Asiakasrekisteri | Asiakkuudenhallinta

Asiakasrekisterissä ylläpidät asiakkaiden, toimittajien, prospektien ja jälleenmyyjien tietoja.

Asiakkaat, toimittajat ja prospektit käyttävät samoja asetus- ja valintalistatietoja, kuten maksuehtoa, toimitustapaa ja valuuttaa. Asiakasrekisteriin tallennetut tiedot tulevat oletuksena uudelle tarjoukselle, myynti- tai ostotilaukselle sekä laskulle. Tässä ohjeessa asiakkaalla tarkoitetaan asiakasta, toimittajaa tai prospektia.

Lisenssi: Vaatii ONLINE-lisenssin lisäksi OAS (Asiakasrekisteri)-lisenssin.

Open

Kuva: Asiakasrekisteri-näyttö.

Toimintopalkin toiminnot

…

• Toiminnolla voit päivittää asiakkaan tiedot ajan tasalle hakemalla ne YTJ:stä. Voit hakea tiedot myös uudelle, vielä tallentamattomalle asiakkaalle, kun olet ensin tallentanut asiakkaan Y-tunnuksen asiakasrekisteriin. Jos asiakkaalta puuttuu Y-tunnus, ohjelma ilmoittaa siitä.

  Asiakastietojen päivitys YTJ:stä -dialogissa näet Asiakasrekisteri-sarakkeessa asiakkaan asiakasrekisterissä olevat tiedot ja YTJ-sarakkeessa YTJ:stä haetut tiedot. Päivitä-toiminto päivittää tiedot Asiakasrekisteri-näytölle, mutta muutokset tallentuvat vasta, kun tallennat asiakkaan. Jos tiedoissa ei ole muutoksia, ohjelma ilmoittaa siitä.
  
  

  Open

  

  Kuva: Asiakastietojen päivitys YTJ:stä -dialogi.

   

• Pikaluottosuositus-raportin nouto

  • Vaatii LemonHubin Perintä / luottotiedot -palvelun aktivoinnin ja käyttäjälle 15. Ylin johto -henkilöroolin.

  • Toiminnolla saat raportille yrityksen maksuviivetiedot ja julkiset maksuhäiriömerkinnät.

• Vaihda laji

  • Toiminnolla voit vaihtaa asiakkaan/toimittajan toiseen lajiin.

  • Vaihda asiakasnumero uuden lajin numerosarjan mukaiseksi -valinta on oletuksena aktivoitu, jolloin ohjelma päivittää numeroksi uuden lajin numerosarjasta seuraavan vapaan numeron. Jos valinta ei ole aktivoituna, ohjelma säilyttää alkuperäisen numeron lajin vaihdon yhteydessä.

  • Jos kyseessä on mallipohja, alkuperäinen numero säilyy aina lajin vaihdosta huolimatta.

• Vie tiedostoon

  • Vaatii WIO (XML- ja CSV-rajapinnat) -lisenssin.

  • Toiminnolla voit viedä asiakkaiden tiedot CSV-tiedostoon. Kun valitset toiminnon, avautuu Tietojen vienti -dialogi, jossa nimeät muodostettavan tiedoston. Voit rajata tiedostoon siirrettäviä asiakastietoja asiakasnumerolla, lajilla, asiakasryhmällä ja/tai myyjätiedolla. Myyjä-valikossa näkyvät henkilöt, joilla on 4. Myyjä -henkilörooli. Myyjärajauksella saat tiedostoon asiakkaat, joille on nimetty oma myyjä asiakasrekisterissä.
    
    

    Open

    

    Kuva: Vie tiedostoon -toiminnon Tietojen vienti -dialogi.

• Tuo tiedostosta

  • Vaatii WIO (XML- ja CSV-rajapinnat) -lisenssin.

  • Toiminnolla voit tuoda asiakastietoja asiakasrekisteriin CSV-tiedostosta. Toiminto avaa Tietojen tuonti -dialogin, jossa Valitse tiedosto -toiminnolla valitset siirrettävän tiedoston. Merkitse prospektiksi -valinnalla voit lisätä siirrettäville asiakkaille Prospekti-valinnan ja Päivitä tiedot -valinnalla voit päivittää asiakasrekisterissä olevien asiakkaiden tiedot. Valitse, mihin asiakaslajiin tuot tiedot ja tee tarvittaessa myös asiakasryhmäkohdistus.
    
    

    Open

    

    Kuva: Tuo tiedostosta -toiminnon Tietojen tuonti -dialogi

     

• Asiakkaan luottotietojen tarkastus Asiakastieto Oy:stä

  • Vaatii OAT (Asiakastieto-linkki) -lisenssin. 

  • Toiminnolla voit hakea yritys- ja luottoluokitustietoja Suomen Asiakastieto Oy:n palvelusta. Ennen toiminnon käyttöönottoa sinun tulee tehdä sopimus Suomen Asiakastieto Oy:n kanssa. Saat sopimuksen yhteydessä käyttäjätunnuksen ja salasanan, jotka tulee tallentaa Toimintokeskuksen ATUSER- ja ATPASSWORD-asetuksiin. Jos asetuksia ei ole määritetty, ohjelma ilmoittaa puuttuvista tiedoista.

    Voit hakea yritystietoja asiakkaan Y-tunnuksella tai nimellä. Luottotiedot voit hakea vain Y-tunnuksella. Voit hakea molemmat tiedot samalla kertaa valitsemalla molemmat hakuvaihtoehdot.

    Jos asiakkaalle on tallennettu Y-tunnus, ohjelma täyttää sen oletuksena Asiakastieto-dialogin Y-tunnus-kenttään. Kun haet yritystä nimellä tai sen osalla, näet hakutulokset listana. Valitsemalla yrityksen ohjelma lisää sen Y-tunnuksen automaattisesti Y-tunnus-kenttään.

    Näet yritystiedot yrityslistan alapuolella ja luottotiedot niiden alapuolella. Jos yritykselle ei ole saatavilla luottoluokitustietoja, niitä ei näytetä dialogissa.

    Luottoluokitukset esitetään seuraavilla väreillä:

    • Vihreä – erittäin pieni riski (RL1)

    • Vaaleanvihreä – pieni riski (RL2)

    • Keltainen – kohtalainen riski (RL3)

    • Vaaleanpunainen – suuri riski (RL4)

    • Tummanpunainen – erittäin suuri riski (RL5)

    Voit tallentaa haetut tiedot valitsemaasi asiakaslajiin. Jos yritys löytyy jo asiakasrekisteristä, saat vahvistuspyynnön ennen kuin ohjelma korvaa rekisterissä olevat yritys- ja/tai luottotiedot.

    Jos sama yritys on asiakasrekisterissä useampaan kertaan, esimerkiksi asiakkaana ja toimittajana, ohjelma päivittää tiedot vain ensimmäisenä asiakasnumeron perusteella löytyvälle yritykselle.
    
    

    Open

    

    Kuva: Asiakkaan luottotietojen tarkastus Asiakastieto Oy:stä -toiminnon Asiakastieto-dialogi.

Näytä

• Linkit

  • Toiminnolla lisäät, muokkaat ja tarvittaessa poistat asiakkaan linkkejä.

• Tapahtumat

  • Toiminnon Tapahtumat-dialogissa näet asiakkaan tietojen muokkaustapahtumien ajankohdat, muokkausten tekijät ja muokatun tiedon. Voit myös lisätä asiakkaalle uusia tapahtumia, jotka näkyvät dialogissa.

Siirry

• Asiakkaat

  • Toiminnolla siirryt Asiakkaat-näytölle.

• Asiakaskeskus

  • Toiminnolla siirryt Asiakaskeskus-näytölle.

LemonFiles

• Vaatii OFI (LemonFiles) -lisenssin.

• Toiminnolla hallinnoit asiakkaaseen liittyviä tiedostoja.

Uusi

• Toiminnolla perustat uuden asiakkaan.

• Uusi asiakas -dialogissa Asiakasnumero-kenttä ei ole oletuksena käytettävissä. Ohjelma ehdottaa uudelle asiakkaalle seuraavaa vapaata asiakasnumeroa kohdasta Asetukset | Yleiset | Numerosarjat | Asiakasrekisteri.
  Tarvittaessa voit kuitenkin asettaa uudelle asiakkaalle haluamasi asiakasnumeron numerosarjasta poiketen, kun poistat dialogissa Automaattinen asiakasnumero -valinnan.
  Normaalitilanteissa asiakasnumeroa ei kuitenkaan kannata itse muuttaa, jotta uudelle asiakkaalle syöttämäsi numero ei mene päällekkäin oletusnumerosarjan kanssa.

Uusi kopioiden

• Toiminnolla voit kopioida näytöllä olevan asiakkaan tiedot uudelle asiakkaalle.

Kopioi mallipohjaksi

• Toiminnolla voit muodostaa aktiivisena olevan asiakkaan tiedoilla uuden mallipohjan. Oletuksena mallipohjan lajiksi tulee näytöllä olevan asiakkaan laji.

Poista

• Toiminnolla voit tarvittaessa poistaa asiakkaan asiakasrekisteristä. Poista asiakas -dialogissa ohjelma varmistaa vielä ennen poistoa, haluatko varmasti poistaa asiakkaan.

• Jos asiakkaalle on kirjattu CRM-tapahtumia, tarjouksia, myynti- tai ostolaskuja, myynti- tai ostotilauksia tai asiakas kuuluu kohderyhmään, näet Poista asiakas -dialogissa asiakkaaseen liittyvät tapahtumat ja niiden lukumäärät. Ohjelma pyytää vielä vahvistuksen ennen poistoa. Jos vahvistat poiston, ohjelma poistaa asiakkaan sekä asiakkaalle kirjatut CRM-tapahtumat.

Tallenna

• Toiminnolla tallennat uuden asiakkaan tai jo asiakasrekisterissä olevalle asiakkaalle tekemäsi muutokset. Voit tehdä muutoksia useilla välilehdillä ennen tallennusta. Kaikki muutokset tallennetaan yhdellä kertaa.