilta se puuttuu -toiminto kopioi riville annetun jaksotuksen riveille, joilta tieto puuttuu.

Kopioi tietoja -toiminto mahdollistaa kopioida kaikki dimensiot yhdellä kertaa riveille, joilta tiedot puuttuvat.

Kopiointiin liittyy joukko tarkastuksia: epäkelpoa työmaanumeroa ei kopioida, ja jos tilikartan mukaan kustannuspaikka, LTA tai projekti eivät ole käytössä ostolaskurivin tilillä, ei niitä kopioida. Samanaikaisessa kopioinnissa projekti on etusijalla. Jos sen taakse on määritelty kustannuspaikka tai LTA, ne ovat vahvempia kuin lähderivillä olevat tiedot. Riveille aikaisemmin syötettyjä tietoja ei kuitenkaan korvata, vaan muutokset tehdään vain tyhjiin kenttiin.

Asetukset-toiminnolla voit muokata rivitietojen sarakkeiden näkyvyyttä ja järjestystä. Sarakeasetukset-näytöllä voit muuttaa sarakkeiden järjestystä raahaamalla. Näkyvissä-valinnalla voit vaikuttaa siihen näytetäänkö kyseistä saraketta vai ei.

Rivitietojen oletussarakkeet

Rivitiedot	Selite
Tili	Osto-/kulutilin numero ja nimi
Tili - Aimo	Aimon ehdottaman osto-/kulutilin numero ja nimi
Vero-%	Tilin veroprosentti
Summa	Summa
Veroton	Veroton summa
Vero	Alv:n osuus kirjaamastasi summasta
Selite	Selite
Tunniste	Tunniste
Kustannuspaikka	Kustannuspaikka
Kpaikka - Aimo	Aimon ehdottama kustannuspaikka
Projekti	Projekti EDITPROJECT-asetuksen ollessa 1, ohjelma ei näytä Projekti-kentän valintalistalla Valmis-tilassa olevia projekteja. Arvolla 0, valintalistalla näkyy kaikki projektit.
Vaihe	Projektivaihe
Kululaji	Kululaji

Ostolaskun rivien alapuolelle on koostettu tietoja ostolaskun summasta:

Kenttä	Selite
Avoinna	Laskun avoinna oleva summa (aina kotivaluutassa)
Veroton	Laskun veroton loppusumma
Vero	Laskun veron määrä
Tiliöintisumma	Laskun loppusumma (lasketaan riveistä)
Erotus	Laskun perustiedot-välilehdellä olevan summan ja tiliöintirivien summien erotus

Kierrätys

Kierrätys-välilehdelle voit määritellä henkilöitä tarkastajaksi, hyväksyjäksi ja tiedoksisaajaksi. Tiedoksi-valinnalla ostolasku näkyy henkilölle Hyväksyntä-näytöllä, mutta hän ei voi muokata laskun tietoja. Tiedoksi-valinta ei myöskään vaikuta ostolaskun tilaan. Tarkastajia, hyväksyjiä ja tiedoksisaajia voi olla useita. Hyväksyntälistalle tulevat näkyviin ne henkilöt, joilla on henkilörekisterissä henkilörooli 12. Hyväksyjä / Tarkastaja. Saat lisättyä tarkastajia, hyväksyjiä ja tiedoksisaajia Uusi-toiminnolla.

Kenttä	Selite
Järjestys	Voit määritellä järjestyksen, jonka mukaan lasku menee hyväksyttäväksi/tarkastettavaksi. 0= ensimmäinen, 1=seuraava, 2=seuraava jne. Mikäli et määrittele järjestystä, menee lasku kaikille käsittelijöille yhtä aikaa, kun CHECKER_NEEDED-asetus ei ole käytössä. Huomaa kuitenkin, että laskua ei voi laittaa ensin hyväksyttäväksi ja sitten vasta tarkastettavaksi.
Henkilö	Hyväksyjän/tarkastajan/tiedoksisaajan nimi
Rooli	Hyväksyjä/Tarkastaja/Tiedoksi
Tila	Kuvake näyttää, onko henkilö hyväksynyt/tarkastanut laskun vai odottaako lasku vielä henkilön hyväksyntää/tarkastusta.
Tilan kuvaus	Näyttää, onko henkilö hyväksynyt/tarkastanut laskun vai odottaako lasku vielä henkilön hyväksyntää/tarkastusta.
Huom	Hyväksyjän/Tarkastajan antama kommentti
Käsittelijä	Henkilön nimi, joka on hyväksynyt/tarkastanut ostolaskun
Pvm	Päivämäärä, jolloin hyväksyntä-/tarkastus-/tiedoksisaanti-kuittaus on tehty

…-valikossa voit valita ostolaskulle kierrätysjonon. Voit myös tallentaa syöttämäsi hyväksyntä-/tarkastus-jonon kierrätysjonoksi. Lue lisää kierrätysjonoista ohjeesta hakusanalla Ostolaskujen kierrätysjonot.

Lisää projektien kierrätysjonot -toiminnolla ohjelma lisää projektien kierrätysjonot ostolaskulle. Mikäli projektilla ei ole kierrätysjonoa, mutta toimintokeskuksen APPROVAL_PP-asetus on aktiivinen, hakee ohjelma asetuksen mukaisen hyväksyjän/tarkastajan ostolaskulle.

Lisää projektien kierrätysjonot -toiminto poistaa hyväksyjät/tarkastajat, jotka ovat tulleet ostolaskulle muiden ehtojen kautta.

Suoritukset

Suoritukset-välilehdellä voit tarkastella ostolaskun suorituksia tai suorittaa maksun manuaalisesti. Lisää uusi suoritus laskulle Uusi-toiminnolla. Ohjelma ehdottaa summaksi ostolaskun summan. Syötä riville pankkitili ja tallenna lasku, jolloin lasku siirtyy Suoritettu-tilaan.

Tiliöinti

Jokainen ostolasku tiliöidään laskukohtaisesti. Ostolaskun Rivitietojen tiliöinti- ja Suoritusten tiliöinti -välilehdillä näet tiliöinnit. Toimintokeskuksen asetuksella IDENTIFIER voit määritellä, että vastatilin tunnisteeksi haetaan ostolaskurivin tunniste. Toimintokeskuksen asetuksella COMPINE voit määritellä yhdistetäänkö saman tilin viennit.

LemonOnline | Ohjeet