Uudistettu matkalasku | Henkilöstöhallinto
Matkalaskut-näytön Uusi-toiminnolla voit luoda uudistetun matkalaskun. Otat uudistetun matkalaskun käyttöön muuttamalla toimintokeskuksen NEW_TRAVELEXPENSE-asetuksen arvoksi 1.
Lisenssit: Vaatii ONLINE- ja OMA (Matka- ja kululaskut) -lisenssin.
Voit lukea yleisiä ohjeita matkalaskujen käyttöönotosta ohjeesta Matkalaskut. Lisätietoa matkalaskuista yleisesti saat matkalasku-ohjeesta.
Anna matkalaskulle päivämäärä ja mahdollisesti kuvaus, jonka jälkeen Luo.
Ohjelma avaa Matka-näytön, jossa ensimmäisellä välilehdellä voit antaa matkustusohjesäännön, tiedot matkan alku- ja loppupäivämääristä ja kellonajoista, lähtömaan sekä matkan tiedot.
Matkustusohjesääntö-valikon saat käyttöösi toimintokeskuksen TRAVEL_REGULATION-asetuksella (1=käytössä). Oletuksena asetus ei ole käytössä. Matkustusohjesääntö vaikuttaa ulkomaan päivärahan laskentaan ja Oletus-valinta käyttää verohallinnon yleistä laskentalogiikkaa ulkomaan päivärahojen laskennan osalta. Tällöin Suomeen palatessa ohjelma laskee puolet ulkomaan päivärahasta viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta, mikäli työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomaan alueella päättyneen täyden matkavuorokauden yli kahdella tunnilla. Jos matkavuorokausi ylittyy yli 10 tunnilla, ohjelma laskee kyseiseltä matkavuorokaudelta täyden päivärahan.
Valtion matkustussääntö noudattaa valtion virka- ja työehtosopimuksen mukaista laskentalogiikkaa matkakustannusten korvaamisesta.
Anna matkalaskulle matkan Alkoi- ja Loppui-päivämäärät sekä kellonajat. Matkan tiedot -listan Uusi-valinnalla voit lisätä maahan saapumisia, kun kyseessä on ulkomaan matka. Tästä löydät esimerkin jäljempänä ohjeessa.
Matka-aika-kenttään voit kirjata matkustukseen käytetyt tunnit. Matkatunnit saat siirrettyä palkanlaskentaan asettamalla toimintokeskuksen IMPORT_TRAVELHOURS-asetukselle palkkalajin. Käytettävä palkkalaji on yleensä laskennallinen (seurantaa varten).
Laske päivärahat -valinta on oletuksena käytössä.
Muille välilehdille voit siirtyä Seuraava-toiminnolla. Matkavuorokaudet-välilehdellä näet matkaan liittyvät matkustusvuorokaudet. Voit matkavuorokausikohtaisesti lisätä ilmaisia aterioita (yksi ilmainen ateria puolittaa osapäivärahan ja kaksi ilmaista ateriaa puolittaa kokopäivärahan), lisätä yömatkarahan sekä valita Ei päivärahoja, mikäli kyseiseltä vuorokaudelta ei makseta päivärahoja. Mikäli aktivoit Ei päivärahoja, voit lisätä tarvittaessa ateriakorvauksen.
Ajot-välilehdellä voit lisätä matkaan liittyvät kilometrikorvaukset ja matkustajat.
Dimensiot-välilehdellä voit kohdistaa matkalaskun asiakkaalle, projektille ja projektivaiheelle, kustannuspaikalle sekä LTA:lle. Voit myös valita Laskuta projektille -valinnan, mikäli matkalasku laskutetaan asiakkaalta.
Yhteenveto-välilehdeltä näet vielä ohjelman laskeman yhteenvedon matkasta palkkalajeittain. Valitse lopuksi Vahvista.
Vahvistuksen jälkeen lisää matkalaskulle tarvittaessa hyväksyjä/tarkastaja sekä matkalaskuun liittyvät kuvat omille välilehdilleen. Kun matkalasku on valmis, valitse Tallenna. Tallennuksen jälkeen ohjelma kysyy haluatko laittaa matkalaskun hyväksyttäväksi. Mikäli vastaat Kyllä, matkalasku menee Kierrossa-tilaan ja näkyy hyväksyttävänä/tarkastettavana matkalaskulle merkityillä hyväksyjillä/tarkastajilla.
Toimintokeskuksen TE_ZERO_SUM_CIRC-asetuksella voit ohjata sallitaanko myös 0-summaisten matkalaskujen kierrätys. Arvolla 0 (oletus) 0-summaiset matkalaskut lähtevät kiertoon normaalisti. Arvolla 1 0-summaisia matkalaskuja ei ole mahdollista laittaa kiertoon.
Mikäli haluat jättää matkalaskun vielä toistaiseksi Kirjattu-tilaan (tarkoitus on esimerkiksi vielä myöhemmin täydentää matkalaskua), vastaa kysymykseen Ei, jolloin matkalasku ei vielä lähde hyväksyttäväksi.
Kun matkalasku sitten on valmis hyväksyntään, lisää manuaalisesti Kierrätyskelpoinen-ruksi ja tallenna.
Matkalasku-näytöllä näet valitun matkalaskun perustiedot ja voit Muokkaa-toiminnolla muokata tallennettua matkalaskua (Kirjattu- ja Kierrossa-tilassa olevia). Näytön vasemmalla ylälaidassa näet omat matkalaskusi tiloittain ryhmiteltynä.
Käyttöesimerkki: Ulkomaan matkalasku
Tässä esimerkissä henkilö on ollut työmatkalla ulkomailla. Hän on lähtenyt matkaan maanantaina 6.5. klo 7.00 ja palannut takaisin torstaina 9.5. klo 15.00. Hän saapui Ruotsiin ma 6.5. klo 13.00 ja Saksaan ti 7.5. klo 15.00.
Kirjaa maahan saapuminen Uusi-valinnalla ja anna maahan saapumispäivä ja kellonaika sekä valitse maa johon saavuttiin. Tarvittaessa voit lisätä tapahtumalle myös selitteen.
Lisää tämän jälkeen myös uusi maahan saapuminen Saksaan.
Matkavuorokaudet-välilehdeltä näet kaikki matkaan liittyvät matkustusvuorokaudet ja myös maan, mihin matkavuorokausi sijoittuu. Voit avata ja sulkea matkavuorokausien tiedot nuolinäppäimillä.
Lisää tarvittaessa myös ajo- ja dimensiotiedot omille välilehdilleen. Yhteenveto-välilehdeltä näet matkan kokonaiskustannukset palkkalajeittain eriteltynä.