Työajanseurannan prosessit

Pääkäyttäjän vastuulla on tukea henkilöstöä ohjelman käytössä. Perustyöntekijä ei tosin juurikaan tukea tarvitse käyttökoulutuksen jälkeen.

Työtuntien hyväksyntä

Kellokortti tukee useita erilaisia hyväksyntätapoja. Voit hyväksyä kirjaukset päivä tai viikko kerrallaan. Vaihtoehtoisesti hyväksyntä voi tapahtua automaattisesti. Hyväksyntä on kuitenkin pakollista mikäli työtunnit siirretään palkanlaskentaan.

Pari esimerkkiä toimintatavoista:

1. Työntekijä leimaa ja kirjaa tuntinsa ja tekee tarvittavat korjaukset tarkistaessaan esim. edellistä viikkoa. Kun korjaukset on tehty, työntekijä merkitsee joko tietokoneella tai kännykällä tarkistamansa viikon valmiiksi. Tällöin viikko siirtyy työntekijän esimiehelle (Kellokortissa Hyväksyjä tai Projektijohtaja) hyväksyttäväksi. Esimies hyväksyy tai hylkää viikon. Kun viikko on hyväksytty tehdään siirto palkanlaskentaan.

2. Työntekijä tekee sisään- ja ulosleimaukset Kellokortissa, hän ei muokkaa omia kirjauksiaan. Kellokortti merkkaa edellisen viikon automaattisesti valmiiksi ja siirtää sen esimiehelle hyväksyntään. Esimies tekee tarvittavat korjaukset kirjauksiin ja hyväksyy viikon. Kun viikko on hyväksytty tehdään siirto palkanlaskentaan.

Työaikaleimaukset ja työaikakalenteri

Voit tehdä työaikaleimauksia monella tavalla. Kaikki leimaukset näkyvät työaikakalenterissa.

Kouluta työntekijöille käyttöönotettavat leimaustavat ja työaikakalenterin käyttö.

Ota kantaa kysymyksiin:

• Saako henkilö muokata omia työaikakirjauksia myöhemmin?

• Minkälaista raportointia tarvitset?

• Tuodaanko vanha liukuma aloituspäivän saldoksi?

Tietojen siirrot

Tiedon siirto palkanlaskentaan kuuluu toistuviin rutiiniprosesseihin. Siirto vaihtelee käyttämästäsi palkanlaskentaohjelmasta riippuen ja onkin hyvä käydä tämä asia läpi kouluttajan kanssa.

Muistutusviestit

Kellokortti voi lähettää muistutusviestejä käyttäjille, esihenkilöille tai pääkäyttäjille. Esimerkiksi muistutus hyväksyntää odottavista työajoista on usein hyödyllinen.