Työvuorosuunnittelu | Henkilöstöhallinto
- Lemonsoft
Työvuorosuunnittelun avulla voit tehdä työvuorosuunnitelmia toimipisteittäin/henkilöryhmittäin. Toiminto vaatii joko OTS (Työvuorosuunnittelu, suunnittelija) tai OTSR (työvuorosuunnittelu, työntekijä) -lisenssin. OTSR-lisenssi täytyy aktivoida kaikille käyttäjille, joille työvuoroja kohdistetaan.
Käyttäjille, jotka luovat ja muokkaavat työvuorosuunnitelmia täytyy aktivoida OTS-lisenssi sekä henkilörooli 36. Työvuorosuunnittelija.
Tarvittavien asetusten tekemiseen tarvitset henkilöroolin 2. Pääkäyttäjä, hallinto.
Työvuorosuunnittelun käyttöönotto
Työvuorosuunnittelun käyttöönottoa varten tarvittavat asetukset löydät Asetukset-valikosta kohdasta HR. Alla on esitetty työvuorosuunnitteluun vaikuttavat asetukset. Toiminnon käyttö vaatii henkilöroolin 2. Pääkäyttäjä, hallinto.
Asetukset | HR | HR-kalenterin syykoodit
HR-kalenterin syykoodeista voit lukea tarkemmin Nethelpin ohjeen kohdasta HR-kalenterin syykoodit. HR-kalenterin ollessa käytössä työvuorosuunnittelun suunnittelunäkymässä ohjelma näyttää hyväksytyt poissaolot ja estää työvuorojen kohdistamisen tällaisille päiville.
Syykoodeissa on lisäksi työvuorosuunnittelun käyttöön liittyvät lisäoptiot Työvuorotoive ja Vapaavuorotoive. Käyttäjä voi kirjata tällaisille syykoodeille työvuorotoiveita ja vapaavuorotoiveita. Ohjelma esittää myös nämä suunnittelunäkymässä omilla värikoodeilla.
Asetukset | HR | Työaikaseuranta
Työaika-asetuksista voit lukea tarkemmin ohjeen kohdasta Työaikaseuranta | Asetukset.
Työaikaseurannan asetukset ovat työvuorosuunnittelussa käytettäviä työvuoroja, joita suunnittelunäkymässä kohdistetaan henkilöille. Ohjelma laskee henkilön viikkotyöaikatavoitteen henkilölle henkilörekisteriin määritellyltä työaika-asetukselta.
Asetukset | HR | Henkilön osaaminen
Osaamisprofiileilla voit määritellä, vaatiiko jokin työvuoro tietynlaista osaamista. Ohjelma ei anna kohdistaa tällaista työvuoroa henkilölle, jolta ei kyseistä osaamista löydy.
Osaamisprofiilit voit perustaa Asetukset | HR | Henkilön osaaminen -toiminnossa. Lisää kaikki tarvittavat osaamiset Uusi-toiminnolla. Työvuorosuunnitellun kannalta oleellisia tietoja on Selite sekä mahdollisesti tieto Osaamisvaatimus ohitettavissa, jolloin ohjelma antaa kohdistaa vuoron henkilölle, vaikka häneltä ei kyseistä osaamista löytyisikään.
Osaamisprofiilien kohdistaminen henkilöille tapahtuu toiminnossa Sovellukset| HR-profiilit. Voit lukea HR-profiileista yleisesti nethelpin ohjeen kohdasta Osaamisprofiili.
Asetukset | Yleiset | Arkipyhät
Löydät arkipyhät Asetukset-valikosta kohdasta Yleiset. Ota arkipyhät käyttöön työvuorosuunnittelussa Arkipyhien asetukset -välilehdellä. Arkipyhien ja poikkeuspäivien käytöstä voit lukea tarkemmin nethelpin ohjeesta Arkipyhät.
Asetukset | HR | Työpisteet
Työpisteet ovat kiinteitä pisteitä, esimerkiksi tuotannon koneita, kassa tmv. jossa henkilö työskentelee. Perusta tarvittavat työpisteet Asetukset-valikosta kohdasta työpisteet.
Osaaminen-valinnalla ei vielä toistaiseksi ole toiminnallisuutta.
Asetukset | HR | Työvuorosuunnittelun asetukset
Työvuorosuunnittelun asetukset -näytöllä voit määritellä henkilöryhmäkohtaiset asetukset.
Valitse ensin Henkilöryhmä-valikosta ryhmä, jolle asetuksen luot.
Peräkkäiset työpäivät (max): Voit määritellä peräkkäisten työpäivien maksimimäärän, mikäli työvuorosuunnittelussa määrä ylittyy, ohjelma antaa tästä ilmoituksen työvuoroille.
Vuorokautinen vapaa (tunteina): Anna tuntimäärä, mikä pitää vuorojen välissä olla vapaata. Mikäli tämä ylittyy työvuorosuunnittelussa, ohjelma antaa tästä ilmoituksen työvuorolle.
Viikkolepo (tunteina): Anna tuntimäärä, minkä verran viikon aikana tulee olla viikkolepoa. Mikäli tämä ylittyy, ohjelma antaa tästä ilmoituksen työvuoroille.
Vuorot hyväksytään automaattisesti: Mikäli työvuoroja ei haluta erikseen hyväksyttää työntekijöillä, valitse automaattinen hyväksyntä.
Työvuorosuunnittelun käyttö
Listanäyttö
Työvuorosuunnittelu avautuu listanäyttöön, josta näet työvuorosuunnitelmat.
Listanäytön yläpalkin toiminnot:
Mallipohjat-toiminnolla voit luoda uusia mallipohjia tai muokata olemassa olevia. Mallipohjien luonnista ja muokkauksesta on kerrottu täällä.
Siirry-toiminnolla pääset kätevästi siirtymään tärkeimpiin työvorosuunnitteluun vaikuttaviin sovelluksiin.
Uusi-toiminnolla pääset aloittamaan uuden työvuorosuunnitelman laatimisen. Työvuorosuunnitelman laatimista on tarkemmin kuvattu täällä.
Pikasuodattimen avulla voit suodattaa listanäytölle näytettäväksi vain Kesken-tilassa olevat suunnitelmat klikkaamalla Kesken-painiketta.
Lisää suodattimia löydät klikkaamalla näytön oikean yläkulman Laajenna-painiketta, joka laajentaa Suodatukset-osion näyttämällä kaikki valitut suodattimet.
Suodattimia voit ottaa käyttöön tai piilottaa painamalla Mukauta -painiketta.
Avautuvasta ikkunasta voit valita käyttöön haluamasi suodattimet.
Suodattimien valinnan voit tallentaa Tallenna-painikkeella, jolloin ohjelma näyttää valitut suodattimet laajennetussa suodatusnäkymässä. Tallennus-painikkeen valinnalla Tallenna kaikille pääkäyttäjä voi tallentaa suodatinvalinnat kaikille käyttäjille.
Ohjelman käyttämät oletussuodattimet saat palautettua käyttöön Palauta oletukset -painikkeella. Tämän toiminnon valinnalla Palauta oletukset kaikille voi pääkäyttäjä palauttaa oletusvalinnat kaikille käyttäjille.
Peruuta ja sulje -painike sulkee ikkunan ilman suodatinvalinnan muutosta
Sarakeasetukset-toiminnon löydät listanäytön vasemmasta laidasta.
Tällä toiminnolla voit valita sarakkeiden järjestyksen, muokata sarakeotsikkoa ja valita mitkä sarakkeet ohjelma näyttää.
Sarakeasetukset voit tallentaa Tallenna-painikkeella, jolloin ohjelma käyttää listanäytöllä annettuja asetuksia. Tallenna kaikille -painikkeella pääkäyttäjä voi tallentaa sarakeasetukset kaikille käyttäjille.
Ohjelman käyttämät oletusasetukset saat palautettua käyttöön Palauta oletukset -painikkeella. Palauta oletukset kaikille -painikkeella voi pääkäyttäjä palauttaa oletusasetukset kaikille käyttäjille.
Peruuta-painike sulkee ikkunan ilman asetusten muutosta.
Listanäytöllä ohjelma näyttää työvuorosuunnitelmat koostetusti sarakeasetusten mukaisesti. Suunnitelman edessä olevasta Avaa-linkistä kyseinen suunnitelma avautuu Työvoron suunnittelu -näkymään, jossa voit tarvittaessa jatkaa suunnitelman muokkausta.
Suunnittelunäyttö
Suunnittelunäyttö on työvuorosuunnittelun tärkein näyttö ja siinä on lukuisia toimintoja koottuna omiin osioihin.
Yläpalkin toiminnot
Mallipohjat-toiminnolla voit luoda uusia mallipohjia tai muokata olemassa olevia. Mallipohjien luonnista ja muokkauksesta on kerrottu täällä.
Siirry-toiminnolla pääset kätevästi siirtymään tärkeimpiin työvorosuunnitteluun vaikuttaviin sovelluksiin.
Tulosta-toiminnolla voit tulostaa Työvuorolista-raportin. Raportista on tarkempi kuvaus täällä.
Uusi-toiminnolla pääset aloittamaan uuden työvuorosuunnitelman laatimisen Uusi-valinnalla. Valitsemalla Uusi kopioiden ohjelma kopioi nykyisen suunnitelman uudeksi, mikä helpottaa suunnitelman laatimista, kun ei tarvitse tehdä suuria muutoksia. Työvuorosuunnitelman laatimista on tarkemmin kuvattu täällä.
Nykyisen suunnitelman voit poistaa Poista-valinnalla.
Jos olet tehnyt muutoksia suunnitelmaan, voit tallentaa suunnitelman Tallenna-valinnalla.
Suunnittelunäytön aikajanalla siirryt siirtymispainikkeilla:
Tänään-valinnalla ohjelma näyttää kuluvan päivän mukaisen jakson valitun näkymän mukaan.
Nuolipainikkeilla saat edellisen tai seuraavan näkymän.
Näkymän valintaan on painikkeet:
Kuukausi näyttää aikajanalla yhden kuukauden mittaisen jakson, jolloin pidempien suunnittelujaksojen tarkastelu on helpompaa.
Viikko on työvuorosuunnittelussa yleisin suunnittelujakson pituus ja ohjelman oletusnäkymä.
Arkipäivät -näkymässä näytetään päivät maanantaista perjantaihin.
Päivä -näkymässä näytetään yksi vuorokausi.
Suunnittelunäytön toimintopainikkeet oikeassa yläkulmassa
Suunnitelman tilan voit vaihtaa Vaihda tila -toiminnolla.
Tilaksi voit valita Kesken, Valmis, Hyväksytty tai Hylätty.
Kesken – Työvuorosuunnitelma on muokattavissa. Suunnitelma näkyy ja on muokattavissa kaikille henkilöille, joilla on työvuorosuunnitteluun oikeuttava lisenssi OTS.
Odottaa hyväksyntää – Työvuorosuunnitelma on valmis ja odottaa hyväksyntää. Kun kaikki työvuorot on hyväksytty, vaihtuu suunnitelman tilaksi Hyväksytty. Jos jokin työvuoro on hylätty, suunnitelman tilaksi vaihtuu Kesken. Työvuorojen hyväksynnästä on kerrottu tarkemmin täällä
Hyväksytty – Kaikki suunnitelman työvuorot on hyväksytty joko henkilöiden toimesta tai automaattisesti.
Poista kohdistukset -toiminnolla voit poistaa kerralla kaikkien vuorojen kohdistukset.
Suodatukset-toiminnolla voit valita mitkä työvuorot aikajanalla näytetään. Voit valita useamman työvuoron näytettäväksi.
Henkilöt-paneelissa näytetään mallipohjan mukaiset henkilöt ja työtuntien tavoite/toteuma.
Henkilöt-paneelin suodatustoiminnolla voit suodattaa aikajanalla näytettävät henkilöt.
Henkilön toiminnot avautuvat henkilön valikosta.
Poista kohdistukset -toiminto poistaa kaikkien hänelle kohdistettujen vuorojen kohdistukset.
Vaihda tila -toiminnolla saat vaihdettua kaikkien hänelle kohdistettujen vuorojen tilan.
Lisää päivystys -toiminnolla voit luoda henkilölle päivystysjakson.
Mallipohjat
Mallipohjat-toiminnossa voit luoda valmiita suunnittelupohjia, jolloin suunnitelman tekeminen on sujuvampaa.
Aloita valitsemalla Uusi. Anna mallipohjalle kuvaus. Kesto viikkoina -kenttään voit antaa viikkomäärän, jota ohjelma oletuksena ehdottaa luodessasi uutta suunnitelmaa mallipohjasta. Lisää toimipiste, työpiste (mikäli työpisteet käytössä) sekä henkilöryhmä.
Lisää suunnitelmassa käytettävät työvuorot Luo uusi -valinnalla. Kierto ja Vapaa -valinnoilla ei vielä ole toiminnallisuutta. Lisää tarvittaessa osaaminen, jota vuoro vaatii. Tarve-kenttään anna määrä kuinka monta vuoroa valitulle ajanjaksolle kyseiselle suunnitelmalle tarvitaan.
Työvuorosuunnitelman luonti
Valitse mallipohja, jonka perusteella haluat suunnitelman tehdä. Ohjelma antaa oletuksena jakson alkupäivän ja loppupäivän mallipohjalle määritellyltä viikkomäärältä, voit kuitenkin tarvittaessa vielä muokata näitä. Anna myös kuvaava selite.
Tämän jälkeen näet suunnittelunäytössä valitun mallipohjan mukaiset henkilöt näytön vasemmassa reunassa. Tavoite-sarakkeessa näet henkilön työaika-asetuksen mukaiset tunnit/ suunnittelut tunnit.
Kohdistamattomat vuorot näkyvät näytön oikeassa reunassa, ohjelma on tuonut mallipohjalle määritellyt vuorot valmiiksi.
Työvuorojen kohdistus suunnittelunäkymässä
Vuorojen kohdistus tapahtuu raahaamalla haluttu vuoro näytön oikean reunan kohdistamattomista vuoroista halutulle henkilölle ja päivälle.
Mikäli kaikki suunnitelman vuorot eivät toteudu, voit poistaa vuorot Kohdistamattomat vuorot -paneelista avaamalla paneelin valikon valitse sieltä Ei toteudu. Ohjelma poistaa tällöin valitun vuoron kohdistamattomista vuoroista.
Mikäli suunnitelmassa ei ole kaikkia tarvittavia vuoroja, voit luoda niitä lisää Luo vuorot -toiminnolla. Valitse työvuoro, jota haluat lisätä suunnitelmaan. Anna tarvittaessa vaadittava osaaminen sekä tarvittava määrä.
Kun suunnitelma on Kesken-tilassa voit siirtää työvuoron henkilöltä toiselle tai eri ajankohdalle raahaamalla työvuoro halutulle henkilölle tai ajankohdalle.
Voit myös kopioida työvuoron samalle henkilölle eri ajankohtaan. Klikkaa työvuoron valikko auki ja valitse kopioi edelliselle tai kopioi seuraavalle.
Ohjelma kysyy aikavälin, jolle työvuoroja kopioidaan.
Aseta aikaväli, jolle haluat kopioida vuoron ja paina Kopioi-painiketta. Huomioi, että kohdistamattomissa vuoroissa pitää olla riittävästi vuoroja kopioitavaksi.
Työvuorosuunnitelman hyväksyntä ja viestit
Työvuorosuunnittelun hyväksynnän viestit saat käyttöösi toimintokeskuksen MESSAGING-asetuksella (Asetukset | Yleiset | Toimintokeskus | Henkilöstöhallinto | Työvuorosuunnittelu). Asetuksella voidaan valita viestit sisäisenä LemonOnlinen etusivulle, sähköpostiin tai sekä sisäisenä että sähköpostiin. Sähköpostin ohjelma lähettää Henkilörekisteri-näytölle määriteltyyn henkilön työsähköpostiosoitteeseen.
Asetuksen mukaiset viestit ohjelma lähettää, kun kaikki suunnitelman vuorot on kohdistettu ja suunnitelma tallennetaan. Niistä työvuoroista, joille on työvuorosuunnittelun asetuksissa valittuna automaattinen hyväksyntä ei viestejä lähetetä.
Sähköpostiviestin linkistä (tai LemonOnlinen etusivun viesteistä) käyttäjä pääsee Ehdotettujen työvuorojen hyväksyntä -näytölle. Vuorot on oletuksena valittuna. Käyttäjä hyväksyy valitsemansa ehdotetut työvuorot Hyväksy-painikkeella. Mikäli käyttäjä jättää osan vuoroista valitsematta, ne palautuvat kohdistamattomiin vuoroihin ja muille työvuorosuunnitelmaan kuuluville henkilöille lähtee viesti vapaista vuoroista. Mikäli vuorolla on osaamisvaatimus, viesti menee vain sellaisille henkilöille, keneltä löytyy vaadittava osaaminen.
Ne työvuorot, joita käyttäjä ei hyväksy, muutetaan Hylätty-tilaan. Työvuorosuunnittelussa hylätyt työvuorot näkyvät Kohdistamattomat vuorot -paneelissa punaisella värillä.
Hylätyt työvuorot tulevat käyttäjille vapaana olevina työvuoroina ja niistä lähetetään viestit samalla tavoin, kuin hyväksyttäväksi ehdotetut työvuorot.
Sähköpostiviestin linkistä (tai LemonOnlinen etusivun viesteistä) käyttäjä pääsee Vapaana olevien työvuorojen -näytölle. Käyttäjä valitsee haluamansa työvuorot ja painaa Ota vuorot -painiketta, jolloin ohjelma kohdistaa valitut vuorot käyttäjälle hyväksyttynä.
Etusivun widgetit
Käyttäjä voi valita etusivulle widgetit omien työvuorojen seurantaan. Ohjelma nostaa widgeteille käyttäjän hyväksytyt työvuorot.
Omat työvuorot tällä viikolla -widgetistä käyttäjä näkee omat hyväksytyt työvuorot kuluvalla viikolla.
Työvuoro tänään -widgetistä käyttäjä näkee oman ja alaistensa työvuorot kuluvalla päivällä.
Widgettien oikeasta yläkulmasta pääsee suunniteltujen työvuorojen listanäytölle, josta käyttäjä näkee omat ja alaisten työvuorot ja niiden tilat.
Työvuorolista
Tulosta-toiminnolla voit tulostaa Työvuorolista-raportin. Voit rajata raporttia päivämäärän, toimipisteen, työpisteen, henkilöryhmän sekä tilan mukaan. Tilaryhmittely-valinnalla raportti näyttää missä tilassa vuoro on.
Tilat, joita raportti esittää: Ei toteudu (henkilön hylätyt vuorot on merkitty Ei toteudu -valinnalla suunnitelmassa), Kirjattu (vuoroja on kohdistettu henkilöille, mutta osa vuoroista on vielä suunnitelmalla kohdistamatta), Vahvistettu (kaikki suunnitelman vuorot on kohdistettu, mutta vuoroa ei ole vielä hyväksytty), Hyväksytty (henkilö on hyväksynyt vuoron tai se on Tilojen muutos -toiminnolla merkitty hyväksytyksi), Hylätty (vuoro on Tilojen muutos -toiminnolla merkitty hylätyksi).