Työajanseurannan asetukset

Mieti asetukset valmiiksi ennen koulutusta ja toki voit ne myös syöttää ohjelmaan.

Työaikaryhmät

Työaikaryhmä koostuu henkilöistä, joilla on samanlaiset työajat, työvuorot tai muut työajan laskentaperusteet. Työaikaryhmät ovatkin Kellokortin yksi tärkeimmistä asetuksista, joten niiden määrittelemiseen kannattaa käyttää aikaa. Kaikki henkilöt eli käyttäjät on lisättävä johonkin työaikaryhmään.

Kun mietit yrityksellesi sopivia työaikaryhmiä, käytä apuna seuraavia kysymyksiä:

• Miten tai millaisissa vuoroissa työtä tehdään arkipäivisin? esim. Aamu, Ilta, Päivä, 7,5 tuntia, 8,0 tuntia per päivä

• Miten tai millaisissa vuoroissa työtä tehdään viikonloppuisin, entä pyhäpäivisin?

• Miten tai millaisissa vuoroissa työtä tehdään arkipyhien aattona, esim. aaton aattona koko henkilöstöllä lyhennetty työaika?

• Onko liukuva työaika + kuukausipalkkaisia?

• Onko liukuva työaika +tuntipalkkaisia?

  • Miten liukumaa rajoitetaan?

  • Onko kaikilla samat liukumien kerryttämisen säännöt / rajoitteet? esim. kellonaikaan tai päivän maksimimäärään liittyvät rajoitteet?

  • Onko maksimiliukuma kaikilla sama?

• Onko työaikapankki, Ylityöpankki tai Pekkaset käytössä?

• Miten lounastauot, automaattinen vähennys kellokortin toimesta vai leimauksen perusteella?

• Onko tarpeellista seurata kahvitaukojen määrää ja pituutta leimausten perusteella?

• Onko osa-aikaisia työntekijöitä? Miten osa-aikaisuus on järjestetty? Onko osa-aikaisjärjestelyjä erilaisia?

• Onko osa kohdetasoista / dimensioista vai osalla henkilöstöstä käytössä vai onko koko henkilöstöllä samat kirjausten kohdistus tarve?

• Onko muita huomioitavia poikkeuksia ja erikoisjärjestelyjä henkilöillä, henkilöryhmillä?

Työaikakirjaukset

Työaikaleimauksista muodostuu tunti- tai päivätasoisia kirjauksia.

Tuntikirjauksessa työaika kohdistetaan minuutilleen jollekin tuntilajille, kuten työaika, matka-aika, päivystys tai saldovapaa. Voit käyttää työpäivän aikana tarvittavan määrän tuntilajeja.

Ohjelmassa on valmiina seuraavat tuntilajit:

• Työaika

• Työasia

• Saldovapaa

• Sairastunnit

• Sairastunnit/lapsi

• Asiakaskäynti

• Ylityö

• Iltatyö

Päiväkirjaus tarkoittaa koko päivälle kirjattua työaikaa. Näitä ovat esimerkiksi loma, sairaus tai toimistopäivä.

Ohjelmassa on valmiina seuraavat päivälajit:

• Työmatka

• Saldovapaa

• Sairaspäivä

• Sairaspäivä/lapsi

• Kesäloma

• Talviloma

• Koulutuspäivä

• Etätyöpäivä

• Ylityövapaa

• Palkaton poissaolo

• Pekkasvapaa

• Muu palkallinen vapaa

 Leimaussyyt

Leimaussyiden avulla voidaan tehdä automaattitäyttöjä käyttäjän tehdessä sisään- tai ulosleimauksen.

Esimerkki: Sairastun kesken työpäivän ja leimaan itseni ulos, ja ohjelma täyttää kuluvan päivän loppuun sairastunneille ja tulevat päivät sairauspäivälle. Automaattinen kirjaus loppuu kun kirjaudun seuraavan kerran töihin.

Seurantakohteet/dimensiot

Voit kohdistaa työaikakirjaukset yrityksesi käytössä oleviin kohteisiin. Näitä ovat esimerkiksi kustannuspaikka, työnumero tai asiakas. Seurantakohteita voi lisätä käyttöönoton jälkeenkin, mutta rakenne eli mitä seurataan, on hyvä miettiä valmiiksi ennen käyttöönottoa.

Kohderakenne voi olla monitasoinen, esimerkiksi Asiakas - työmaa - työvaihe: Rakennus Oy - Työmaa A - Pohjatyöt.

Seurantakohteet siirtyvät palkanlaskentaan ja edelleen kirjanpitoon, joten tämä ainakin yksi huomioitavista asioista.

Henkilöt

Kun työaikaryhmät ja muut työajan asetukset ovat valmiina, lisätään henkilöt. Henkilötiedoissa määritetään mm:

• käyttäjätunnus

• työaikaryhmä (jokaisen henkilön on kuuluttava johonkin työaikaryhmään)

• Käyttäjärooli

• Lisenssit ja käyttöoikeudet